Çalışan sayısı yüksek üretim tesisleri
Özlük, sağlık, giriş çıkış ve kamera verisinin bir arada bulunduğu fabrikalar. Buradaki hacim ve çeşitlilik, envanterin elle güncel tutulmasını pratikte imkânsız hale getirir.
ÖZEL YAZILIM · KVKK VE VERİ YÖNETİŞİMİ
KVKK Uyum ve Veri Yönetişimi: Envanterden İmhaya
Kişisel veri envanterini, saklama ve imha takvimini, ilgili kişi başvurularını ve ihlal müdahale kayıtlarını yürüten bir sistem kurarız. Yazılım süreci ve kanıtı yönetir; hukuki yorum ve metinlerin içeriği avukatınıza aittir.
Bir fabrikada kişisel veri, sanılandan çok daha fazla yerde bulunur. Çalışan özlük dosyaları ve bordro verisi, işe alım başvuruları, giriş çıkış terminali kayıtları, kamera görüntüleri, ziyaretçi defteri, müşteri ve bayi iletişim bilgileri, taşeron çalışan listeleri, e-posta arşivleri ve yedekler. Bu verilerin bir kısmı planlı tutulur, önemli bir kısmı ise yıllar içinde kendiliğinden birikir; kimse silme kararı vermediği için hiçbiri silinmez.
Uyum çalışması çoğu işletmede bir kerelik bir proje olarak yapılır. Envanter çıkarılır, metinler hazırlanır, kayıt yapılır ve dosya kapanır. Sorun, verinin ve süreçlerin durmamasıdır: yeni bir sistem alınır, yeni bir veri toplama noktası açılır, bir çalışan işten ayrılır, bir kamera eklenir. Bir yıl sonra envanter gerçeği yansıtmaz hale gelir. Uyum bir belge değil, bakım isteyen bir düzendir; bakımı yapılmayan uyum, kâğıt üzerinde kalır.
Kurduğumuz sistem envanteri canlı tutmayı hedefler. Hangi verinin hangi sistemde tutulduğu, hangi amaçla işlendiği, ne kadar saklanacağı ve kimlerle paylaşıldığı kayıt altındadır; saklama süreleri takvime bağlanır ve süresi gelen veri için imha görevi sorumlusuna düşer. İlgili kişi başvurusu geldiğinde takip edilebilir bir akış başlar: hangi sistemlerde arama yapıldığı, ne bulunduğu ve ne yanıt verildiği kaydedilir. Bir ihlal şüphesi olduğunda ise olay kaydı, değerlendirme ve alınan aksiyonlar aynı yerde yürür.
Sınır açıktır ve bunu baştan yazıyoruz: bu yazılım hukuki yorum yapmaz, danışmanlık vermez ve avukatınızın yerine geçmez. Hangi işlemenin hangi hukuki sebebe dayandığı, açık rızanın gerekip gerekmediği, aydınlatma metninin içeriği ve bir ihlalin bildirime tabi olup olmadığı hukuki değerlendirme konusudur. Bizim kurduğumuz katman, verilen kararları uygulanabilir hale getirir, süreleri takip eder ve yapılan işin kanıtını üretir. Uyumun kâğıtta değil sistemde yaşaması budur.
Kimler için?
KVKK Uyum ve Veri Yönetişimi kimler için uygun?
Bayi ve müşteri verisi tutan şirketler
B2B portalı, e-ticaret veya çağrı hattı üzerinden kişisel veri toplayan işletmeler. Bu kanallarda veri toplama noktaları hızla çoğalır ve çoğu zaman envantere hiç eklenmez.
Yurt dışıyla veri paylaşan işletmeler
Yurt dışındaki grup şirketi, alıcı ya da bulut hizmet sağlayıcısıyla çalışan firmalar. Aktarımın hangi veriyi kapsadığı ve hangi dayanağa bağlandığı kayıt altında olmalıdır.
Yeni sistem kuran ve dijitalleşen kurumlar
Yeni bir yazılım devreye alan işletmeler. Yeni sistem her zaman yeni bir veri işleme noktası demektir; bunun envantere eklenmesi genellikle unutulur ve fark en kötü zamanda edilir.
Ne geliştiriyoruz?
