Randevu ve kapasite yönetimi
Randevu takvimi, oda ve hekim kaynakları, doluluk oranı ve boş kalan slotlar ölçülür. Gelmeyen hasta oranı hasta grubu ve saat bazında raporlanır; kapasite kaybı görünür hale gelir.
SEKTÖREL YAZILIM · KLİNİK VE POLİKLİNİK
Randevudan tedavi planına, hatırlatmadan hasta yolculuğuna kadar akışı bağlayan klinik yazılımı
Kliniğinizin ana hasta kayıt sistemini değiştirmeye çalışmıyoruz. Randevu ve hasta akışını, tedavi planı takibini, hatırlatma ve geri dönüş süreçlerini, sarf ve stok yönetimini, sağlık turizminde hasta yolculuğunu ve raporlamayı, mevzuat sınırlarını gözeterek kurulan bir katmanda topluyoruz. Kaynak kod sizde kalır.
7 modül Randevu ve akış, tedavi planı, hatırlatma, sarf ve stok, sağlık turizmi yolculuğu, raporlama, entegrasyon
Mevzuat önce Ana hasta kayıt sistemi ve veri gönderimi konusundaki şartlar ilk toplantıda konuşulur
KVKK odaklı Sağlık verisi özel nitelikli veridir; erişim, saklama ve iz kaydı buna göre kurulur
%100 kaynak kod Yazılım ve veri tamamen sizde kalır
Tanıdık geliyor mu?
Hasta kaydı tutuluyor, ama randevu, takip ve geri dönüş kişilere bağlıysa
Kliniklerde tıbbi kayıt genellikle bir sistemde tutulur. Boşluk tıbbi tarafta değil, işletme tarafındadır: randevunun doldurulması, yarım kalan tedavinin takibi, hastanın geri getirilmesi ve sarf malzemesinin kontrolü çoğu klinikte kişilerin gayretine bağlı yürür.
- Randevu takvimi doluluk açısından yönetilmiyor. Boş kalan slotlar ve gelmeyen hastalar ölçülmediği için kapasite kaybı görünmüyor; klinik dolu görünürken koltuk saatlerinin önemli bir kısmı boşta geçiyor olabiliyor.
- Gelmeyen hasta oranı biliniyor ama nedeni ve hangi hasta grubunda yoğunlaştığı analiz edilmiyor. Hatırlatma süreci kişilerin yoğunluğuna göre düzensiz yürüdüğü için, en çok hatırlatma gereken hasta grubu çoğu zaman hiç aranmıyor.
- Çok seanslı tedavilerde yarım kalan planlar takip edilmiyor. Hasta bir seanstan sonra gelmediğinde kimse fark etmiyor; hem tedavi tamamlanmıyor hem de planlanmış gelir hiç gerçekleşmiyor.
- Hasta geri dönüşleri ve kontrol randevuları kişilerin hafızasına ve not defterlerine bağlı. Personel değiştiğinde takip tamamen kopuyor ve o hastalarla ilişki sessizce sona eriyor.
- Sarf malzemesi ve implant gibi kalemler tedaviyle ilişkilendirilmiyor. Hangi işlemin gerçekte kaça mal olduğu bilinmediği için fiyatlandırma da piyasaya bakılarak, kendi maliyetine bakılmadan yapılıyor.
- Hekim ve işlem bazında verimlilik ölçülmüyor. Koltuk ve oda kullanımının ne kadar verimli olduğu görünmediğinden, yeni yatırım kararı mevcut kapasitenin gerçekten dolu olup olmadığı bilinmeden veriliyor.
- Sağlık turizmi hastalarında ilk temastan uçuşa, tedaviden takip sürecine kadar olan yolculuk farklı kanallarda ve farklı kişilerde parça parça duruyor. Hastanın hangi aşamada vazgeçtiği ölçülemiyor.
- Aracı kuruluşlar ve yönlendirme kanalları üzerinden gelen hastaların gerçek katkısı, komisyon ve iptaller düşüldükten sonra hesaplanmıyor. En çok hasta gönderen kanal, en çok kazandıran kanal olmayabiliyor.
- Hasta iletişimi kişisel telefonlar ve mesajlaşma uygulamaları üzerinden yürüyor. Kayıt kurumda kalmıyor, sağlık verisi kişisel cihazlarda birikiyor ve bu hem takip hem veri güvenliği açısından ciddi bir risk oluşturuyor.
- Onam formları ve bilgilendirme belgeleri kâğıt olarak saklanıyor. Bir kayıt istendiğinde arşivden aranıyor; belgenin hangi sürümünün imzalatıldığı ise çoğu zaman hiç kayıt altında değil.
