Hazır CRM paketleri sanayi ve ihracatın gerçek satış akışını tanımaz. Biz uzun satış döngüsünü, numune-proforma-sipariş zincirini, bayi yönetimini ve teklif takibini sizin sürecinize göre kurguladığımız, ERP ile konuşan özel bir CRM geliştiriyoruz.
Hazırlayan: Pan Innovation House, Gaziantep merkezli yazılım şirketi · Son gözden geçirme:
Fiyatı mı soracaksınız? Kapsamı kısa bir görüşmede dinler, bütçe çerçevesini ve süreyi yazılı olarak paylaşırız. Tüm yazılım türleri
CRM, müşteri ilişkilerinizi tek bir yerde toplayan bir sistemdir; ancak çoğu hazır CRM, kısa satış döngülü ve standart süreçli işletmeler için tasarlanmıştır. Sanayi ve ihracat tarafında ise iş farklıdır: bir müşteri ilk görüşmeden ilk siparişe aylar içinde ulaşır, araya numune talepleri, proforma fatura revizyonları, fiyat pazarlıkları, akreditif ve sevkiyat koşulları girer. Hazır paketler bu akışı zorla kendi şablonuna sığdırmaya çalışır; ekipler de tabloyu bırakıp Excel'e ve WhatsApp'a geri döner.
Özel CRM yazılımı, satış sürecinizi yazılıma uydurmak yerine yazılımı sürecinize uydurur. Numune-proforma-sipariş zincirini, ihracat müşterisinin diline ve dokümanına göre tasarlanmış teklif takibini, bayi ve distribütör portalını ve satış ekibinizin gerçekte takip ettiği aşamaları birebir modelleriz. Böylece bir teklifin hangi aşamada beklediği, hangi numunenin kime gittiği ve hangi müşterinin neden sustuğu tahmin değil, kayıt olur.
Pan Innovation House olarak CRM'i tek başına bir ada değil; var olan ERP, e-fatura, e-ticaret ve bayilik sistemlerinizle konuşan bir katman olarak kurgularız. Bizim yazdığımız kaynak kod ve verileriniz sözleşmede tanımlandığı biçimde size devredilir; üçüncü taraf ve açık kaynak bileşenler kendi lisanslarına tabidir. Mimari API-first'tür, geliştirme iteratif ilerler ve her sürüm yayına alınmadan önce gözden geçirme adımından geçer. Teslimden sonraki bakım kapsamı ve yanıt süreleri sözleşmede tanımlanır.
Halı, makina, tekstil ve gıda gibi alanlarda ilk temastan siparişe kadar süreç aylar sürer. Numune, teklif ve revizyon trafiğini akılda ya da Excel'de tutmak teklifleri unutturur, fırsatları soğutur. Aşama bazlı pipeline ve hatırlatmalarla hiçbir teklif sahipsiz kalmaz.
Farklı ülkelerden, farklı para birimi ve Incoterms ile gelen müşterileri yönetmek standart CRM'in dışına taşar. Çok dilli müşteri kartı, proforma ve numune takibi, ülke bazlı fiyat listesi ile ihracat satışı disipline girer.
Bayilerin telefon ve mesajla sipariş geçtiği, fiyat listesinin e-postayla dolaştığı yapılarda kontrol kaybolur. Bayiye özel fiyat, cari bakiye, sipariş ve teklif görünürlüğü sunan bir portal hem bayiyi hem sizi rahatlatır.
Hangi temsilcinin kaç teklif açtığı, kaçının siparişe döndüğü, hangi fırsatın neden kapandığı görünmüyorsa satış yönetimi sezgiye kalır. Özel CRM, sizin gerçek aşamalarınıza göre kurulmuş raporlarla satışı ölçülebilir kılar.
