Aynı veriyi gün içinde ikinci kez girdirmeyen Gaziantep entegrasyon yazılımı
e-Fatura ve e-İrsaliye, pazaryeri siparişi, kargo, banka ekstresi, ERP ile ERP, kantar ve makine verisi. Programlarınızı değiştirmeyiz; aralarındaki boşluğu kapatan ara katmanı (middleware) kurarız. Başpınar OSB ve Şehitkamil'deki fabrikalara gidip yerinde bakarız, çünkü entegrasyon işi çoğu zaman ekranda değil sahada tıkanır: kantarın kablosunda, deponun kapsama alanında, muhasebedeki tek bilgisayarda.
- Başpınar OSB ve Şehitkamil'deki firmaların çoğunda muhasebe tarafı Logo, Mikro veya Netsis ile oturmuş durumda. Kopukluk bu omurgada değil; onunla pazaryeri, kargo, kamyon kantarı, üretim takip programı ve bayi siparişi arasında yaşanıyor. Halıda top ve metraj, unda ve bakliyatta kamyon tartımı, ambalajda parti ve palet; hepsi ayrı bir kağıtta doğup akşam sisteme giriliyor.
- Kendi saha araştırmamızda Gaziantep OSB'de kayıtlı 1108 firmayı taradık. Bunların 294'ünü kanıtlı ihracatçı olarak işaretledik, yani yaklaşık dörtte biri. İhracat yapan firmada entegrasyon yükü ikiye katlanıyor: bir tarafta yurt içi e-belge düzeni, diğer tarafta yurt dışı sipariş, gümrük evrakı ve döviz akışı. Aynı sipariş iki ayrı düzende iki ayrı formatta yeniden yazılıyor.
- Aynı araştırmada firmaların yaklaşık yarısının web sitesi olduğunu gördük. Sipariş kanalı çeşitlendikçe iş kolaylaşmıyor, tam tersine dağılıyor: bir sipariş pazaryerinden, biri kendi sitesinden, biri bayiden telefonla, biri ihracat müşterisinden e-postayla geliyor. Ayrıca aynı veri setinin tahmini alt kırılımında un ve değirmen tarafında 45, ambalaj tarafında 41 firma işaretledik; bu etiketleme kesin bir sınıflandırma değil, ama bu iki grupta entegrasyonun konusunun ofisteki program değil sahadaki kantar ve etiket olduğunu gösteriyor.
- e-belge tarafında zorunluluk kapsamı yıllar içinde kademeli olarak genişliyor; bugün kapsam dışında olan bir firma yarın kapsama girebiliyor. Hangi kapsama girdiğinizin bağlayıcı cevabı mali müşavirinizden gelir, biz vergi danışmanı değiliz. Bizim işimiz, sıra size geldiğinde yazılım tarafının hazır olması; çünkü bu hazırlık sıkışmadan önce yapıldığında sakin bir kurulum, sıkıştıktan sonra yapıldığında acil bir iş oluyor.
- Biz de bu şehirdeyiz. Kantarın seri portu, depodaki el terminalinin kapsama alanı, muhasebedeki tek bilgisayarın yaşı gibi meseleler telefonda konuşularak çözülmüyor; aracı alıp gelmek, bakmak ve ölçmek gerekiyor. Fabrikaya gitmek bizim için ayrı bir kalem değil, işin normal parçası.
Aynı bilgi gün içinde iki üç kez elle giriliyorsa
- Pazaryerinden düşen sipariş ekrandan okunup muhasebe programına elle giriliyor. Sipariş sayısı arttığı akşamlarda ya biri atlanıyor ya adet yanlış yazılıyor; hata da mal yüklenirken, yani düzeltmenin en zahmetli olduğu anda ortaya çıkıyor.
- Stok iki yerde tutuluyor: depodaki gerçek miktar ve pazaryerinde gösterilen miktar. İkisi birbirinden kaydığı için elde olmayan mal satılıyor, iptal ve satıcı puanı cezası geliyor.
- Kargo takip numaraları tek tek kopyalanıp müşteriye yazılıyor. Gün sonunda kaç paketin gerçekten çıktığı ancak kargo firmasının listesiyle karşılaştırılarak anlaşılıyor.