Sektörün bugünkü yazılım tablosu
Klinikler bugün hangi yazılımları kullanıyor, nerede tıkanıyor
Sağlık alanında yazılım, diğer sektörlerden farklı olarak düzenleme çerçevesiyle iç içedir. Ana hasta kayıt sistemi tarafında yerleşik sağlayıcılar ve şartlar vardır; boşluk çoğunlukla işletme ve hasta ilişkisi tarafında açılır.
| Katman | Bugün kullanılan yazılımlar | Bıraktığı boşluk |
|---|---|---|
| Hastane ve klinik bilgi yönetim sistemleri | Sağlık bilgi yönetim sistemi sağlayıcılarının ürünleri (Akgün, Probel, Monad ve benzeri firmalar) | Hasta kaydı, tıbbi kayıt ve Bakanlığa veri gönderimi tarafında yerleşik çözümlerdir. Bu alan, yazılımın kayıt ve kabul süreçlerine ve veri gönderim yükümlülüklerine tabi olması nedeniyle serbestçe değiştirilebilir bir alan değildir; ana sistem çoğu klinikte yerinde kalır ve kalmalıdır. Bu sistemlerin odağı tıbbi kayıttır; randevu doluluğu, hatırlatma, kanal analizi ve işlem maliyeti gibi işletme soruları çoğu kurulumda kapsam dışında kalır. |
| Kamu sistemleri ve veri gönderimi | e-Nabız, Medula, MHRS ve ilgili kamu arayüzleri | Sağlık kuruluşlarının veri gönderimi ve provizyon işlemleri bu sistemler üzerinden yürür ve zorunludur. Bu arayüzlere erişim yetkilendirme rejimine tabidir; her yazılımın serbestçe bağlanabileceği bir alan değildir. Bu nedenle bu işlemlerin mevcut ana sisteminizde kalması hem doğru hem de çoğu durumda tek seçenektir. |
| Randevu ve hasta iletişimi | Telefon, mesajlaşma uygulamaları, takvim yazılımları, çağrı merkezi araçları | Kliniklerin çoğunda bu taraf sistemli değildir. Randevu doluluğu, gelmeyen hasta oranı ve hatırlatma süreci ölçülmez; kayıt kişilerin telefonunda kalır. Bu hem işletme körlüğü hem veri güvenliği riski üretir: sağlık verisi kişisel cihazlara dağılır ve kurumun kontrolü dışına çıkar. Kliniklerde en hızlı kazanç sağlanabilecek alan da genellikle burasıdır. |
| Muhasebe ve ön muhasebe | Logo, Mikro, Netsis ve benzeri sistemler | Mali tarafta gereklidir ve yerinde kalır. Ancak işlem bazında maliyet, sarf tüketimi ve hekim verimliliği gibi işletme göstergelerini üretmez. Kliniğin kârlılığı bu sistemlerde toplam gelir ve gider olarak görünür; hangi işlemin ya da hangi hekimin ne kazandırdığı sorusu cevapsız kalır. |
| Sağlık turizmi süreçleri | Tablo dosyaları, mesajlaşma grupları, aracı kuruluşların kendi panelleri | İlk temastan tedavi sonrası takibe uzanan yolculuk parça parça yürür ve her parça farklı bir kişide durur. Hangi kanaldan gelen hastanın gerçekte ne kazandırdığı ve hangi aşamada kaybedildiği ölçülmez. Bu, reklam ve aracı bütçesinin verimsiz dağılmasının ana nedenidir; en çok harcanan kanal en çok getiren kanal olmayabilir. |
| Stok ve sarf yönetimi | Excel tabloları, depo defterleri | Sarf malzemesi ve implant gibi kalemler çoğu klinikte tedaviyle ilişkilendirilmeden takip edilir. İşlem bazında gerçek maliyet bu yüzden bilinmez. Son kullanma tarihi ve lot takibi de aynı şekilde zayıf kalır; kullanılamaz hale gelen malzeme, ancak sayımda ve zarar yazılırken görülür. |
Yaklaşımımız
Ana sistemin yerine değil, işletme ve hasta ilişkisi tarafına kurulan katman
Bu alanda dürüst olmak, işin ilk şartı. Ana hasta kayıt sisteminiz ve kamu sistemleriyle olan bağınız düzenlemeye tabidir ve bunları değiştirme iddiasında değiliz. Bizim kurduğumuz katman, o sistemin bıraktığı işletme boşluğunu doldurur.