| Yetenek | Ne sağlar |
|---|---|
| Sürecinize özel satış hunisi (pipeline) | İlk temas, numune, teklif, proforma, sipariş, sevkiyat gibi gerçek aşamalarınızı modelleriz. Her fırsat doğru aşamada durur; bekleyen, soğuyan ve kazanılan fırsatlar tek ekranda görünür ve otomatik hatırlatma ile takipte kalır. |
| Numune, teklif ve proforma takibi | Hangi müşteriye hangi numune gitti, hangi teklif kaçıncı revizyonda, hangi proforma onay bekliyor net biçimde izlenir. Teklif şablonları, fiyat geçmişi ve onay akışı CRM içinde tutulur; PDF ve e-posta çıktısı tek tıkla üretilir. |
| İhracat müşteri yönetimi | Çok dilli müşteri kartı, ülke ve para birimi bazlı fiyat listesi, Incoterms ve ödeme koşulu alanları, iletişim geçmişi ihracatın diline göre tasarlanır. Yurt dışı müşterinin tüm seyri tek kayıtta toplanır. |
| Bayi ve distribütör portalı | Bayilerin kendi cari bakiyesini, fiyatını, geçmiş siparişlerini ve açık tekliflerini gördüğü; çevrimiçi sipariş ve teklif talebi geçtiği rol bazlı bir portal kurarız. Mevcut B2B bayilik sisteminizle ortak veriyle çalışır. |
| ERP ve e-fatura entegrasyonu | Cari hesap, stok, fiyat ve fatura verisi için Logo, SAP gibi ERP'lerle, sürümün desteklediği yollarla (API, servis katmanı ya da onaylı aktarım) entegre çalışır; e-fatura, anlaştığınız özel entegratör üzerinden akar. CRM'de oluşan sipariş ERP'ye, ERP'deki bakiye CRM'e tek yönlü ya da çift yönlü akar. |
| Görev, aktivite ve hatırlatma yönetimi | Görüşme notları, aranacaklar, teklif son tarihleri ve takip görevleri temsilci bazında düzenlenir. Kritik aşamalarda otomatik hatırlatma ve e-posta bildirimi ile hiçbir adım unutulmaz. |
| Satış raporları ve panolar | Temsilci performansı, dönüşüm oranları, kazanma-kaybetme nedenleri, fırsat değeri ve tahmini ciro gibi metrikleri sizin tanımladığınız aşamalara göre raporlarız. Yönetim için sade, satış için işlevsel panolar tasarlanır. |
Müşteri listesi Excel'de, teklif takibi e-postada yürüyorsa her zaman özel bir CRM gerekmez. Aşağıdaki tablolar dört yaygın yolu, CRM projesinin neyi kapsayıp neyi kapsamadığını, teslimde elinize ne geçtiğini ve süreyi ve maliyeti neyin belirlediğini yan yana koyar. Hazır bir CRM'in yettiği yerde bunu ilk görüşmede açıkça söyleriz.
Seçimi en çok satış döngüsünün uzunluğu, bir teklifin kaç adımdan geçtiği, bayi olup olmadığı ve ERP ile ne sıklıkla veri alışverişi gerektiği belirler.
| Yol | Ne zaman yeterli | Nerede zorlanır | Maliyet yapısı |
|---|---|---|---|
| Excel'deki müşteri listesi, telefon ve e-posta | Birkaç satış temsilcisi, kısa satış döngüsü; teklifler az ve takip her temsilcinin kendi listesinde yürüyebiliyor. | Temsilci ayrıldığında müşteri geçmişi ve açık teklifler onunla gider. Hangi teklifin hangi aşamada beklediği ancak sorularak öğrenilir; yönetici raporu elle derlenir. | Lisans maliyeti yok; gizli maliyet kaybolan takip ve elle hazırlanan rapor. |
| Hazır aylık bulut CRM (abonelik) | Satış akışınız standart huniye (aday, görüşme, teklif, sipariş) yakın; ERP bağlantısı basit ya da hiç gerekmiyor; hızlı başlamak öncelikli. | Numune, proforma ve sipariş zinciri, çok dilli ihracat müşterisi ya da bayi kademeleri pakete sığmadığında uyarlama, ek modül ve entegrasyon maliyeti büyür. Paketin ERP'nizle hangi yolla ve ne derinlikte bağlandığını üreticisine sorun. | Kullanıcı başına aylık ya da yıllık abonelik; üstüne uyarlama ve entegrasyon. |