KVKK Uyum ve Veri Yönetişimi kapsamında neler yapıyoruz
| Yetenek | Ne sağlar |
|---|---|
| Kişisel veri ve işleme envanteri | Hangi verinin hangi sistemde, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işlendiği ve kimlerle paylaşıldığı kayıt altına alınır. Envanter, yeni bir sistem veya süreç eklendiğinde güncellenecek biçimde canlı tutulur; sorumlusu ve gözden geçirme periyodu tanımlıdır. |
| VERBİS kaydının güncelliği | Bildirilen bilgiler ile envanterdeki güncel durum karşılaştırılır; ayrışan kalemler görünür hale gelir. Kaydın güncellenmesini gerektiren değişiklikler işaretlenir. Bildirimi siz yaparsınız; sistem neyin değiştiğini ve neyin bildirilmesi gerektiğini önünüze koyar. |
| Saklama ve imha takvimi | Her veri kategorisi için belirlenen saklama süresi takvime bağlanır. Süresi dolan kayıtlar için imha görevi oluşur, imhanın yapıldığı kayıt altına alınır. Yedekler ve arşivler ayrıca ele alınır; en sık atlanan yer burasıdır. |
| İlgili kişi başvuru akışı | Gelen başvuru kaydedilir, hangi sistemlerde arama yapılacağı tanımlı bir görev listesine dönüşür, bulunan kayıtlar ve verilen yanıt saklanır. Süre takibi yapılır. Yanıtın içeriğine hukuki değerlendirme sonrası siz karar verirsiniz; sistem sürecin izini tutar. |
| İhlal müdahale kaydı | Şüpheli bir durum ortaya çıktığında olay kaydı açılır: ne olduğu, hangi veriyi kapsadığı, kimlerin haberdar edildiği, alınan teknik ve idari tedbirler ve zaman çizelgesi. Bu kayıt, sonradan yapılacak her değerlendirmenin dayanağıdır ve olay anında tutulmadığında sonradan üretilemez. |
| Metin sürümleri ve rıza kayıtları | Aydınlatma metinleri ve alınan açık rızalar sürümüyle birlikte saklanır: kime, hangi tarihte, hangi metin sürümü gösterildi. Metin değiştiğinde eski sürümler korunur. Bu kayıt olmadan geçmişe dönük hiçbir soruya kanıtla cevap verilemez. |
Teknolojiler
Kullandığımız teknolojiler
- Veri envanteri modeli
- Saklama ve imha takvimi
- Görev ve sorumluluk atama
- Başvuru ve olay kaydı akışı
- Metin sürüm yönetimi
- Sistem ve veri kaynağı eşlemesi
- Rol bazlı yetkilendirme
- Denetim izi
- Rapor ve dosya üretimi
Süreç
Keşiften canlıya nasıl ilerliyoruz
- 01
1. Veri haritasının çıkarılması
Hangi sistemde hangi kişisel verinin bulunduğunu birlikte çıkarırız. Bu adım teknik olduğu kadar saha işidir; envanterde görünmeyen veri genellikle bir Excel dosyasında, bir e-posta klasöründe ya da bir kamera kayıt cihazında durur.
- 02
2. Hukuki kararların sisteme yazılması
Avukatınızın veya danışmanınızın verdiği kararlar, yani hangi işlemenin hangi dayanağa bağlandığı ve saklama sürelerinin ne olduğu, sisteme tanım olarak girilir. Kararı biz vermeyiz; verilen kararı uygulanabilir ve izlenebilir hale getiririz.
- 03
3. Takvim ve görevlerin devreye alınması
Saklama süreleri, gözden geçirme periyotları ve sorumluluklar tanımlanır; hatırlatmalar açılır. İlk turda genellikle geçmişten kalan ve süresi çoktan dolmuş veri yığını ortaya çıkar; bunun nasıl ele alınacağına birlikte karar veririz.
- 04
4. Başvuru ve ihlal akışlarının kurulması
İlgili kişi başvurusu ve ihlal müdahale akışları tanımlanır, ilgili kişiler ve yetkiler atanır. Bu akışlar bir kez kurulup unutulmamalı; kısa bir tatbikat yapılması, gerçek bir olay anında kimin ne yapacağını netleştirir.
- 05
5. Gözden geçirme düzeninin devri
Envanterin kim tarafından, hangi sıklıkla gözden geçirileceği yazılı hale getirilir. Uyumun sürdürülmesi bir kerelik kurulum değil, bu düzenin işlemesidir; devir dokümantasyonu buna göre hazırlanır.
Sıkça sorulan sorular
KVKK Uyum ve Veri Yönetişimi hakkında merak edilenler
Danışmanlık mı veriyorsunuz?
Hayır. Hukuki değerlendirme, metinlerin içeriği ve bir ihlalin bildirime tabi olup olmadığı gibi konular avukatınızın ve danışmanınızın alanıdır. Biz yazılım tarafını kurarız: envanterin canlı tutulması, sürelerin takibi, başvuru ve olay akışlarının yürütülmesi ve yapılan işin kanıtının üretilmesi. Bu ayrımı korumak sizin de lehinizedir; karışık verilen hizmetlerde sorumluluk bulanıklaşır.
Uyumlu olduğumuzu bu yazılım kanıtlar mı?
Yazılım tek başına uyumu kanıtlamaz; uyumun kanıtını üretmenizi sağlar. Envanterin güncelliği, imhaların yapılmış olması, başvurulara süresinde yanıt verilmiş olması ve olay kayıtlarının tutulmuş olması, bir inceleme sırasında gösterilebilecek somut kayıtlardır. Bu kayıtların içeriği doğru değilse sistem bunu düzeltmez, yalnızca görünür kılar.
