Bayinin, galerinin ve yetkili servisin kendi işini yürüttüğü yazılımı kuruyoruz: araç veya ürün stoğu, showroom satış süreci, servis randevusu ve iş emri, garanti talebi ile üretici tarafındaki sistemlerle entegrasyon tek yapıda birleşir. Mevcut muhasebe programınız yerinde kalır, kaynak kod sizindir.
Bir bayinin günü tek bir işten ibaret değildir. Aynı gün showroom'a müşteri gelir, ikinci el bir araç veya cihaz takasa girer, serviste iş emri açılır, depodan yedek parça istenir, üreticiye garanti dosyası gönderilir ve akşam kasa kapanır. Çoğu bayide bu işlerin her biri ayrı bir yerde durur: satış bir Excel dosyasında, servis randevusu ajandada, parça stoğu depo sorumlusunun defterinde, garanti dosyası bir e-posta klasöründe. Kimse bilerek bilgi saklamaz, ama kimse de tam resmi göremez. Ay sonunda bir aracın kaç günde satıldığı, servisin kendi giderini karşılayıp karşılamadığı ya da üreticiden beklenen garanti alacağının ne kadarının tahsil edildiği sorulduğunda cevap ölçümle değil tahminle verilir.
Bu karışıklığın bir kaynağı da terimlerin birbirine girmesidir. Üreticinin kurduğu bayi sipariş portalı ile bayinin kendi işletme yazılımı aynı şey değildir. Portal, üreticiden bayiye doğru akan tarafı çözer: fiyat listesi, kampanya, cari bakiye, sipariş geçme, sevkiyat bilgisi. Bayi Yönetim Sistemi ise bayinin kendi dükkânının içini çözer: hangi araç veya ürün stokta bekliyor, hangi danışman hangi müşteriyle ilgileniyor, atölyede hangi iş emri açık, hangi parça takıldı, hangi garanti talebi üreticide onay bekliyor. Sitemizdeki B2B bayilik sistemi sayfası birinci tarafı anlatır, bu sayfa ikinci tarafı. İkisi aynı firmada yan yana çalışabilir ve uygulamada çoğu zaman böyle olur; bu durumda ürün ve cari verisi tek yerden beslenir.
Bayi Yönetim Sistemi bu dağınık başlıkları tek bir kayıt zincirine bağlar. Gelen müşteri bir talep kaydı olur; talep teklife, teklif satışa, satış teslim ve garanti başlangıcına bağlanır. Aracın ya da makinenin şasi veya seri numarası bu zincirin ortak anahtarıdır; aynı numara serviste iş emri açıldığında yeniden karşınıza çıkar, yapılan işlem ve takılan parça oraya yazılır. Böylece müşteri iki yıl sonra kapıdan girdiğinde geçmişi hatırlanmaya çalışılmaz, okunur. Aynı zincir satış ile servisin birbirini beslediği yerleri de görünür kılar: periyodik bakımı yaklaşan müşteri listesi, garanti süresi bitmek üzere olan ürünler, uzun süredir stokta bekleyen ve maliyeti sessizce büyüyen araçlar. Bu listeler kimsenin ayrıca hazırlamadığı, kaydın kendiliğinden ürettiği çıktılardır.
Bu işte baştan söylememiz gereken iki sınır var. Birincisi, bazı markalar bayilerine kendi sistemlerini sözleşmeyle zorunlu kılar; biz o sistemlerin yerine geçmeyi teklif etmiyoruz. Böyle bir durumda kurduğumuz yazılım, zorunlu sistemin yanında çalışan ve onun kapsamadığı işleri toplayan bir katman olur. İkincisi, üretici (OEM) tarafındaki sistemlere bağlanmak tek taraflı bir karar değildir; entegrasyon ancak üreticinin sunduğu servis, dosya formatı veya verdiği yetki ölçüsünde mümkündür. Bunun mümkün olup olmadığını keşif aşamasında araştırır, olmuyorsa dosya tabanlı ya da elle beslenen çözümü açıkça söyleriz. Noter, tescil ve sigorta gibi resmî işlemler ise ayrı mevzuata ve yetkili kurumlara tabidir; o alanlara girmiyoruz.
