Gelen faturayı, irsaliyeyi, spesifikasyonu ve gümrük belgesini alan alan okuyup ERP'nize kaydeden bir katman kurarız. Okuduğu her alanı kendi kayıtlarınıza karşı doğrular, emin olmadığı yeri onaya düşürür ve hangi değerin hangi belgenin neresinden geldiğini kayıt altında tutar.
Bir fabrikada veri girişinin görünmeyen kısmı, satın alma ve muhasebe masasında birikir. Tedarikçiden gelen fatura PDF olarak e-postaya düşer, irsaliye kâğıt olarak kapıdan girer, ürün spesifikasyonu müşterinin kendi formatında gelir, gümrük ve akreditif evrakı ayrı bir klasörde durur. Bu belgelerin içindeki tarih, tutar, KDV, miktar, birim, parti numarası ve tarife pozisyonu gibi alanlar bir kişi tarafından okunup sisteme elle yazılır. İş çoğu gün yürür; sıkışık haftalarda ve izin dönemlerinde ise kayıt gecikir, gecikince stok ve maliyet olduğundan farklı görünür.
Bu işi otomatikleştirmenin yolu, çoğu zaman sanıldığı gibi yalnızca tarayıcıdan geçirip metne çevirmek değildir. Metne çevirmek ilk adımdır; asıl mesele o metnin içinden hangi sayının hangi alan olduğunu doğru seçebilmektir. Her tedarikçinin fatura düzeni farklıdır, aynı tedarikçi zaman içinde şablonunu değiştirir, kalem satırları sayfaya taşar, iskonto ve navlun bazen kalem içinde bazen ayrı satırda gelir. Sabit koordinata bakan bir kurgu ilk şablon değişikliğinde sessizce yanlış veri üretmeye başlar; tehlikeli olan da budur, çünkü hata görünmez.
Kurduğumuz katman bu yüzden üç şeyi birlikte yapar: belgeyi düzeniyle birlikte çözümler, çıkardığı alanları sizin kendi kayıtlarınıza karşı doğrular ve emin olamadığı alanı bir insana onaylatır. Doğrulama, işin güvenliğini taşıyan yerdir; kalem toplamı ile genel toplamın tutması, KDV'nin orana uyması, tedarikçinin ve ürünün sizdeki karta eşleşmesi, miktarın sipariş ve irsaliye ile örtüşmesi makine tarafından kontrol edilir. Bu kontrollerden geçen kayıt ERP'ye açılır; geçmeyen kayıt onay kuyruğuna düşer ve neyin neden şüpheli bulunduğu ekranda gerekçesiyle görünür.
Bu sayfada anlatılan iş, muhasebe yorumunun yerine geçmez. Yazılım belgedeki veriyi doğru taşır ve nereden aldığını kanıtıyla saklar; hangi kaydın hangi hesaba yazılacağı, bir giderin kabul edilip edilmeyeceği ve beyanın içeriği mali müşavirinizin ve muhasebe sorumlunuzun kararıdır. Aynı şekilde okuma doğruluğu hiçbir kurulumda kendiliğinden kusursuz değildir; bizim taahhüdümüz hatasızlık değil, hatanın görünür ve yakalanabilir olmasıdır. Bu yüzden eşik altındaki her alan insana düşer ve her kaydın hangi belgenin hangi sayfasından geldiği geriye doğru izlenebilir kalır.
Aylık tedarikçi belgesi sayısı bir kişinin gününü yiyecek düzeye gelmiş fabrikalar. Belge girişindeki gecikme stok ve maliyet raporunu doğrudan bozduğu için, sorun bir veri girişi meselesi olmaktan çıkıp yönetimin gördüğü tablonun güvenilirliği meselesine dönüşür.
Yabancı tedarikçi faturası, çeki listesi, kalite sertifikası ve gümrük evrakıyla çalışan işletmeler. Bu belgeler e-belge kapsamında gelmez; farklı dillerde, farklı düzenlerde ve çoğu zaman taranmış olarak gelir. Elle giriş burada hem en yoğun hem en hataya açık noktadır.
Her siparişte müşterinin kendi formundaki teknik şartname ile çalışan tekstil, halı, ambalaj ve makine üreticileri. Spesifikasyondaki ölçü, renk, adet ve tolerans değerlerinin üretim emrine elle aktarılması, sonradan pahalıya patlayan hataların bilinen kaynağıdır.