- Banka ekstresi ay sonunda PDF olarak indirilip cari hesapla elle eşleştiriliyor. Hangi tahsilatın hangi faturaya karşılık geldiği uzun bir mutabakat işine dönüşüyor ve o sırada kimse gerçek bakiyeyi bilmiyor.
- Fatura önce kendi programınıza, sonra e-Fatura portalına yazılıyor. İki taraf tutmadığında hatanın nereden geldiğini bulmak, faturayı en baştan kesmekten uzun sürüyor.
- Kantar fişi kağıtta kalıyor. Kamyonun dara, brüt ve net değerleri operatörün defterinden akşam sisteme işleniyor; müşteri itiraz ettiğinde elinizde tek kanıt olarak solmuş bir fiş oluyor.
- Üretim takip programı ile muhasebe ERP'si aynı ürünü farklı kodla tanıyor. Her ay birileri oturup iki listeyi eşleştiriyor ve bu iş aslında kimsenin asli görevi değil.
- İhracat müşterisine giden proforma, çeki listesi ve gümrük evrakı ayrı ayrı elle hazırlanıyor. Aynı siparişin kalemleri üç dosyaya üç kez yazıldığı için bir kalem değiştiğinde hepsini yeniden gözden geçirmek gerekiyor.
- Yeni bir pazaryerine veya ikinci bir kargo firmasına açılma kararı, ticari gerekçeyle değil bunu kim girecek sorusuyla erteleniyor.
- Bu işi yapan eleman ayrılınca ne yaptığı bilinmiyor. Çünkü entegrasyon aslında bir yazılım değil, o kişinin kafasındaki günlük sıralamaydı.
İki sistemin arasına insan değil, köprü koyarız
Entegrasyon dediğimiz şey, bir sistemdeki veriyi diğerine kimse dokunmadan ve doğrulanarak taşıyan ara katmandır. Mevcut programlarınızı değiştirmeye çalışmayız; aralarındaki boşluğu kapatırız. Hangi verinin hangi yöne, hangi sıklıkta akacağı ve hata çıkarsa ne yapılacağı işin başında yazılı hale gelir. Böylece köprü de personel gibi devredilebilir bir varlığa dönüşür.
| Yaklaşımımız | Pratikte ne demek |
|---|---|
| e-Fatura, e-İrsaliye ve e-Defter köprüsü | Kendi programınız ile özel entegratör (Gelir İdaresi tarafından yetkilendirilmiş aracı kurum) arasında doğrudan bağlantı kurarız. Fatura tek yerde oluşur, portala elle ikinci giriş kalmaz; gelen faturalar da otomatik düşer. Zorunluluk kapsamına ne zaman gireceğinizi mali müşaviriniz söyler; biz bağlantının o tarihten önce kurulmuş, gerçek veriyle test edilmiş ve mutabakatı yapılmış olmasını sağlarız. Mali müşavirinizle aynı masada çalışırız. |
| Pazaryeri ve e-ticaret senkronizasyonu | Trendyol, Hepsiburada ve kendi web mağazanız ile stok, fiyat, sipariş ve iade verisinin çift yönlü akışı. Depodaki gerçek stok ile vitrindeki stok aynı sayı olur; sipariş muhasebeye kendi kendine düşer. Halı, ev tekstili ve gıda gibi varyantı bol ürünlerde beden, renk, desen ve gramaj matrisini eşleştirmek işin zor kısmıdır ve asıl orada çalışırız. |
| Kargo, sevkiyat ve ihracat evrakı | Sipariş onaylandığında kargo firmasının sisteminde gönderi açılır, barkod basılır, takip numarası müşteriye giden bilgiye kendiliğinden yazılır. Teslim edildi bilgisi geri döner ve tahsilatla eşleşir. İhracat tarafında proforma, çeki listesi ve paket listesi aynı sipariş kaydından üretilir; bir kalem değiştiğinde üç dosyayı ayrı ayrı düzeltme işi ortadan kalkar. |
| Banka, tahsilat ve cari mutabakat | Banka hesap hareketlerinin sisteme otomatik akması ve cari hesapla eşleştirilmesi. Açıklama, tutar ve tarih üzerinden kurulan eşleştirme kurallarıyla ay sonundaki elle eşleştirmenin bir bölümü kural tarafından yapılmış olur; eşleşmeyen kalemler ayrı bir listede toplanır, kimse veriyi kaybetmez. Çek ve senet takibi de aynı akışa bağlanabilir. |