Sıfır ve ikinci el aracı birlikte yürüten, takas alan ve stok maliyeti taşıyan işletmeler. Aracın alım bedeli, hazırlık ve bakım gideri, showroom'da bekleme süresi ve satış kârı aynı kayıtta görünmediğinde kârlı sanılan bir satış gerçekte zarar çıkabilir. Sistem bu hesabı araç bazında tutar.
Randevu, iş emri, işçilik ve parça kullanımının kâğıt üzerinde yürüdüğü servisler. Atölye kapasitesinin ne kadarının dolu olduğu ve hangi işin neden beklediği görünmediğinde müşteriye verilen teslim sözü sürekli kayar. Servisin kendi giderini karşılayıp karşılamadığı da ancak iş emri kayıtları biriktiğinde ölçülebilir hale gelir.
Sattığı makineye yıllarca servis ve yedek parça vermeye devam eden bayiler. Buradaki asıl değer seri numarası bazlı geçmiştir: hangi makineye ne takıldı, hangi arıza tekrar ediyor, garanti kapsamı sürüyor mu. Bu geçmiş kayıt altında değilse yalnızca eski ustanın hafızasında durur ve o ayrıldığında kaybolur.
Birden fazla showroom, depo veya servis noktası işleten firmalar. Stok bir şubede beklerken diğerinde müşteri kaybedilmesi, şubeler arası transferin kaydının tutulmaması ve şube bazlı kârlılığın bilinmemesi en sık görülen sorunlardır. Ortak stok görünürlüğü ile şube ve rol bazlı yetki bu tabloyu düzeltir.
| Yetenek | Ne sağlar |
|---|---|
| Şasi ve seri numarası bazlı stok | Her araç, makine veya cihaz tekil kayıt olarak tutulur; alım maliyeti, hazırlık ve bakım gideri, bulunduğu şube, bekleme süresi ve durumu bu kayda yazılır. Toplu adet sayan bir stok yerine her birimin kendi geçmişini taşıdığı bir yapı kurulur. Aynı numara satıştan sonra serviste de anahtar olarak kullanılır. |
| Showroom satış süreci ve teklif | Gelen müşteri talebi kaydedilir ve danışmana atanır; teklif, varsa takas değerlemesi ve finansman notu aynı dosyada birleşir. Hangi talebin hangi aşamada ve kimde beklediği görünür olur. Teklif çıktısı ile satış sözleşmesi şablondan üretilir; kaybedilen taleplerin nedeni ayrı işaretlenerek biriktirilir ve dönemsel olarak raporlanır. Böylece hangi itirazın sürekli tekrar ettiği zamanla ortaya çıkar. |
| Servis randevusu ve atölye kapasitesi | Randevular servis tipine, ustaya ve çalışma alanına göre planlanır; atölyenin dolu ve boş kapasitesi takvimde görünür. Müşteriye verilen teslim saati boş bir tahmin olmaktan çıkar. Gecikme oluştuğunda bunun hangi işten, hangi parça beklemesinden veya hangi onay gecikmesinden kaynaklandığı kayıttan okunur ve tekrar edenler ayıklanır. Randevu bilgisi müşteriye kısa mesajla iletilebilir. |
| İş emri, işçilik ve parça kullanımı | Açılan iş emrine yapılan işlemler, harcanan işçilik süresi ve takılan parçalar işlenir; kullanılan parça stoktan düşer. Ek iş çıktığında müşteri onayı kayda bağlanır, sözlü onay tartışması ortadan kalkar. İş emri kapandığında müşteriye çıkan tutarın hangi kalemlerden oluştuğu ve işin bayiye maliyeti aynı ekranda görülür; müşteriye tek bir açıklayıcı belge çıkarılır. |
| Garanti talebi ve üretici dosyası | Garanti kapsamındaki işler ayrı işaretlenir; talebin üreticiye gönderilme, onay, ret ve tahsil aşamaları takip edilir. Reddedilen taleplerin nedeni biriktiği için hangi belgenin veya hangi bilginin sürekli eksik kaldığı ortaya çıkar. Garanti alacağı böylece takip edilmediği için unutulan bir kalem olmaktan çıkar ve bekleyen tutar görünür olur. |
| Yedek parça ve sarf stoğu | Parça stoğu barkod veya QR ile yürütülür; asgari seviye, kritik parça listesi ve sipariş önerisi tutulur. Servis tüketimi ile satın alma aynı veriye baktığı için sürekli biten parça ile yıllardır rafta bekleyen parça birbirinden ayrılır. Parçalar bağlı olduğu model ve seri numarasıyla eşleştirilerek yanlış parça çıkışı azaltılır. |
| Şube, kasa ve muhasebe bağlantısı | Şube ve rol bazlı yetkilendirme ile her kullanıcı yalnızca kendi alanını görür; iskonto ve iptal gibi kritik işlemler denetim kaydına yazılır. Satış, servis ve parça hareketleri kullandığınız muhasebe veya ERP programına aktarılır ve e-Fatura ile e-Arşiv akışına bağlanır. Şubeler arası stok transferi de aynı kayıt üzerinden yürür. Muhasebe programınızı değiştirmeyiz, ona veri veririz. |
İşi anlatıldığı yerden değil yapıldığı yerden çıkarırız. Satış danışmanının, depo sorumlusunun ve servis ustasının bir günü izlenir; hangi kaydın nerede tutulduğu, hangi bilginin iki kez girildiği ve hangi işin tamamen kişiye bağlı yürüdüğü yazılı hale getirilir. Kapsam ve öncelik sırası bu gözlemden sonra birlikte belirlenir.
