Numuneden sevkiyata kadar her partinin analizini kayıt altına alan Gaziantep gıda yazılımı
Gıdada asıl mesele üretim değil, ispat. Hangi hammadde hangi partiye girdi, o partinin analiz sonucu neydi, kim onayladı, hangi müşteriye gitti. Bu zincir laboratuvarda Excel'e, üretimde deftere bölündüğünde denetim geldiğinde ya da bir şikayet çıktığında elinizde bütün bir kayıt kalmıyor. Muhasebe programınıza dokunmadan bu zinciri tek yerde topluyoruz. Başpınar'daki tesisinizde, numune kabul masasının başında başlarız.
- Kendi saha araştırmamızda Gaziantep OSB'deki 1108 firmanın 145'ini gıda olarak sınıfladık. Bu, 257 firmalık tekstilden sonra sınıflandırdığımız en kalabalık ikinci kol; un, bulgur ve bakliyat, yağ ve şekerleme aynı bölgede iç içe çalışıyor.
- Alt kırılım tahminimize göre bu firmalar arasında kırk beş civarı un ve değirmen tesisi var. Rakam kesin değil, saha verisinden çıkardığımız bir tahmin; ama Gaziantep'in un ve bakliyat tarafındaki ağırlığını gösteriyor. Değirmende ise laboratuvar süs değil, paçal kararının verildiği yer.
- Araştırmada firmaların dörtte biri, yani 294'ü kanıtlı ihracatçı çıktı. Gıdada ihracat, karşı tarafın istediği analiz sertifikasını, parti numarasını ve izlenebilirlik kaydını istendiği anda çıkarabilmek demek. Bu kayıt Excel'de dağınıksa her talep ayrı bir mesaiye dönüşüyor.
- Kayıtladığımız firmaların 236'sı mikro, 413'ü küçük ölçekli. Gıda tarafında laboratuvarı çoğu zaman bir ya da iki kişi yürütüyor; kurulacak sistemin bu iki kişinin işini artırmaması, azaltması gerekiyor.
- Ofisimiz aynı şehirde. Başpınar'a da Şehitkamil'e de aynı gün geliriz; numune kabul masasında durup kaydın nasıl tutulduğunu izlemek, uzaktan yapılan on toplantıdan daha çok şey anlatıyor.
Laboratuvar Excel'de yürüyorsa, izlenebilirlik zincirinin ortası kopuktur
- Numune kabulden analiz sonucuna kadar her şey tek bir Excel dosyasında. Dosya bir kişinin bilgisayarında duruyor, yedeği düzensiz, aynı anda iki kişi açamıyor. O kişi izne çıktığında laboratuvarın hafızası da izne çıkıyor.
- Analiz sonucu ile üretim partisi arasındaki bağ elle kuruluyor. Hangi hammadde partisinin hangi üretim partisine girdiği kağıtta yazıyor; geriye izleme gerektiğinde arşivden dosya çıkarmak uzun bir iş haline geliyor.
- Hammadde kabulünde tedarikçi analizi ile kendi ölçümünüz karşılaştırılmıyor. Hangi tedarikçinin beyanı tutuyor, hangisi sürekli sınırda geliyor; bu ayrım yapılmadığı için satın alma kararı fiyattan ibaret kalıyor.
- Reçete birden fazla yerde tutuluyor: üretimde bir kağıt, muhasebede başka bir kayıt, teknik sorumlunun elinde üçüncü bir sürüm. Hangisinin geçerli olduğu tartışma konusu; reçete değiştiğinde herkes aynı anda haberdar olmuyor.
- Gerçek maliyet çıkarılamıyor. Hammadde fiyatı sürekli değişiyor, fire ölçülmüyor, randıman kayıt altına alınmıyor. Ürün maliyeti hesaplanırken güncel reçete yerine eski bir tablo kullanılıyor.
- Raf ömrü takibi kağıt üzerinde. Hangi partinin son kullanma tarihi yaklaşıyor, depoda hangi mal öne çıkarılmalı; sistem uyarmadığı için bu kontrol kişinin dikkatine kalıyor.
- HACCP (gıda güvenliğinde tehlike analizi ve kritik kontrol noktaları sistemi) kayıtları, kritik kontrol noktası ölçümleri ve temizlik formları ayrı ayrı klasörlerde. Denetim geldiğinde dosyalar toplanıyor, eksik varsa geriye dönük tamamlanmaya çalışılıyor. Bu hem risk hem gereksiz mesai.
- Bir şikayet geldiğinde etkilenen partinin nereye dağıldığı kolayca çıkarılamıyor. Geri çağırma tatbikatı yapılsa bile bilgi tek yerde olmadığı için toplama işi uzuyor.