Tedavi planı ve seans takibi
Çok seanslı tedavilerde plan, tamamlanan ve bekleyen seanslar izlenir. Yarım kalan tedaviler listeye düşer; hasta bir seanstan sonra gelmediğinde bu bir kayıt olarak görünür.
Hatırlatma ve geri dönüş akışı
Randevu hatırlatmaları, kontrol çağrıları ve tedavi sonrası takip düzenli bir akışa bağlanır. İletişim kurumun kanalından yürür; kayıt personelin telefonunda değil sistemde kalır.
Sarf, implant ve stok yönetimi
Sarf malzemesi ve implant gibi kalemler işleme ve hastaya bağlanır; son kullanma tarihi ve lot takibi yapılır. İşlem bazında gerçek maliyet oluşur.
Sağlık turizmi hasta yolculuğu
İlk temastan teklif, seyahat, tedavi ve tedavi sonrası takibe kadar yolculuk tek kayıtta yürür. Hangi aşamada hasta kaybedildiği ve hangi kanalın gerçekte ne kazandırdığı ölçülür.
İşletme panosu
Hekim, işlem, oda ve kanal bazında doluluk, gelir ve maliyet raporları. Klinik, ciro tek satırıyla değil işleyen bir işletme gibi izlenir.
Geliştirdiğimiz sistemler
Klinikler için geliştirdiğimiz sistemler
Her kliniğe hepsi gerekmez. Tek şubeli bir klinikte randevu ve hatırlatma tek başına en büyük farkı yaratırken, sağlık turizminde hasta yolculuğu öne çıkar.
CRM
Randevu, hasta akışı ve hatırlatma
Takvim ve kaynak yönetimi, doluluk ölçümü, hatırlatma ve geri dönüş akışları; iletişimin kurum kanalından yürümesi ve kayıt altına alınması.
Detaylı sayfa → ERPTedavi planı ve seans takibi
Çok seanslı tedavilerin planı, tamamlanan ve bekleyen seanslar, yarım kalan tedavilerin listesi ve takip görevleri.
Detaylı sayfa → WMSSarf, implant ve stok takibi
Sarf ve implant kalemlerinin işleme ve hastaya bağlanması, lot ve son kullanma tarihi takibi, kritik stok uyarıları.
Detaylı sayfa → BIİşletme ve kanal panosu
Hekim, işlem, oda ve yönlendirme kanalı bazında doluluk, gelir ve maliyet raporları; kanalların net katkısının karşılaştırılması.
Detaylı sayfa → APIMevcut sistemle entegrasyon
Ana hasta kayıt sisteminizin izin verdiği ölçüde randevu ve hasta bilgisinin eşleşmesi; entegrasyon yolu sağlayıcınızla birlikte belirlenir.
Detaylı sayfa → QMSOnam ve belge yönetimi
Bilgilendirilmiş onam ve bilgilendirme belgelerinin dijital olarak alınması, sürümüyle saklanması ve hasta kaydına bağlanması.
Detaylı sayfa → APIVeri yönetişimi ve erişim kaydı
Sağlık verisinin özel nitelikli veri olduğu gözetilerek rol bazlı erişim, saklama süreleri ve kimin hangi kayda eriştiğinin iz kaydı.
Detaylı sayfa → Mevcut ERP entegrasyonu
Ana sisteminizi değiştirmiyoruz, yanında çalışıyoruz
Hasta kayıt sisteminiz ve kamu sistemleriyle olan bağınız yerinde kalır. Kurduğumuz katman işletme tarafında çalışır ve ana sistemle, o sistemin izin verdiği yöntemlerle eşleşir.
Entegrasyon yaklaşımımız →- Mevcut hasta kayıt sisteminizle randevu ve hasta bilgisinin eşleşmesi; entegrasyon yöntemi sağlayıcınızın izin verdiği arayüze göre belirlenir ve neyin mümkün olduğu proje başında yazılı hale getirilir.
- Logo, Mikro ve Netsis gibi muhasebe sistemleriyle tahsilat, cari ve fatura eşleşmesi; işlem bazında gelir ile mali kayıt aynı zeminde buluşur.
- Kurumsal iletişim kanallarının bağlanması; hasta iletişiminin kişisel telefonlardan kurum kayıtlarına taşınması ve yazışmanın kurumda kalması.
- Web sitesi ve reklam kanallarından gelen taleplerin doğrudan sisteme düşmesi ve kanal bazında izlenmesi; hangi kanalın hangi aşamada hasta kaybettiği ölçülebilir hale gelir.