| ERP'nin CRM ya da satış modülü (Logo, Mikro, Netsis vb.) | Cari, teklif ve sipariş zaten ERP'de; satış ekibi küçük ve çoğunlukla masa başında çalışıyor. | Saha ziyareti kaydı, fırsat hunisi, hatırlatma ve mobil kullanım ürüne ve sürüme göre değişir; her satış kullanıcısı için ERP lisansı gerekebilir. Bunu kendi ERP üreticinize sorun. | Mevcut lisansa ek modül ve kullanıcı lisansı. |
| Size özel CRM katmanı | Satış süreciniz size özgü (numune, proforma, ihracat dokümanı, bayi onayı), ERP yerinde kalacak ve iki sistem arasında düzenli veri akışı gerekiyor. | Keşif ve veri modeli zaman ister; ilk yatırım hazır pakete göre çoğu zaman daha yüksektir. Sistemi sahiplenecek bir satış yöneticisi gerekir. | Kullanıcı başına lisans yerine proje bedeli ve bakım sözleşmesi. |
Bizim yazdığımız kaynak kod ve verileriniz sözleşmede tanımlandığı biçimde size devredilir; üçüncü taraf ve açık kaynak bileşenler kendi lisanslarına tabidir.
Kapsam her projede keşifte yazılı olarak netleşir. Aşağıdaki ayrım, CRM projelerinde en sık karışan sınırları gösterir.
| Konu | CRM projesinde | Kapsam dışı ya da ayrıca konuşulur |
|---|---|---|
| Müşteri, fırsat ve teklif | Müşteri kartı, görüşme ve ziyaret kaydı, fırsat aşamaları, teklif ve proforma takibi, hatırlatmalar. | Satış stratejisi, fiyat ve iskonto politikası sizin kararınızdır; sistem tanımlanan kuralı uygular. |
| ERP ve e-belge | Cari, ürün, fiyat ve sipariş verisinin ERP ile keşifte belirlenen yönde ve sıklıkta aktarımı. | e-Fatura ve e-Arşiv belgesi anlaştığınız özel entegratör üzerinden düzenlenir; entegratör hizmeti ayrı sözleşmedir. |
| Pazarlama iletişimi | Müşteri segmentlerinin ve listelerin CRM'de tutulması. | Toplu e-posta, SMS ve kampanya otomasyonu ayrı bir iştir; ihtiyaç varsa ayrıca kapsamlanır. |
| Telefon ve çağrı | Görüşme sonrası notun ve sonucun müşteri kartına işlenmesi. | Santral, çağrı merkezi yazılımı ve ses kaydı kapsam dışıdır; mevcut santralin dış bağlantı imkânı varsa entegrasyonu ayrıca değerlendirilir. |
| Eski kayıtlar | Excel ve eski sistemlerden müşteri ve açık teklif aktarımı. | Mükerrer ve eksik kayıtların ayıklanması sizin ekibinizle birlikte yapılır; kaynak verinin doğruluğu kaynağın sahibindedir. |
Teslim, çalışan sistemin yanında onu sürdürmenizi sağlayan parçaları da kapsar.
| Çıktı | Ne işe yarar |
|---|---|
| Rol ve yetkileri tanımlı çalışan CRM | Satış temsilcisi, yönetici ve varsa bayi yalnız kendi yetkisi kadarını görür ve değiştirir. |
| Satış hunisi ve raporlar | Hangi teklifin hangi aşamada beklediği ve temsilci bazında sonuçlar tek ekranda görülür. |
| ERP bağlantısı ve aktarım kayıtları | Hangi verinin ne zaman, hangi yönde aktarıldığı ve hata veren kayıtlar izlenebilir. |
| Eğitim ve kullanım dokümanı | Yeni gelen temsilci sistemi dokümandan öğrenebilir; bilgi tek kişide kalmaz. |
Net rakam keşiften sonra yazılı verilir. Teklifi en çok aşağıdaki etkenler büyütür ya da küçültür.