- Muhasebe ERP'si stoğu ve faturayı tutuyor ama kalite tarafını hiç görmüyor. Bloke edilmiş bir parti sistemde satılabilir görünüyor; sevkiyatın önüne geçen tek şey depocunun hatırlaması oluyor.
- Kalibrasyon takvimi ve cihaz bakımı ayrı bir defterde. Hangi cihazın kalibrasyonu geçti, hangi analiz kalibrasyonu geçmiş bir cihazla yapıldı; bu sorunun cevabı sonradan aranmaya başlıyor.
Laboratuvarı üretimin içine bağlayan bir katman kurarız
Yapmak istediğimiz şey laboratuvara yeni bir külfet yüklemek değil; şu an zaten yazılan bilgiyi bir kez ve doğru yere yazdırmak. Kayıt tek yerde toplandığında izlenebilirlik, denetim dosyası ve maliyet raporu ayrı işler olmaktan çıkıp aynı verinin farklı görünümlerine dönüşüyor.
| Yaklaşımımız | Pratikte ne demek |
|---|---|
| Numune kabul ve analiz takibi | Gelen her numune sisteme kaydedilir, hangi analizlerin yapılacağı otomatik atanır, sonuç girildiğinde spesifikasyon sınırlarıyla karşılaştırılır. Sınır dışı sonuç kendini belli eder; kimin ne zaman girdiği ve kimin onayladığı kayıt altındadır. Dağınık Excel dosyası ortadan kalkar, veri tek yerde toplanır. |
| Parti izlenebilirliği | Hammadde girişinden üretim partisine, oradan paketlemeye ve sevkiyata kadar tek bir parti numarası taşınır. Bir müşteri şikayetinde o partinin hangi hammaddelerden geldiğini ve nereye dağıldığını iki yönlü olarak aynı ekrandan çıkarırsınız. Geri çağırma tatbikatı da aynı yerden yürütülür. |
| Tedarikçi hammadde karnesi | Tedarikçinin gönderdiği analiz beyanı ile sizin kendi ölçümünüz aynı kayıtta durur. Zamanla hangi tedarikçinin beyanının tuttuğu, hangisinin sürekli sınırda geldiği ve hangisinin ret oranının yüksek olduğu görünür hale gelir. Satın alma kararı yalnızca fiyata dayanmaktan çıkar. |
| Reçete, randıman ve maliyet | Reçete versiyonlanarak tek yerde tutulur; kim ne zaman değiştirdi bellidir ve üretim daima geçerli sürümü görür. Gerçekleşen tüketim ile reçete karşılaştırılır, randıman ve fire ölçülür. Hammadde fiyatı güncellendiğinde ürün maliyeti de güncellenir. |
| Raf ömrü, blokaj ve depo disiplini | Her parti üretim ve son kullanma tarihiyle birlikte durur; yaklaşan tarihler önceden uyarır, ilk giren ilk çıkar düzeni sistem tarafından desteklenir. Kalite tarafından bloke edilen parti stokta satılabilir görünmez, sevkiyat ekranında da çıkmaz. |
| HACCP kayıtları ve denetim dosyası | Kritik kontrol noktası ölçümleri, temizlik ve hijyen formları, cihaz kalibrasyon takvimi aynı sistemde tutulur. Denetim geldiğinde istenen dönemin dosyası hazır çıkar; geriye dönük form doldurma telaşı ortadan kalkar. |
Nasıl ilerliyoruz
- 01
Ön görüşme
Ne ürettiğinizi, laboratuvarınızda hangi analizlerin yapıldığını, hangi belgelendirmelere tabi olduğunuzu ve şu an neyi nerede tuttuğunuzu konuşuruz. Kısa bir görüşme; bedeli yoktur ve size uygun olmadığımızı düşünürsek bunu söyleriz.
- 02
Laboratuvar ve saha keşfi
Tesise geliriz. Numune kabul masasından üretim hattına, depodan sevkiyata kadar kaydın nerede doğduğunu izleriz; kalite sorumlusu, üretim şefi ve depo sorumlusuyla ayrı ayrı konuşuruz. Mevcut Excel dosyalarınızı da olduğu gibi inceleriz, çünkü sistemin gerçek gereksinimleri orada yazılıdır.
- 03
Spesifikasyon ve akış tasarımı
Ürün ve hammadde spesifikasyonlarını, analiz listelerini, onay yetkilerini ve parti numarası kurgusunu yazılı hale getiririz. Bu adım yazılımdan önce gelir; parti numarası düzgün kurulmadan hiçbir izlenebilirlik sistemi işe yaramaz.