Talepten teslime, oradan servise uzanan zincir tasarlanır; şasi veya seri numarasının nerede anahtar olacağı ve hangi alanların zorunlu tutulacağı belirlenir. Mevcut Excel dosyaları ve defterlerdeki veri gözden geçirilir; hangisinin aktarılacağına, hangisinin yalnızca geçmiş arşivi olarak kalacağına birlikte karar veririz. Bu karar projenin geri kalanını doğrudan belirler.
Tüm bayiyi aynı anda değiştirmeyiz. En çok acıtan modülle, tek bir şubede ve gerçek işle başlarız. Pilot boyunca eski yöntem bir süre paralel yürür; sistem güvenilir hale gelmeden kâğıt tamamen bırakılmaz. Bu aşama genellikle birkaç haftalık gerçek kullanım dönemidir ve sonunda kapsam yeniden gözden geçirilir.
İş emri, parça stoğu ve garanti akışı devreye alınır; muhasebe, e-Fatura ve mümkünse üretici tarafındaki sistem bağlanır. Entegrasyonun sınırı bu aşamada netleşir; neyin otomatik aktarılacağı, neyin elle yürüyeceği ve hangi verinin ana kaynağının hangi sistem olduğu yazılı olarak sabitlenir. Bu belge sonraki tartışmaların ortak referansı olur.
Kalan şubeler kademeli olarak açılır. Kullanıcı eğitimi rol bazlı verilir ve kısa yazılı bir kılavuz bırakılır. Devreye alma sonrasında bakım ve destek sürer; iş değiştikçe modüller güncellenir ve yeni ihtiyaçlar önceliklendirilerek sıraya alınır. Kaynak kod, veritabanı ve dokümantasyon size teslim edilir, hiçbir kilit bırakılmaz.
Hayır. Markanın sözleşmeyle zorunlu kıldığı bir sistem varsa o yerinde kalır; biz onun yerine geçmeyi teklif etmiyoruz. Kurduğumuz yazılım genellikle o sistemin kapsamadığı alanları toplar: takas ve ikinci el maliyeti, atölye kapasitesi, şube bazlı kârlılık, kendi müşteri geçmişiniz. Hangi işin hangi sistemde kalacağını keşifte tek tek ayırır, iki sistemin çakışmadığı bir sınır çizeriz.
Bu tek taraflı bir karar değil. Entegrasyon ancak üreticinin bir servis, dosya formatı veya yetki sunmasıyla mümkündür; bazı markalarda bu vardır, bazılarında yoktur. Keşif aşamasında bunu araştırır, neyin mümkün neyin mümkün olmadığını açıkça yazarız. Mümkün değilse dosya tabanlı aktarım ya da elle besleme ile devam ederiz ve bunu baştan söyleriz. Peşinen entegrasyon sözü veren bir teklife temkinli yaklaşmanızı öneririz.
Yön farkı. B2B bayilik sistemi üreticinin kurduğu portaldır; bayi oradan fiyat listesini görür, sipariş geçer, cari bakiyesini izler. Bayi Yönetim Sistemi ise bayinin kendi işletmesini yürüttüğü yazılımdır: showroom satışı, servis iş emri, garanti, şube ve kasa. Biri firmalar arası ticareti, diğeri bayinin iç operasyonunu çözer. Aynı firmada ikisi birlikte de kullanılabilir; bu durumda ürün ve cari verisi tek yerden beslenir.