| Etken | Neden etkiler |
|---|---|
| Satış sürecinin aşama ve onay sayısı | Her aşama ve onay ayrı ekran, kural ve test demektir. |
| Bayi portalı | Bayinin kendi bakiyesini, fiyatını ve siparişini görmesi ayrı bir kullanıcı grubu ve yetki modeli ekler. |
| ERP ve e-belge bağlantısının yönü | Tek yönlü okuma ile çift yönlü ve sık aktarım arasında iş yükü belirgin biçimde değişir. |
| Dil ve para birimi sayısı | İhracat müşterisi için çok dilli teklif şablonu ve kur yönetimi ek iştir. |
| Sahada mobil kullanım | Temsilciler internetsiz ortamda kayıt girecekse çevrim dışı çalışma ve eşitleme eklenir. |
Bunlar hazırsa ilk görüşme somut geçer; eksik olanı keşifte birlikte tamamlarız. İlk 30 dakikalık görüşme ücretsizdir; yerinde saha keşfinin kapsamı ve varsa bedeli bu görüşmede yazılı olarak netleşir.
Satış ekibiniz, bayi yapınız ve mevcut sistemlerinizle oturup gerçek satış akışını çıkarırız. Numune-proforma-sipariş zinciri, aşamalar, roller ve entegrasyon noktaları bu aşamada netleşir; kapsam ve önceliklendirme buradan doğar.
Müşteri, fırsat, teklif, bayi ve cari verisini modelleriz; ERP, e-fatura ve varsa e-ticaret tarafındaki veri akışlarını API sözleşmeleriyle planlarız. Çift yönlü mü tek yönlü mü çalışacağı baştan kararlaştırılır.
Pipeline ve teklif takibi gibi çekirdek modülden başlayıp parça parça geliştirir, her sürümü size canlı gösteririz. Geri bildirimle yön düzeltiriz; her sürüm yayına alınmadan önce gözden geçirme adımından geçer.
ERP ve e-fatura entegrasyonlarını gerçek veriyle test eder, satış ekibi ve bayilerle pilot kullanım yaparız. Eğitim ve dokümantasyonla geçişi yumuşatır, eski Excel ve kayıtları sisteme taşırız.
Devreye alma sonrası, sözleşmede tanımlanan kapsamda bakım, hata giderme ve yeni ihtiyaçlara göre geliştirme sunarız. Kaynak kod size devredildiği için bağımlılık değil, sürdürülebilir bir iş birliği kurulur.
Tek bir rakam vermek doğru olmaz, çünkü maliyet ve süre kapsamla doğrudan bağlıdır: kaç aşamalı bir satış süreci, bayi portalı olup olmaması, ERP ve e-fatura entegrasyonunun derinliği gibi faktörler belirleyicidir. Keşif görüşmesinden sonra net kapsam, zaman planı ve fiyat çıkarırız. Uydurma rakamlarla değil, sizin sürecinizle konuşuruz.
Evet. Bizim yazdığımız kaynak kod ve verileriniz sözleşmede tanımlandığı biçimde size devredilir; üçüncü taraf ve açık kaynak bileşenler kendi lisanslarına tabidir. Sizi bize ya da kapalı bir lisansa bağlamayız; isterseniz ileride başka bir ekiple de devam edebilecek şekilde teslim ve dokümantasyon yaparız.
Mimariyi API-first kurguladığımız için ERP ve e-fatura entegrasyonu çekirdek bir parçadır. Logo, SAP gibi ERP'lerle bağlantı genellikle mümkündür; yolu sürüme ve size verilen erişime bağlıdır, keşifte tespit edilir. e-Belge süreci, anlaştığınız özel entegratörün API'si üzerinden (GİB'den doğrudan entegrasyon izniniz varsa o yoldan) yönetilir. İlgili sistemin sunduğu API ya da veri erişim yöntemine göre cari, stok, fiyat ve fatura akışını tek yönlü veya çift yönlü kurarız.
Hazır CRM, kısa ve standart satış süreçleri için iyidir. Ama numune-proforma-sipariş zinciri, çok dilli ihracat müşterisi ve bayi yönetimi gibi ihtiyaçlar hazır pakette ya hiç yoktur ya da zorlama eklentilerle yürür. Özel geliştirme, yazılımı sürecinize uydurur; ekibin sistemi terk edip Excel'e dönmesini önler.
