Tekrar eden ofis işine boğulmuş ekipler
Muhasebe, satın alma ve operasyon ekibi günün önemli bir kısmını veri girişine, fatura aktarımına ve rapor derlemeye harcıyorsa; bu adımları otomatikleştirip ekibi karar gerektiren işlere kaydırırız.
ÖZEL YAZILIM · OTOMASYON
Otomasyon Yazılımı: İş Akışı ve Süreç Otomasyonu
Elle yapılan tekrar eden işleri, kopyala-yapıştır raporları ve onay beklemelerini ortadan kaldıran; sistemlerinizi birbirine bağlayan özel otomasyon çözümleri geliştiriyoruz.
Hazırlayan: Pan Innovation House, Gaziantep merkezli yazılım şirketi · Son gözden geçirme:
Fiyatı mı soracaksınız? Kapsamı kısa bir görüşmede dinler, bütçe çerçevesini ve süreyi yazılı olarak paylaşırız. Tüm yazılım türleri
İş akışı otomasyonu, bir firmanın her gün tekrarladığı manuel işlerin yazılım tarafından üstlenilmesidir: bir Excel'den diğerine veri taşımak, gelen siparişi muhasebeye işlemek, onay için e-posta beklemek, ay sonu raporunu elle derlemek. Bu işler tek başına küçük görünür; ancak gün içinde defalarca tekrarlandığında ciddi zaman, dikkat ve hata maliyeti yaratır. Otomasyon, bu adımları kurallara bağlayıp arka planda, kayıt altında ve denetlenebilir biçimde çalıştırır.
Hazır otomasyon araçları çoğu zaman tek bir senaryoyu çözer ve sizi kendi mantığına uydurmaya zorlar. Oysa her firmanın onay zinciri, istisnaları ve kullandığı sistemler farklıdır. Özel geliştirmede akış sizin sürecinize göre kurgulanır: hangi koşulda kime gider, hangi durumda durur, hangi sistemden veri çeker. Mevcut ERP, CRM, muhasebe ve üretim yazılımlarınızla API üzerinden konuşur; verinizi bir kutuya kilitlemez.
Pan Innovation House olarak otomasyonu bir defalık makro değil, yaşayan bir sistem olarak ele alıyoruz. Her akış loglanır, hata durumunda uyarı üretir ve gerektiğinde insan onayına döner; böylece kontrol her zaman sizde kalır. Bizim yazdığımız kaynak kod ve verileriniz sözleşmede tanımlandığı biçimde size devredilir; üçüncü taraf ve açık kaynak bileşenler kendi lisanslarına tabidir. Akışlar API öncelikli kurulur ve her teslim yayına alınmadan önce gözden geçirme adımından geçer.
Kimler için?
Otomasyon & İş Akışı kimler için uygun?
Gaziantep'in üretim ve sanayi firmaları
Halı, makina, tekstil ve gıda üreticilerinde sipariş-üretim-sevkiyat zinciri çoğu zaman elle ve farklı dosyalarda takip edilir. Sistemler arası köprüler ve onay akışlarıyla bu zinciri uçtan uca bağlarız.
Onay ve imza süreci yavaş işleyen firmalar
Harcama, izin, sipariş veya teklif onayı e-posta ve telefonla dönüyorsa süreç görünmez ve takip edilemez hâle gelir. Dijital onay akışlarıyla her adımı kayda alır, beklemeleri ve sorumluyu netleştiririz.
İhracatçı ve çok sistemli işletmeler
E-ticaret, B2B bayilik, ERP ve kargo gibi birden çok sistemi olan firmalarda veriyi elle eşitlemek hem yavaş hem hatalıdır. Zamanlanmış görevler ve entegrasyonlarla sistemleri otomatik senkron tutarız.
Ne geliştiriyoruz?