Evet ve çoğu projede böyle başlıyoruz. Modül bazlı çalıştığımız için önce stok ve showroom satışını devreye alıp servisi sonraya bırakabilirsiniz. Yalnız veri modelini baştan servisi de kapsayacak şekilde kurarız; şasi veya seri numarası ilk günden anahtar olarak tutulur. Aksi halde servis eklendiğinde geçmiş satışlarla bağ kurulamaz ve veriyi ikinci kez düzenlemek gerekir.
Hayır. Bu işlemler kendi mevzuatına ve yetkili kurumlarına tabidir; resmî tescil, noter satışı, sigorta poliçesi üretimi veya hasar sorgusu bizim kapsamımız dışındadır. Sistemin yaptığı, bu işlemlerin sonucunu kayıt altına almak ve süreçte hangi belgenin eksik olduğunu göstermektir. Kurumsal veri kaynaklarına erişim gerektiren durumlarda bu erişimin resmî yetkiyle sizde olması gerekir; onu sizin adınıza sağlayamayız.
Şasi veya seri numarası bazlı stok ve müşteri geçmişi; showroom satış ve teklif akışı; randevu, iş emri, işçilik ve parça kullanımı; garanti talep takibi; yedek parça stoğu; şube ve rol bazlı yetkilendirme; muhasebe ile e-Fatura bağlantısı ve şube bazlı raporlar. Kaynak kod, veritabanı ve dokümantasyon size aittir; istediğiniz zaman başka bir ekiple devam edebilirsiniz.
30 dakikalık keşif görüşmesinde ihtiyacınızı dinler, özele mi yoksa hazır çözüme mi ihtiyacınız olduğunu dürüstçe söyleriz.
Satışın bayi, distribütör ve çözüm ortağı üzerinden yürüdüğü firmalar için kanal yazılımı kuruyoruz: iş ortağı kaydı ve seviyelendirme, hedef ve prim hesabı, lead paylaşımı ve çakışma önleme, pazarlama malzemesi ile eğitim ve sertifikasyon takibi tek yerde toplanır.
Detay →Plasiyer ve saha ekibinin işini telefondan yürüten bir sistem kuruyoruz: rota ve ziyaret planı, mobil sipariş, sahada tahsilat, raf ile rakip fotoğrafı ve hedef takibi tek uygulamada birleşir. Uygulama internet olmadan da çalışır, bağlantı geldiğinde kendi kendine eşitlenir.
Detay →Site, e-ticaret, CRM, çağrı kaydı ve mağaza kasasındaki müşteri verisini tek kimlik altında birleştiririz. Mükerrer kayıtlar eşleşir, segmentler kurala göre üretilir, izin durumu her kayıtta taşınır ve segmentler kanallara kontrollü biçimde aktarılır. Amaç yeni bir rapor değil, kanalların her gün kullanabileceği çalışır bir müşteri görünümüdür.
Detay →E-posta, SMS ve WhatsApp mesajlarını tek tek gönderilen duyurular olmaktan çıkarıp, müşterinin davranışına göre kendiliğinden çalışan akışlara dönüştürürüz. Terk edilmiş sepet, hoş geldin, yeniden kazanım ve satın alma sonrası akışları kurulur; ilgilenen kişi puanlanır ve satış ekibine devredilir. İzin ve gönderim disiplini akışın içine gömülür.
Detay →Eğitim kataloğunu, kime hangi eğitimin zorunlu olduğunu, kimin tamamladığını ve sertifikanın ne zaman geçerliliğini yitireceğini tek yerde toplayan bir eğitim yönetim sistemi (LMS) kurarız. İSG ve kalite eğitimlerinin kaydı denetim istendiğinde saatler içinde değil, tek ekranda çıkar.
Detay →Şirket hedefini takım ve kişi hedefine bağlayan, dönem sonunda değerlendirmeyi hafızaya değil kayda dayandıran bir sistem kurarız. Hedef yönetimini OKR ile, bireysel değerlendirmeyi performans yönetim sistemiyle (PMS) yürütür; ikisini birbirine karıştırmadan aynı platformda yan yana tutarız.
Detay →