Evet. Bayi ve distribütörler için rol bazlı bir portal kurarız: kendi cari bakiyelerini, fiyatlarını, geçmiş siparişlerini ve açık tekliflerini görür, çevrimiçi sipariş ya da teklif talebi geçebilirler. Bu portal, varsa mevcut B2B bayilik sisteminizle ortak veri üzerinden çalışır.
Evet. Devreye alma sonrası, sözleşmede tanımlanan kapsamda bakım, hata giderme ve yeni ihtiyaçlara göre geliştirme sunuyoruz. Sistem büyüdükçe yeni modüller ekleyebilir, raporları güncelleyebiliriz; bizim yazdığımız kaynak kod sözleşmede tanımlandığı biçimde size devredildiği için bu iş birliği esnek ve şeffaf yürür.
CRM (Customer Relationship Management, müşteri ilişkileri yönetimi), müşterilerle ilgili görüşme, teklif, sipariş ve takip bilgisini tek bir sistemde toplayan ve satış sürecini izlenebilir kılan yazılımdır. Böylece bir teklifin hangi aşamada beklediği ya da hangi müşterinin neden sustuğu tahmin değil kayıt olur. Sanayi ve ihracatın uzun satış döngüsüne göre numune, proforma ve bayi akışını kendi sürecinize uyarlayarak kuruyoruz.
Tam olarak aynı şey değildir: müşteri takip programı genellikle müşteri kartı ve görüşme kaydıyla sınırlı kalırken CRM satış hunisini, teklifleri, görevleri ve raporları da kapsayan daha geniş bir sistemdir. Hangisinin yeteceği, satış sürecinizin uzunluğuna ve kaç aşamadan geçtiğine bağlıdır. Satış ekibinizin gerçekte takip ettiği aşamaları birebir modeller, sistem büyüdükçe yeni modüller ekleriz.
İhtiyacınızı dinler, özel yazılım mı hazır çözüm mü gerektiğini söyleriz. İlk 30 dakikalık görüşme ücretsizdir; yerinde saha keşfinin kapsamı ve varsa bedeli bu görüşmede yazılı olarak netleşir.
Sanal POS, dijital cüzdan, mutabakat ve faturalama akışlarını; iyzico, PayTR ve banka POS altyapılarıyla tek bir güvenli sistemde birleştiren özel ödeme yazılımı geliştiriyoruz.
Modülü inceleyin →Teklif aşamasında gerçek maliyeti görmenizi sağlayan bir sistem kurarız: hammadde, fire, işçilik, enerji, kalıp, ambalaj, navlun, gümrük ve vade maliyetinin ürün bazında toplanması, kur ve vade senaryoları, hedef marja göre fiyat bandı ve geçmiş tekliflerin kazanma oranı.
Modülü inceleyin →Avrupa'ya doğrudan tüketiciye satan e-ihracatçı için ülke bazlı yükümlülükleri tek yerde izleyen bir sistem kurarız: eşikler, beyan takvimi, fatura biçimleri, üretici sorumluluğu kayıtları ve pazaryeri ile kendi sitenizin farklı sorumluluk rejimleri.
Modülü inceleyin →Web sitenizi, e-ticaret mağazanızı ve müşteri portalınızı erişilebilirlik ölçütlerine göre denetler, bulguları önem sırasına koyar ve düzeltmeleri uygularız. Amaç bir rozet değil, arayüzün gerçekten kullanılabilir olmasıdır.
Modülü inceleyin →Dağınık tablolardaki, farklı sistemlerdeki verinizi tek bir karar ekranında toplayan özel iş zekâsı ve raporlama çözümleri. ETL ile temiz veri, gerçek zamanlı KPI panoları, role göre segmentli raporlar.
Modülü inceleyin →Elle yapılan tekrar eden işleri, kopyala-yapıştır raporları ve onay beklemelerini ortadan kaldıran; sistemlerinizi birbirine bağlayan özel otomasyon çözümleri geliştiriyoruz.
Modülü inceleyin →