Otomasyon & İş Akışı kapsamında neler yapıyoruz
| Yetenek | Ne sağlar |
|---|---|
| Onay ve iş akışı motorları | Harcama, satın alma, teklif, izin gibi süreçler için çok adımlı, koşullu onay akışları kurarız: kim onaylar, hangi tutarda kime yükselir, ne kadar beklerse hatırlatır. Her adım kayıt altındadır. |
| Sistemler arası köprüler ve entegrasyon | ERP, CRM, muhasebe, e-ticaret ve kargo sistemlerini API ve webhook üzerinden birbirine bağlarız; bir sistemde olan kayıt diğerine elle girilmeden, kurala göre otomatik aktarılır. |
| RPA — kuralı belli manuel işlerin otomasyonu | API'si olmayan eski sistemler veya web panelleri için yazılım robotlarıyla (RPA) ekran ve form düzeyinde, insanın yaptığı tıklama-yazma adımlarını kurallara bağlayıp tekrarlanabilir hâle getiririz. |
| Zamanlanmış ve tetiklenen görevler | Gece çalışan veri eşitlemeleri, gün sonu raporları, periyodik yedekler ve fatura kesimleri gibi işleri zamanlanmış görevler veya olay tetikleyicilerle (yeni sipariş, stok eşiği) otomatik çalıştırırız. |
| Belge ve veri işleme akışları | Gelen PDF, Excel ve e-postaların okunup ilgili sisteme işlenmesi, özel entegratör üzerinden e-fatura akışlarına bağlanması ve raporların otomatik üretilip ilgili kişilere gönderilmesi gibi belge yoğun süreçleri otomatikleştiririz. |
| Bildirim, uyarı ve istisna yönetimi | Akış bir yerde takılırsa veya bir koşul sağlanmazsa ilgili kişiye e-posta, SMS veya panel bildirimi gider. Hatalar kayıt altına alınır; her istisna görünür ve takip edilebilir olur. |
| İzlenebilirlik ve denetim kaydı | Her otomatik adım loglanır: ne, ne zaman, hangi veriyle çalıştı. Böylece sürecin nerede hızlandığını veya takıldığını görür, denetim ve raporlama için sağlam bir geçmiş elde edersiniz. |
Karar rehberi
Tekrar eden işler için hangi yol size uygun?
Her tekrar eden iş özel yazılım gerektirmez. Aşağıdaki tablolar dört yaygın yolu, projenin neyi kapsayıp neyi kapsamadığını, teslimde elinize ne geçtiğini ve süreyi ve maliyeti neyin belirlediğini gösterir.
Dört yol, dört farklı otomasyon
Seçimi en çok bağlanacak sistemlerin API sunup sunmadığı, adım sayısı, istisnaların sıklığı ve hata olduğunda kimin haberdar olması gerektiği belirler.
| Yol | Ne zaman yeterli | Nerede zorlanır | Maliyet yapısı |
|---|---|---|---|
| Makrolar ve elle kopyalama | Seyrek yapılan, tek kişinin bildiği kısa işler. | İş kişiye bağlıdır; hata ve atlanan adım fark edilmez, iş büyüdükçe yük de büyür. | Lisans maliyeti yok; gizli maliyet tekrar eden emek. |
| Hazır otomasyon araçları (Zapier, Make, Power Automate vb.) | Bağlanacak uygulamaların hazır bağlayıcısı var; akış basit, hacim orta. | Yerel ERP sürümleri, eski sistemler ve karmaşık onay kuralları için bağlayıcı olmayabilir. Kullanım arttıkça abonelik büyüyebilir; akışın bilgisi aracın içinde kalır. | Kullanım hacmine bağlı abonelik. |
| RPA: ekran üzerinden çalışan yazılım robotu | API'si olmayan bir sistemde kuralı belli, ekran düzeni sabit işler. | Ekran değiştiğinde robot bozulabilir; API ya da dosya aktarımı mümkünse çoğu zaman daha sağlam bir yoldur. | Robot lisansı ya da geliştirme; üstüne bakım. |
| Size özel iş akışı ve entegrasyon | Birden çok sistem, onay zinciri ve istisna kuralı var; hatanın izlenmesi ve işlem kaydı isteniyor. | Akış tasarımı ve testleri zaman ister; süreç değiştikçe akışın da güncellenmesi gerekir. | Proje bedeli ve bakım sözleşmesi. |
Kapsam: neler dahil, neler ayrı?