- Ödeme ve taksitlendirme sistemleriyle tahsilat takibinin bağlanması; tedavi planı ile ödeme planı aynı kayıtta yürür.
Kazanımlar
Bu katman devreye girince ne değişir
- Randevu doluluğu ve boş kalan kapasite ölçülür; gelmeyen hasta oranı hasta grubu ve saat bazında görünür.
- Yarım kalan tedaviler listeye düşer; hasta seans arasında kaybolduğunda bu fark edilir.
- Hatırlatma ve geri dönüş süreci kişiye değil sisteme bağlanır; personel değiştiğinde takip kopmaz.
- Sarf ve implant tüketimi işleme bağlanır; işlem bazında gerçek maliyet oluşur.
- Son kullanma tarihi ve lot takibi yapılır; kullanılamaz hale gelen malzeme kaybı azalır.
- Hekim, oda ve işlem bazında verimlilik görünür; kapasite planlaması ölçüme dayanır.
- Sağlık turizminde hasta yolculuğu tek kayıtta yürür; hangi aşamada hasta kaybedildiği ölçülür.
- Yönlendirme kanallarının net katkısı komisyon ve iptaller düşülerek karşılaştırılır.
- Hasta iletişimi kurumun kanalından yürür; kayıt kurumda kalır ve veri güvenliği riski azalır.
- Onam ve bilgilendirme belgeleri dijital olarak saklanır; bir kayıt istendiğinde arşiv taraması gerekmez.
Süreç
Keşifle başlayan, 5 aşamalı gerçekçi yol.
- 01
Ön görüşme ve mevzuat sınırı
1 haftaKliniğinizin yapısını, mevcut hasta kayıt sisteminizi ve en çok kanayan noktayı konuşuruz. Bu sektörde ilk konuşulması gereken konu kapsam sınırıdır: hangi alan düzenlemeye tabi ve dokunulmaz, hangi alan serbesttir. Bunu netleştirmeden teklif vermeyiz.
- 02
Yerinde keşif
1 haftaKarşılamadan muayeneye, sterilizasyondan depoya kadar akışı yerinde gözlemleriz. Hasta bekleme noktalarını, personelin gerçek iş yükünü ve hangi kaydın nerede tutulduğunu çıkarırız.
- 03
Kapsam ve pilot tasarımı
1 haftaİlk aşamada hangi modülün kurulacağı belirlenir; genellikle randevu, hatırlatma ve tedavi planı takibi en yüksek getiriyi verir. Veri erişimi ve saklama kuralları bu aşamada yazılı hale getirilir.
- 04
Geliştirme ve pilot kullanım
kapsama göreSistem geliştirilir ve sınırlı bir alanda mevcut düzenle paralel çalıştırılır. Yetki ve erişim kontrolleri ayrıca test edilir; sağlık verisinde bu test atlanmaz.
- 05
Yaygınlaştırma ve devir
kapsama göreDiğer modüller sırayla eklenir, entegrasyonlar açılır. Kullanıcı eğitimi verilir, dokümantasyon ve kaynak kod devredilir. Bakım ve destek ayrı bir anlaşma olarak yürür.
Neden Pan Innovation House?
Yazılım firması değil, sahayı bilen dijital dönüşüm ekibi.
Sınırı baştan söyleyen ekip
Sağlıkta düzenlemeye tabi alanlar vardır ve bunları serbestmiş gibi anlatan bir teklif ilk denetimde sorun çıkarır. Neyin yapılabileceğini ve neyin yapılamayacağını ilk toplantıda yazılı olarak söyleriz.
Ana sisteminizi değiştirmeye çalışmayız
Hasta kayıt sisteminiz yerinde kalır. Katman işletme tarafında çalışır ve o sistemin izin verdiği yöntemlerle eşleşir; sağlayıcınızla çatışmayı hedeflemeyiz.
Sağlık verisini özel nitelikli veri olarak ele alırız
Erişim yetkileri, saklama süreleri ve iz kaydı baştan kurulur. Bu konu sonradan eklenen bir güvenlik katmanıyla çözülmez; mimarinin parçasıdır.
Kaynak kod ve veri sizde kalır
Ürettiğimiz her şey, kaynak kod dahil size aittir. Hasta verisi kendi ortamınızda kalır; bu, sektörde tartışmasız bir gerekliliktir.
Kademeli kurulum
Her şeyi aynı anda değiştirmeyiz. Randevu ve hatırlatma tarafından başlar, kazanç görüldükçe genişletiriz; hasta akışı aksamadan ilerlemek esastır.