- 04
Modül bazlı geliştirme
Genelde numune kabul ve analiz takibiyle başlarız, çünkü en çok emek yiyen ve en kırılgan yer orasıdır. Her aşamada çalışan bir sürümü laboratuvara denetiriz; onlar rahat kullanmadan bir sonraki modüle geçmeyiz.
- 05
Devreye alma, eğitim ve destek
Sistem canlıya alınırken Excel bir süre paralel yürür; iki kayıt örtüşmeden eskisini kapatmayız. Sonrasında bakım ve geliştirme desteği devam eder. Kaynak kod ve tüm veri sizde kalır; dilerseniz ileride başka bir ekiple sürdürebilirsiniz.
Sık sorulanlar
Bu bir LIMS mi? Kısaltmayı bilmiyoruz.
LIMS, laboratuvar bilgi yönetim sistemi demek; yani numune girişinden analiz sonucuna ve rapora kadar laboratuvarın işini kayıt altına alan yazılım. Biz bunun gıda üretimine bağlanmış halini kuruyoruz: laboratuvar tek başına bir ada olmuyor, sonuçlar doğrudan üretim partisine ve sevkiyata bağlanıyor.
Mevcut muhasebe programımızı değiştirecek miyiz?
Hayır. Logo, Mikro, Netsis ya da hangisiyle çalışıyorsanız cari, stok ve fatura tarafınız yerinde kalır. Kalite ve izlenebilirlik katmanı onun yanına kurulur, aralarında veri alışverişi olur. Daha önce bir işletmede üretim katmanını mevcut ERP'ye hiç dokunmadan yanına yazdık; kurgu bunun benzeridir.
Laboratuvarda tek kişi çalışıyor, iş yükü artar mı?
Amaç tam tersi. Şu an aynı bilgi birden çok yere yazılıyor: forma, Excel'e, sonra rapora. Sistem kurulduğunda bilgi bir kez giriliyor, rapor ve sertifika o kayıttan üretiliyor. Devreye alma döneminde geçici bir yoğunluk olur; bunu da baştan söyleriz.
Denetim veya müşteri auditinde işimize yarar mı?
Yarar, çünkü denetimin istediği şey kayıt ve tutarlılıktır. İstenen dönemin kritik kontrol noktası ölçümleri, analiz sonuçları, kalibrasyon takvimi ve parti izleme kayıtları tek yerden çıkar. Uygunluk kararını denetçi verir; biz o kararı verecek kişinin önüne eksiksiz dosya koyulmasını sağlarız.
Cihazlarımızdan sonuç otomatik alınabilir mi?
Cihazına bağlı. Veri çıkışı veren bir arayüzü ya da dosya çıktısı varsa okuyabiliriz. Yoksa elle giriş kurgularız; bu durumda da sonuç sınır kontrolünden geçtiği için hatalı giriş yakalanır. Hangisinin mümkün olduğunu keşifte cihazlarınıza bakarak söyleriz, önden taahhüt vermeyiz.
Değirmenciyiz, un ve bakliyat için de uygun mu?
Uygun. Değirmende laboratuvar zaten üretimin karar merkezi; paçal kararı analiz sonucuna göre veriliyor. Sistem bu kararın hangi veriyle verildiğini kayıt altına alır, randıman ve fire takibini de aynı yerde tutar. Gaziantep'te bu tarafın ağırlığını saha araştırmamızda da gördük.
Ne kadar sürer, maliyeti nedir?
Ürün çeşidine, analiz sayısına ve tesis büyüklüğüne göre değişir. İşi sabit kapsamlı fazlara böleriz; ilk faz genelde numune ve analiz takibidir. Süre ve bedel önden yazılıdır, sonucu gördükten sonra devam kararını siz verirsiniz. Fiyatlamanın nasıl kurulduğunu anlatan ayrı bir rehberimiz de var.
Verilerimiz nerede duruyor?
Sizin seçtiğiniz yerde: kendi sunucunuzda ya da sizin adınıza açılmış bir bulut ortamında. Kaynak kod ve tüm veri işletmenize aittir. Gıdada kayıt uzun süre saklanması gereken bir varlık; onu bir tedarikçinin insafına bırakmamak gerekir.
Gaziantep'te diğer yazılım başlıkları
Numune kabul masasında başlayalım
Hammadde girişinden sevkiyata kadar kaydın nerede doğduğunu, nerede koptuğunu yerinde görelim. Laboratuvarınızın bugün tuttuğu Excel'i olduğu gibi inceleyelim; gerçek gereksinim listesi zaten orada yazılıdır. Sonunda elinizde, mevcut programınızı değiştirmeden aşamalı ilerleyen bir plan olur.