Kapsam her projede keşifte yazılı olarak netleşir. Aşağıdaki ayrım, otomasyon projelerinde en sık karışan sınırları gösterir.
| Konu | Projede | Kapsam dışı ya da ayrıca konuşulur |
|---|---|---|
| Akış | Adımlar, koşullar, onay zinciri, zamanlanmış ve tetiklenen görevler, bildirimler. | Hangi adımın insan onayında kalacağına birlikte karar veririz; kritik adımlar için insan onayını öneririz. |
| Bağlantılar | Mevcut sistemlere API, dosya aktarımı ya da gerekirse RPA ile bağlanma. | Bağlanan sistemlerin lisansı, API erişim ücreti ve varsa robot lisansı ayrı kalemdir. |
| Süreç ve organizasyon | Mevcut akışın çıkarılması ve otomasyona uygun adımların seçilmesi. | Görev tanımı ve organizasyon değişikliği yönetimin kararıdır. |
Teslimde elinize ne geçer?
Teslim, çalışan akışların yanında onların izlenmesini ve değiştirilmesini sağlayan parçaları da kapsar.
| Çıktı | Ne işe yarar |
|---|---|
| Yazılı akış tasarımı | Hangi adımın otomatik, hangisinin onayda olduğu ve hata durumunda ne yapılacağı yazılıdır. |
| Çalışan akışlar | Tanımlanan koşullarda kendiliğinden ya da zamanlanmış olarak çalışır. |
| Kayıt ve uyarılar | Her çalışmanın kaydı tutulur; hata olduğunda ilgili kişi haberdar olur. |
| Kullanım aktarımı | Ekibinize akışların nasıl izleneceği ve istisnaların nasıl ele alınacağı gösterilir. |
| Kaynak kod | Bizim yazdığımız kaynak kod ve verileriniz sözleşmede tanımlandığı biçimde size devredilir; üçüncü taraf ve açık kaynak bileşenler kendi lisanslarına tabidir. |
Süreyi ve maliyeti ne belirler?
Net rakam keşiften sonra yazılı verilir. Teklifi en çok aşağıdaki etkenler belirler.
| Etken | Neden etkiler |
|---|---|
| Adım ve istisna sayısı | Her adım ve istisna ayrı kural ve test demektir. |
| Sistemlerin bağlantı imkânı | API, dosya aktarımı ya da ekran üzerinden çalışma arasında iş yükü ve dayanıklılık değişir. |
| Onay zinciri | Kademe, vekâlet ve hatırlatma kuralları ayrı akışlardır. |
| Hacim ve zamanlama | Anlık tetiklenen akış ile gün sonu toplu çalışmanın altyapı ihtiyacı farklıdır. |
| Kayıt ve denetim gereksinimi | Kim neyi ne zaman onayladı sorusunun cevabı istenirse işlem kaydı ve raporlama eklenir. |
İlk görüşmeden önce neleri hazırlayabilirsiniz?
Bunlar hazırsa ilk görüşme somut geçer; eksik olanı keşifte birlikte tamamlarız. İlk 30 dakikalık görüşme ücretsizdir; yerinde saha keşfinin kapsamı ve varsa bedeli bu görüşmede yazılı olarak netleşir.
- Otomatikleştirmek istediğiniz işin adım adım tarifi ve bugün kimin yaptığı.
- Bu işin haftada ya da ayda kaç kez yapıldığı ve ne kadar sürdüğüne dair kaba bir tahmin.
- Devreye giren sistemler ve dış bağlantı imkânları.
- Sık rastlanan istisnalar ve hata örnekleri.
- Başarıyı neyle ölçeceğimiz: ör. işin tamamlanma süresi, atlanan adım ya da hatalı kayıt sayısı.