| ERP ile ERP, ERP ile üretim arasında veri köprüsü | Muhasebe ERP'niz ile üretim takip programı, bayi portalı veya grup şirketinin ayrı sistemi arasında ürün kodu, cari, stok ve sipariş eşlemesi. Netsis'e dokunmadan yanına yazan bir üretim katmanı kurduğumuz iş bu gruba girer: omurga yerinde kalır, veri iki yönde de düzgün akar. |
| Kantar, terminal ve makine verisi | Kantardan gelen tartım verisinin, el terminalinden okunan barkodun ve makinedeki sayaç değerinin doğrudan sisteme yazılması. Tartı ve etiket istasyonu kurduğumuz bir işte kantar ile etiket yazıcısını aynı akışta çalıştırdık; buradaki mantık aynıdır. Kağıt fişin yerini zaman damgalı, geri dönüp bakılabilen bir kayıt alır. |
Entegrasyon işini nasıl yürütürüz
- 01
Fabrikada yarım gün
Başpınar'a ya da Şehitkamil'e gelir, veriyi elle taşıyan kişinin yanına oturur, ekranı ve defteri birlikte izleriz. Hangi bilgi nereden nereye gidiyor, kim ne zaman giriyor, hata çıkınca ne yapılıyor sorusunun cevabı toplantı odasında değil o masada bulunur. Kantar varsa kantarın başına, terminal varsa deponun içine gideriz. Bu ziyaret ücretsizdir ve sonunda işin yapılabilir olup olmadığını açıkça söyleriz.
- 02
Veri haritası ve mutabakat kuralı
Hangi alanın hangi alana karşılık geldiğini, hangi tarafın hangi bilgide doğru kabul edileceğini ve çakışma olursa hangi kuralın uygulanacağını yazılı hale getiririz. Bu belge kodun kendisinden daha önemlidir; entegrasyonların çoğu teknik nedenle değil, bu kural belirsiz kaldığı için bozulur.
- 03
Tek akışla pilot
Her şeyi birden bağlamayız. En çok elle iş yaratan tek akışı seçer, onu uçtan uca kurar ve gerçek veriyle çalıştırırız. Pilot doğru sonuç vermeden ikinci akışa geçmeyiz; böylece hem risk hem bütçe kontrol altında kalır.
- 04
Paralel koşma ve devreye alma
Yeni köprü bir süre eski yöntemle yan yana çalışır. Aynı gün için sistemin ürettiği sonuçla elle üretilen sonuç karşılaştırılır; ikisi tutmaya başlamadan eski yöntem kapatılmaz. Geri dönüş yolu her zaman açık tutulur.
- 05
İzleme ve arıza nöbeti
Kurulan köprü bir kez çalışıp bırakılan bir şey değildir; karşı taraf arayüzünü değiştirir, internet kesilir, bir kayıt reddedilir. Akışı izler, hata olduğunda uyarı üretir ve kimin ne zaman müdahale edeceğini sözleşmeye yazarız. İzleme olmayan entegrasyon, sessizce durduğu gün fark edilir.
Sık sorulanlar
e-Fatura ve e-Defter zorunluluğu bize ne zaman gelir?
Bunun bağlayıcı cevabı mali müşavirinizden gelir; biz vergi danışmanı değiliz ve size tarih taahhüt etmeyiz. Kapsam ciro eşiği ve faaliyet koluna göre yıllar içinde kademeli olarak genişliyor, yani bugün kapsam dışında olmak kalıcı bir durum değil. Bizim işimiz, sıra size geldiğinde yazılım tarafının hazır olmasını sağlamak: özel entegratör bağlantısı kurulmuş, gerçek veriyle test edilmiş ve mutabakatı yapılmış olsun. Bu hazırlığı önceden yapmak, tarih dayandığında yapmaktan hem sakin hem ucuz oluyor.
Mevcut ERP'mizi değiştirmemiz gerekir mi?
Hayır, tam tersine. Bizim işimiz omurganızı korumak. Logo, Mikro, Netsis ya da yıllar önce firmaya özel yazılmış bir program olsun; ona dokunmadan, veritabanı veya arayüzü üzerinden konuşan bir katman kurarız. Bir ERP değişimi hem pahalı hem risklidir; entegrasyon çoğu durumda o kararı gereksiz kılar.