Kamera kayıtları ve yedeklerimiz de kapsama girer mi?
Girmelidir ve pratikte en çok atlanan yer burasıdır. Kamera kayıt süresi, kimin erişebildiği ve kayıtların nerede tutulduğu envantere işlenir. Yedekler de aynı şekilde: bir veriyi canlı sistemden silmek, yedeklerde durmaya devam ediyorsa eksik bir imhadır. Bu konuyu keşifte özellikle açarız.
Mevcut sistemlerimizi değiştirmemiz gerekir mi?
Gerekmez. Bu katman mevcut sistemlerinizin üstünde çalışır; envanter onları kaynak olarak tanımlar. Bazı durumlarda bir sistemden imha veya arama yapılabilmesi için küçük bir bağlantı gerekir, bunu tek tek değerlendiririz. Amacımız yeni bir sistem yığını kurmak değil, mevcut düzeni izlenebilir hale getirmektir.
Küçük bir işletmeyiz, bu bize ağır gelmez mi?
Kapsam ölçeğe göre kurulur. Küçük bir işletmede envanter kısa, süreç sayısı azdır ve sistem de o kadar olur. Buradaki kazanç, uyum işinin bir kişinin hafızasından çıkıp kurumda kalmasıdır; bu, ölçek küçüldükçe daha da önemli hale gelir, çünkü küçük işletmede o kişi genellikle tek kişidir.
Sonunda elimize ne geçer?
Canlı bir veri ve işleme envanteri; saklama ve imha takvimi ile imha kayıtları; ilgili kişi başvuru akışı ve yanıt arşivi; ihlal müdahale kayıt düzeni; aydınlatma metni ve rıza sürüm kayıtları ve tüm bunların denetim izi. Kaynak kod dahil üretilen her şey size aittir; veriniz kendi ortamınızda kalır.
İletişim
KVKK Uyum ve Veri Yönetişimi projenizi konuşalım
30 dakikalık keşif görüşmesinde ihtiyacınızı dinler, özele mi yoksa hazır çözüme mi ihtiyacınız olduğunu dürüstçe söyleriz.
İlgili
İlgili sayfalar ve rehberler
Uygulama Güvenliği ve Kod Denetimi Kurum İçi Yapay Zekâ Kurulumu Veri, BI ve Raporlama İSG Uyum ve Belge Yönetimi Veri Haritanızı Çıkaralım Teslim sonrası: bakım, destek ve kapasite aboneliği
Çevre ve Atık Uyum Yönetimi
Atığın oluştuğu andan tesisten çıktığı ana kadar izini tutan, beyanları besleyen, izin ve lisans sürelerini takip eden bir sistem kurarız. Rakamlar beyan zamanında derlenmez; kaydedildiği anda yerine oturur.
Detay →Tedarikçi Uygunluk ve Denetime Hazırlık
Alıcınızın sosyal uygunluk denetiminde isteyeceği kanıtları denetim yaklaşınca toplamak yerine sürekli toplu tutan bir sistem kurarız. Bulgular, düzeltici faaliyetler ve kapanış kanıtları aynı yerde yürür; denetim gününe eksiği bilerek girersiniz.
Detay →Menşe Kural Motoru ve GTİP Sınıflandırma
İhraç ettiğiniz ürünün tercihli menşei kural bazında hesaplayan, tedarikçi menşe beyanlarını ürün ve geçerlilik düzeyinde takip eden ve GTİP kararlarını gerekçesiyle kayıt altına alan bir sistem kurarız. Amaç, menşe iddiasının arkasındaki hesabı istendiği anda gösterebilmektir.
Detay →CBAM Gömülü Emisyon Hesaplama ve Raporlama
Avrupa Birliği'ne ihraç ettiğiniz ürünün gömülü emisyonunu tesis, hat ve parti seviyesinde hesaplayan bir katman kurarız. Üretim, enerji ve hammadde verisini birleştirir; sonucu, alıcınızın kabul edeceği ve doğrulayıcının izini sürebileceği biçimde üretir.
Detay →Sürdürülebilirlik Raporlama Veri Altyapısı
Sürdürülebilirlik raporlarının dayandığı veriyi kaynağından toplayan, denetlenebilir iz bırakacak biçimde saklayan ve tekrar eden raporlama takvimini yöneten bir altyapı kurarız. Raporu imzalayan biz değiliz; raporun dayanağını üretiriz.
Detay →Ürün Güvenliği ve SBOM Yönetimi
Gömülü yazılım içeren makine ve cihaz üreten firmalar için yazılım malzeme listesini üreten, bileşen ve lisans envanterini güncel tutan, bilinen zafiyetleri izleyen ve bildirim ile güncelleme süreçlerini kuran bir düzen kurarız.
Detay →