Teknolojiler
Kullandığımız teknolojiler
- Node.js
- Python
- .NET
- REST / Webhook API
- Cron / zamanlanmış görevler
- RPA
- PostgreSQL
- Redis / kuyruk yapıları
- Docker
- e-fatura (özel entegratör) entegrasyonu
- CI/CD
Süreç
Keşiften canlıya nasıl ilerliyoruz
- 01
Süreç keşfi ve haritalama
Önce mevcut akışı adım adım çıkarırız: kim ne yapıyor, hangi sistem devrede, istisnalar neler. Otomasyona en uygun, en çok zaman kazandıracak adımları birlikte belirleriz.
- 02
Akış tasarımı ve onay kurgusu
Otomatikleştirilecek adımları, koşulları, onay zincirini ve hata durumlarını yazılı bir akış olarak tasarlar; sizinle netleştiririz. Neyin otomatik, neyin insan onayında kalacağını birlikte kararlaştırırız.
- 03
Entegrasyon ve geliştirme
Akışı kısa sprintlerle geliştirir, mevcut sistemlerinizle API üzerinden bağlarız. Her sprint sonunda çalışan parçayı gösterir, geri bildirimle ilerleriz; her teslim yayına alınmadan önce gözden geçirme adımından geçer.
- 04
Test, pilot ve devreye alma
Akışı gerçek veriyle ve istisna senaryolarıyla test eder, önce sınırlı bir alanda pilot çalıştırırız. Sonuçlar doğrulanınca kademeli olarak tam devreye alır, ekibinize kullanımını aktarırız.
- 05
İzleme, bakım ve iyileştirme
Canlıya alındıktan sonra akışları loglar ve uyarılarla izleriz. Sözleşmede tanımlanan kapsamda bakım sağlar; süreç değiştikçe akışı güncelleyip yeni adımlarla genişletiriz.
Sıkça sorulan sorular
Otomasyon & İş Akışı hakkında merak edilenler
Otomasyon projesinin maliyeti ve süresi ne kadar?
Net rakam ancak keşiften sonra çıkar. Maliyet ve süre; otomatikleştirilecek adım sayısına, bağlanacak sistem sayısına ve istisnaların karmaşıklığına göre değişir. Keşif görüşmesinin ardından kapsamı netleştirir, size yazılı ve gerçekçi bir teklif sunarız. Önceden uydurma bir fiyat söylemeyiz.
Mevcut sistemlerimi değiştirmem gerekir mi?
Hayır. Amacımız kullandığınız ERP, CRM, muhasebe ve e-ticaret sistemlerini değiştirmek değil, onları birbirine bağlamak ve aradaki manuel işi kaldırmaktır. API'si olan sistemlere doğrudan, olmayanlara ise dosya veya RPA ile entegre oluruz.
API'si olmayan eski bir sistemim var, yine de otomasyon mümkün mü?
Çoğu durumda evet. API yoksa dosya tabanlı aktarım, veritabanı düzeyinde entegrasyon veya RPA (yazılım robotu) ile ekran ve form üzerinden otomasyon kurabiliriz. Hangi yöntemin uygun olduğunu keşif aşamasında birlikte belirleriz.
Kaynak kod ve veriler bize mi ait olacak?
Evet. Bizim yazdığımız kaynak kod ve verileriniz sözleşmede tanımlandığı biçimde size devredilir; üçüncü taraf ve açık kaynak bileşenler kendi lisanslarına tabidir. Akışların dokümanı da teslim edilir; istediğiniz zaman kendi ekibinizle veya başka bir ekiple devam edebilirsiniz.
Otomasyon bir yerde hata yaparsa ne olur?
Akışlar baştan istisnalar düşünülerek tasarlanır. Bir adım takılırsa süreç sessizce kaybolmaz; ilgili kişiye bildirim gider, durum loglanır ve gerektiğinde insan onayına döner. Kritik kararlar isterseniz tamamen manuel onayda kalır.
Devreye aldıktan sonra bakım ve destek sağlıyor musunuz?