Yıllara yayılmış sözleşme, teklif ve evrak arşivi klasörlerde duran işletmeler. Belgeler saklanmıştır ama içindeki veri aranabilir değildir; bir maddeyi bulmak birinin hatırlamasına bağlıdır.
| Yetenek | Ne sağlar |
|---|---|
| Belge tipine göre alan çıkarımı | Fatura, irsaliye, sipariş formu, spesifikasyon, çeki listesi ve gümrük belgesi ayrı birer tip olarak tanımlanır; her tip için hangi alanların çıkarılacağı ve o alanların hangi biçimde olması gerektiği baştan yazılır. Çıkarım, sabit koordinat yerine belgenin düzenini ve alan etiketlerini birlikte değerlendirerek yapılır, böylece tedarikçi şablonunu değiştirdiğinde kurgu tamamen çökmez. |
| Kendi kayıtlarınıza karşı doğrulama | Çıkarılan her alan, sizdeki gerçek veriye karşı sınanır: tedarikçi kartı, ürün kartı, açık sipariş, birim ve para birimi, vade ve KDV oranı. Kalem toplamı ile genel toplam tutmuyorsa, miktar siparişi aşıyorsa veya ürün eşleşmiyorsa kayıt otomatik açılmaz. Doğrulama kuralları sizin çalışma biçiminize göre yazılır ve zamanla değiştirilebilir. |
| Güven eşiği ve insan onayı ekranı | Her alan bir güven değeriyle birlikte gelir. Eşiğin üstündekiler doğrudan işlenir, altındakiler onay kuyruğuna düşer. Onay ekranı belgenin görüntüsünü ve çıkarılan alanı yan yana gösterir; onaylayan kişi tek bakışta karşılaştırır, düzeltir ve geçer. Eşik, hangi alanın ne kadar kritik olduğuna göre alan bazında ayarlanabilir. |
| ERP ve muhasebe sistemine kayıt | Doğrulamayı geçen belge, kullandığınız sistemde kaydına dönüşür: alış faturası, mal kabul, sipariş eşleştirmesi veya ilgili kayıt tipi. Logo, Mikro, Netsis, Canias ve SAP gibi sistemlerin desteklediği arayüz ya da veri aktarım yöntemi kullanılır; sistemin kendi içine müdahale edilmez, yanına yazan bir katman olarak çalışır. |
| Denetim izi ve geriye izlenebilirlik | Her kaydın hangi belgeden, belgenin hangi sayfasından ve hangi alanından geldiği saklanır. Bir rakam sorgulandığında kaynağı tek tıkla açılır. Onaylayan kişi, onay zamanı ve yapılan düzeltme de kayıt altındadır; bu, hem iç kontrol hem denetim için gereken izi kendiliğinden üretir. |
| Arşivin aranabilir hale gelmesi | İşlenen belgeler yalnızca kayda dönüşmekle kalmaz, içerikleriyle birlikte aranabilir bir arşiv oluşturur. Bir tedarikçinin belirli bir dönemdeki tüm irsaliyeleri, bir ürünün geçmiş fiyatları ya da bir sözleşmedeki belirli madde, klasör açmadan bulunur. |
Hangi belge tiplerinin geldiğini, aylık hacmini, hangi kanaldan girdiğini ve şu anda kimin ne kadar süre harcadığını birlikte çıkarırız. Her tip için gerçek örnekler toplanır; en temiz olanlar değil, en bozuk olanlar da dahil edilir. Kapsam bu envanterle belirlenir; hepsini aynı anda otomatikleştirmeye çalışmak yaygın bir hatadır.
En yüksek hacimli ve en standart tiple başlarız; genellikle tedarikçi faturasıdır. Bu tip için alanlar, doğrulama kuralları ve eşikler tanımlanır, gerçek belgelerle denenir. Pilot boyunca sistem kayıt açmaz, yalnızca önerir; çıktı elle yapılan girişle karşılaştırılır.
Neyin otomatik geçeceği, neyin onaya düşeceği ve neyin doğrudan reddedileceği açık kurallara bağlanır. Kurallar sizin mevcut kontrol alışkanlıklarınızdan çıkarılır; bugün insanın gözüyle yaptığı kontrol yazılı hale gelir. Bu adım, işin en çok konuşulması gereken yeridir.
Kayıt açma bağlanır, onay ekranı ilgili kişilere açılır, yetkiler tanımlanır. Geri alma yolu baştan kurulur: yanlış açılan bir kaydın nasıl iptal edileceği ve düzeltileceği önceden bellidir. Bu aşamaya ancak pilot çıktısı sizin kabul edeceğiniz düzeye geldiğinde geçilir.
Diğer belge tipleri sırayla eklenir. Her tip için otomatik geçen ve onaya düşen oranı, düzeltme sıklığı ve hangi alanların sürekli sorun çıkardığı izlenir. Bu ölçüm, eşiklerin ve kuralların zaman içinde ayarlanmasını sağlar; kurulum bittiğinde iş bitmez, ayar işi devam eder.
Çoğu zaman olur, ama kalite doğrudan doğruluğu etkiler. Eğri taranmış, soluk, damgalı veya el yazısı içeren belgelerde çıkarım zorlaşır. Bu yüzden envanter aşamasında en bozuk örnekleri de isteriz; kapsamı gerçek belgelerinize bakarak belirleriz. Bazı durumlarda en doğru öneri, yazılım kurmadan önce belgenin geliş biçimini düzeltmektir; tedarikçiden aynı belgeyi PDF olarak istemek çoğu zaman en ucuz iyileştirmedir.