Pazaryerlerinin kendi entegratör firmaları var, sizin farkınız ne?
Hazır entegratörler standart senaryoda işini görür ve çoğu firmaya yeter. Sınıra dayandığınız yer genelde şudur: varyant yapınız standart dışıdır, fiyatlandırmanız bayiye ve müşteriye göre değişir, üretim tarafından gelen stok gerçek zamanlı değildir ya da sizin ERP'niz o entegratörün desteklediği listede yoktur. Biz hazır ürünün bittiği yerden başlarız; gerekirse hazır entegratörü de akışın içinde bırakır, sadece eksik parçayı yazarız.
Entegrasyon çalışırken karşı taraf çökerse ne olur?
Bu, olur diye tasarlanması gereken normal bir durumdur. Gönderilemeyen kayıt kaybolmaz, kuyrukta bekler ve karşı taraf açıldığında yeniden denenir. Tekrar denemenin aynı kaydı iki kez işlememesi için her işlemi tekil bir anahtarla işaretleriz. Belirli sayıda denemeden sonra hâlâ geçmiyorsa sistem sessiz kalmaz, sorumlu kişiye uyarı gider.
Kantardan ve makinelerden veri almak gerçekten mümkün mü?
Çoğu durumda mümkün, ama cihaza bakmadan söz veremeyiz. Seri port veya ağ üzerinden veri veren kantarlar doğrudan bağlanır. Veri vermeyen eski cihazlarda ise ya araya bir okuyucu koyar ya da operatörün tek dokunuşla girdiği bir saha ekranı kurarız; ikisi de kağıda yazılan fişin yerini tutar. Cevabı yerinde bakarak veririz, katalogdan değil; kantar için OSB'ye gelip cihazın markasına, modeline ve çıkışına bakmak yarım saatlik iştir.
İhracat yapıyoruz, yurt dışı tarafı da bağlanabilir mi?
Bağlanabilir, ama karşı tarafın ne verdiğine bakmak gerekir. Müşteriniz kendi tedarikçi portalını kullanıyorsa oradan sipariş çekilebilir; sipariş e-posta ekinde standart bir dosyayla geliyorsa o dosya okunup sisteme yazılabilir; hiçbiri yoksa en azından proforma, çeki listesi ve paket listesinin aynı kayıttan üretilmesini sağlarız. Gaziantep'te ihracat yapan firmalarda sık gördüğümüz tablo, aynı siparişin yurt içi ve yurt dışı için iki ayrı düzende iki kez yazılması; entegrasyonun ilk hedefi genelde burası oluyor.
Ne kadar sürer, maliyeti ne olur?
Keşfe gelmeden rakam söylemeyiz; bunu yapan bir teklifi de temkinle karşılamanızı öneririz. Süre ve maliyet, bağlanacak sistem sayısına, karşı tarafın arayüz verip vermediğine ve verinizin ne kadar temiz olduğuna göre değişir. Bu yüzden işi tek akışlık, kapsamı ve süresi baştan yazılı paketlere böleriz; ilk paket bittiğinde sonucu görür, devam edip etmeyeceğinize kendiniz karar verirsiniz.
Kurduğunuz köprünün kaynak kodu ve hesapları kimde kalır?
Hepsi sizde. Entegratör, pazaryeri ve kargo hesapları sizin adınıza açılır; bizim kullanıcımız üzerinden yürüyen hiçbir bağlantı bırakmayız. Kaynak kod, veri eşleme belgesi ve kurulum notları teslim edilir; başka bir ekip devam etmek isterse devam edebilir. Yazılım tarafında bir tedarikçiye kilitlenmek, aslında entegrasyonla çözmeye çalıştığınız bağımlılık probleminin ta kendisidir.
Gaziantep'te diğer yazılım başlıkları
Elle taşınan veriyi bir kere ölçelim
Bize bugün hangi bilginin kaç kere elle girildiğini anlatın, biz fabrikanıza gelip yerinde bakalım. Ziyaretin sonunda hangi akışın kurtarılabileceğini, hangisinin şimdilik dokunulmaması gerektiğini açıkça söyleriz. Başpınar ve Şehitkamil bir telefon mesafesinde; teklif ancak yerinde gördükten sonra anlamlı olur.