Devralınabilir teslim
Dokümantasyon ve devir paketi işin parçasıdır. Yarın başka bir ekip devralacaksa devralabilecek durumda teslim ederiz.
Sıkça sorulan sorular
Klinik ve Poliklinik İşletmeleri yazılımı hakkında merak edilenler.
Mevcut hasta kayıt sistemimizin yerine geçer mi?
Hayır ve bu bilinçli bir sınırdır. Sağlık bilgi yönetim sistemleri, kayıt ve kabul süreçlerine ve veri gönderim yükümlülüklerine tabidir; bu alan serbestçe değiştirilebilir bir alan değildir. Bizim kurduğumuz katman işletme tarafında çalışır: randevu, takip, hatırlatma, sarf yönetimi ve raporlama. Ana sisteminizle nasıl eşleşeceğine, sağlayıcınızın izin verdiği entegrasyon yöntemine bakarak karar veririz.
Kamu sistemlerine bağlanabiliyor musunuz?
Bu arayüzlere erişim yetkilendirme rejimine tabidir ve her yazılımın serbestçe bağlanabileceği bir alan değildir. Bu nedenle veri gönderimi ve provizyon işlemlerinin mevcut sisteminizde kalmasını öneririz. Neyin mümkün olduğunu proje başında, sizin kurumunuz ve mevcut sağlayıcınız özelinde araştırır ve yazılı olarak söyleriz; tahminle söz vermeyiz.
Hasta verisi güvenliği nasıl sağlanıyor?
Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir ve mimari buna göre kurulur: rol bazlı erişim, kayıt bazında yetki, kimin hangi kayda ne zaman eriştiğinin iz kaydı, saklama sürelerinin tanımlanması ve verinin kendi ortamınızda kalması. Hukuki değerlendirme avukatınızın alanıdır; biz o kararların teknik karşılığını kurar ve kanıtını üretiriz.
Sağlık turizmi hastalarımız için ne değişir?
En büyük fark, yolculuğun tek kayıtta toplanmasıdır. İlk temas, teklif, seyahat planı, tedavi ve tedavi sonrası takip aynı kayıtta yürür; hangi aşamada iletişimin koptuğu ölçülür. Aracı kuruluşlar üzerinden gelen hastalarda komisyon ve iptaller düşülerek kanalın net katkısı hesaplanır; bu hesap çoğu klinikte hiç yapılmaz.
Hasta iletişimini mesajlaşma uygulamalarından yürütüyoruz.
Bu yaygın bir durum ve iki sorun taşıyor: kayıt kurumda kalmıyor ve kişisel cihazlarda sağlık verisi birikiyor. Önerimiz iletişimin kurumun kanalına taşınması ve kayıt altına alınmasıdır. Geçiş kademeli yapılır; personelin alıştığı hızı bozmayan bir arayüz kurulmadığı sürece bu geçiş tutmaz.
Küçük bir kliniğiz, bu bize ağır gelmez mi?
Kapsam ölçeğe göre kurulur. Küçük bir klinikte genellikle randevu doluluğu, hatırlatma ve yarım kalan tedavi takibi tek başına en büyük farkı yaratır. Baştan tam kapsamlı bir sistem kurmayı önermeyiz; kullanılmayan modül, ödenmiş ama karşılığı alınmamış bir maliyettir.
Ne kadar sürede kullanmaya başlarız?
Süre kapsama bağlıdır ve keşif sonrasında yazılı olarak verilir. Bu sektörde ek olarak bir belirsizlik daha vardır: mevcut sağlayıcınızın entegrasyon konusundaki yanıt süresi. Bunu planda ayrı bir bağımlılık olarak işaretler, tek bir rakama indirip söz vermeyiz.
Sonunda elimize ne geçer?
Çalışan bir sistem, kaynak kodu, veritabanı ve devir dokümantasyonu; erişim yetkileri ve saklama kurallarının yazılı tanımı. Kullanıcı eğitimi ve ilk dönem desteği kapsamın parçasıdır. Bakım ve geliştirme sonrasında ayrı bir anlaşmayla yürür.
Birlikte başlayalım
Önce sınırı, sonra kapsamı birlikte belirleyelim
Kliniğinizin akışını yerinde inceleyip hangi alanın düzenlemeye tabi olduğunu ve hangi alanda hızlı kazanç elde edilebileceğini birlikte netleştirelim.
İlgili hizmetler
Birlikte düşünülmesi gereken diğer alanlar
Diğer sektörler