Kayıt sizin sisteminizde ve sizin onayınızla oluşur. Sistem, eşik altındaki alanları onaya düşürerek ve doğrulama kurallarına takılan belgeleri otomatik işlememeye zorlayarak hatanın sessizce geçmesini engellemek üzere kurulur. Hangi alanın insan onayı isteyeceğine birlikte karar veririz; kritik alanlarda otomatik geçişi hiç açmamak da geçerli bir tercihtir. Muhasebe kaydının doğruluğu ve beyan sorumluluğu her durumda sizde ve mali müşavirinizde kalır.
e-Fatura kapsamındaki belgeler zaten yapılandırılmış olarak gelir ve okunmasına gerek yoktur. Belge zekâsının asıl alanı bu kapsamın dışında kalanlardır: yurt dışı tedarikçi faturaları, çeki listeleri, kalite sertifikaları, müşteri spesifikasyonları, gümrük ve taşıma evrakı, kâğıt gelen irsaliyeler ve sözleşmeler. Elektronik belge yaygınlaştıkça elle girilen belgelerin sayısı azalır ama çeşitliliği artar; kalanların büyük kısmı standart dışıdır.
Bu kararı siz verirsiniz ve mimari ona göre kurulur. Belgeler bir bulut servisine hiç gitmeden, kendi sunucunuzda çalışan modellerle işlenebilir; bu seçenekte doğruluk ile donanım maliyeti arasında bir denge kurmak gerekir ve bunu açıkça konuşuruz. Dış servis kullanılacaksa hangi verinin gittiği, ne kadar saklandığı ve sözleşmede ne yazdığı baştan yazılı hale getirilir.
Sistemin dışarıya açtığı arayüzü ya da desteklenen veri aktarım yöntemini kullanırız. Logo, Mikro, Netsis, Canias ve SAP kurulu ortamlarda çalışılabilir; yöntem sürüme ve lisansınıza göre değişir, bu yüzden ilk keşifte tedarikçinizin izin verdiği entegrasyon yolu netleştirilir. ERP'nin içine izinsiz müdahale etmeyiz; katman yanında çalışır.
Belgeleri toplayan, okuyan, doğrulayan ve kaydeden çalışır bir akış; onay kuyruğu ve onay ekranı; hangi kaydın hangi belgeden geldiğini gösteren denetim izi; içeriğiyle aranabilir bir belge arşivi ve akışın nasıl ayarlanacağını anlatan devir dokümantasyonu. Kaynak kod dahil üretilen her şey size aittir ve devirle birlikte teslim edilir.
30 dakikalık keşif görüşmesinde ihtiyacınızı dinler, özele mi yoksa hazır çözüme mi ihtiyacınız olduğunu dürüstçe söyleriz.
Türkçe konuşma tanıma ve sentez üzerine kurulu çözümler geliştiririz: çağrı kayıtlarının metne dönüp aranabilir hale gelmesi, konu ve memnuniyet analizi, sipariş hattında sesli asistan ve sahada elleri dolu çalışanın sesle kayıt girmesi.
Detay →Verisinin dışarı çıkmasını istemeyen kurumlar için kendi sunucusunda ya da kendi bulut kiracısında çalışan model altyapısı kurarız: donanım planlaması, model seçimi, iç doküman arama, hangi işin hangi modele gideceğini belirleyen yönlendirme ve maliyet ölçümü.
Detay →Kendi sunucunuzda çalışan iş akışı motorlarını ve iç araç oluşturucuları kurar, sistemlerinize bağlar ve en önemlisi yönetişimini kurarız: kim akış kurabilir, sırlar nerede durur, akışın sahibi kim ve bozulduğunda kim bakar.
Detay →Risk değerlendirmesinden periyodik ekipman kontrolüne, çalışan bazında eğitim ve sağlık muayenesi geçerliliğinden ramak kala kayıtlarına kadar iş sağlığı ve güvenliği verisini tek yerde toplayan bir sistem kurarız. Denetim geldiğinde aranan dosya toplanmaz, hazır durur.
Detay →Kişisel veri envanterini, saklama ve imha takvimini, ilgili kişi başvurularını ve ihlal müdahale kayıtlarını yürüten bir sistem kurarız. Yazılım süreci ve kanıtı yönetir; hukuki yorum ve metinlerin içeriği avukatınıza aittir.
Detay →Atığın oluştuğu andan tesisten çıktığı ana kadar izini tutan, beyanları besleyen, izin ve lisans sürelerini takip eden bir sistem kurarız. Rakamlar beyan zamanında derlenmez; kaydedildiği anda yerine oturur.
Detay →