Evet. Sözleşmede tanımlanan bakım kapsamında izleme, hata giderme ve güncelleme desteği veririz. Süreciniz değiştikçe akışları uyarlar, yeni adımlar ve entegrasyonlarla sistemi genişletiriz.
Süreç otomasyonu nedir?
Süreç otomasyonu, bir firmanın her gün tekrarladığı veri taşıma, kayıt işleme, onay bekleme ve rapor derleme gibi manuel adımların kurallara bağlanarak yazılım tarafından üstlenilmesidir. Adımlar arka planda, kayıt altında ve denetlenebilir biçimde çalışır; istisna durumlarında akış insan onayına döner. Akışı sizin onay zincirinize ve istisnalarınıza göre kurgular, mevcut sistemlerinize API üzerinden bağlarız.
İletişim
Otomasyon & İş Akışı projenizi konuşalım
İhtiyacınızı dinler, özel yazılım mı hazır çözüm mü gerektiğini söyleriz. İlk 30 dakikalık görüşme ücretsizdir; yerinde saha keşfinin kapsamı ve varsa bedeli bu görüşmede yazılı olarak netleşir.
İlgili
İlgili sayfalar ve rehberler
Özel yazılım geliştirme hizmeti API & sistem entegrasyonu Özel ERP yazılımı Veri & BI raporlama Gaziantep fabrikaları için özel ERP yazılımı Gaziantep'te özel yazılım Teslim sonrası: bakım, destek ve kapasite aboneliği
Yapay Zekâ & LLM Çözümleri
Hazır bir chatbottan değil, kendi verinizle çalışan, ölçülebilir kazanç üreten bir yapay zekâ katmanından söz ediyoruz. Chatbot, müşteri asistanı, doküman anlama (RAG), iç arama ve rapor üretimini kurumunuzun süreçlerine örüyoruz; bizim yazdığımız kaynak kod sözleşmede tanımlandığı biçimde size devredilir.
Modülü inceleyin →Yapay Zekâ Ajanları ve Otonom İş Akışı
Soru cevaplayan bir asistanın ötesine geçip, çok adımda iş yapan akışlar kurarız: gelen talebi sınıflandırma, sistemlerden veri çekme, kural kontrolü, kayıt açma ve gerektiğinde insana onaya düşürme. Her adımın yetkisi tanımlı, her adımın izi kayıtlı.
Modülü inceleyin →Belge Zekâsı ve Otomatik Veri Çıkarma
Gelen faturayı, irsaliyeyi, spesifikasyonu ve gümrük belgesini alan alan okuyup ERP'nize kaydeden bir katman kurarız. Okuduğu her alanı kendi kayıtlarınıza karşı doğrular, emin olmadığı yeri onaya düşürür ve hangi değerin hangi belgenin neresinden geldiğini kayıt altında tutar.
Modülü inceleyin →Ses Yapay Zekâsı ve Çağrı Analitiği
Türkçe konuşma tanıma ve sentez üzerine kurulu çözümler geliştiririz: çağrı kayıtlarının metne dönüp aranabilir hâle gelmesi, konu ve memnuniyet analizi, sipariş hattında sesli asistan ve sahada elleri dolu çalışanın sesle kayıt girmesi.
Modülü inceleyin →Kurum İçi Yapay Zekâ Kurulumu ve Model Yönlendirme
Verisinin dışarı çıkmasını istemeyen kurumlar için kendi sunucusunda ya da kendi bulut kiracısında çalışan model altyapısı kurarız: donanım planlaması, model seçimi, iç doküman arama, hangi işin hangi modele gideceğini belirleyen yönlendirme ve maliyet ölçümü.
Modülü inceleyin →Düşük Kodlu Otomasyon Platformu Kurulumu
Kendi sunucunuzda çalışan iş akışı motorlarını ve iç araç oluşturucuları kurar, sistemlerinize bağlar ve en önemlisi yönetişimini kurarız: kim akış kurabilir, sırlar nerede durur, akışın sahibi kim ve bozulduğunda kim bakar.
Modülü inceleyin →