Giden mal, gelen mal ve fire artık defterde değil: Gaziantep fason takip programı
Atölyeye çıkan malın kilosu, dönen malın metresi, aradaki fire, kalite reddi ve ay sonu hakedişi tek yerde toplanır. Atölyeci akıllı telefondan tek ekran görür, siz ofisten hepsini birden görürsünüz. Gaziantep'te tekstil ve halı zincirinin bir bölümü fabrikanın dört duvarının dışında, fason atölyelerde yürüdüğü için kayda geçmeyen her kilo ay sonunda tartışmaya dönüşüyor.
- Kendi saha araştırmamızda Gaziantep OSB'de taradığımız 1108 firmanın sektör dağılımında tekstil 257, halı 107 firmayla ilk sıralardaydı. Bu iki sektörde iplik, boya, dokuma sonrası işlem, kesim, dikim ve overlok gibi adımların bir bölümü fason atölyelere veriliyor; yani üretimin bir kısmı ana fabrikanın dışında, başka birinin tezgahında gerçekleşiyor.
- Aynı araştırmadaki alt kırılımda iplik tarafında 33 firma işaretledik; bu sayı kesin bir sınıflandırma değil, tahmini bir etiketleme. İplikten dokumaya, dokumadan konfeksiyona uzanan zincirin her halkası bir sonrakine mal veriyor. Zincir uzadıkça malın hangi atölyede olduğu sorusu zorlaşıyor ve cevap tek bir kişinin hafızasında kalıyor.
- Aynı veri setinde ölçek dağılımı 236 mikro, 413 küçük, 286 orta, 90 büyük ve 83 çok büyük işletme şeklindeydi. Fason atölyelerin çoğu tam olarak alt taraftaki ölçekte: birkaç makine, birkaç kişi, ayrı bir muhasebe düzeni yok. Bu yüzden atölyeye karmaşık bir program dayatmak işe yaramıyor; atölyenin kullanacağı ekranın telefonda açılıp iki dokunuşta bitmesi gerekiyor.
- Başpınar OSB'nin bölgeleri ile Şehitkamil'deki küçük atölyeler arasında gün içinde sürekli mal hareketi var. Kamyonet çıkışı, tartı, teslim, geri dönüş; hepsi kağıtla yürüyor. Biz de bu şehirdeyiz, dolayısıyla sistemi tasarlamadan önce hem fabrikadaki çıkış kapısına hem de atölyedeki tezgahın başına gidip bakarız.
Fason işinde sahada gerçekten olan şey
- Mal atölyeye çıkarken tartılıyor ama fiş sisteme girilmiyor. Ay sonunda atölyeci kendi defterindeki miktarı, siz kendi defterinizdekini söylüyorsunuz; iki taraf da haklı olduğuna inanıyor ve elde tartışmayı bitirecek bir kayıt yok.
- Fire oranı hiçbir yerde yazılı değil. Kabul edilebilir fire nedir, hangi üründe ne kadardır, geçen sene ne çıkmıştı sorularının cevabı yok; her ay pazarlıkla belirleniyor ve pazarlığı iyi yapan kazanıyor.
- Kalite reddi kimin sorumluluğunda kalacak belli değil. Dönen maldan çıkan hatalı parça, atölyenin hatası mı yoksa giden ham maddenin sorunu mu tartışılıyor; ölçüm ve fotoğraf olmadığı için tartışma ilişkiye göre kapanıyor.
- Hakediş hesabı ay sonunda bir Excel dosyasında yeniden kuruluyor. Adet, birim fiyat, fire kesintisi, kalite kesintisi ve avanslar tek tek elle giriliyor; dosya her ay biraz daha bozuluyor ve o dosyayı tek bir kişi anlıyor.
- Hangi atölyenin termini geçirdiği ancak müşteri arayınca fark ediliyor. Mal gitti mi, işlem başladı mı, yarısı bitti mi görülmediği için gecikme haber olarak geliyor, veri olarak değil.
- Aynı anda çok sayıda atölyeyle çalışılıyor ve hangi malın kimde olduğu sorusunun cevabı üretim müdürünün hafızası. O kişi rapor aldığında ya da işten ayrıldığında işletme gerçekten kör kalıyor.
- Takip WhatsApp gruplarından yürüyor. Fotoğraf, ses kaydı ve yazı karışık; bir hafta sonra o konuşmayı bulmak neredeyse imkansız hale geliyor, aranan bilgi genelde silinmiş bir grupta kalıyor.
- Yarı mamul stok sayımı tutmuyor. Depoda olmayan mal fasonda, fasondaki mal da hiçbir sistemde görünmediği için kayıttaki miktar ile sahadaki gerçek arasındaki fark sürekli büyüyor.
- Fiyat güncellemesi sözlü yapılıyor. Yeni fiyat ne zaman başladı, hangi partiye eski hangi partiye yeni fiyat uygulanacak konusunda iki taraf farklı şey hatırlıyor.
- Bütün bu bilgiyi bilen bir usta var ve o usta olmadan iş yürümüyor. Bu, sadakat meselesi değil kayıt meselesi; kayıt olmadığı için bilgi kurumda değil kişide duruyor.
Çıkışı, dönüşü ve arasındaki farkı ölçen bir sistem
Fason takip aslında tek bir soruyu her an cevaplayabilmektir: hangi mal, hangi miktarda, kimde ve ne zamandan beri duruyor. Bunun için ne büyük bir ERP kurulumuna ne de atölyeye bilgisayar koymaya gerek var. Çıkış anında bir kayıt, dönüş anında bir kayıt ve aradaki farkın kurala göre değerlendirilmesi yeterli. Sistem, ay sonunda hesabı sizin yerinize yapmak için değil, hesap zamanı geldiğinde tartışılacak bir şey kalmaması için kurulur.
| Yaklaşımımız | Pratikte ne demek |
|---|---|
| QR ve barkodlu çıkış ve dönüş fişi | Mal atölyeye çıkarken telefondan veya terminalden kayıt açılır: ürün, parti, miktar, tartı değeri, atölye ve tarih. Dönüşte aynı parti okutulur ve gelen miktar girilir. Kağıt fiş yerine zaman damgalı, fotoğraflı ve geri dönüp bakılabilen bir kayıt kalır. Kamyonete yüklenen malın listesi de aynı kayıttan çıkar, çıkış kapısındaki görevli ayrı bir defter tutmaz. |
| Fire ve kalite reddinin kurala bağlanması | Her ürün ve işlem tipi için kabul edilebilir fire oranı sisteme yazılır. Dönen mal bu oranın dışına çıkarsa kayıt otomatik olarak işaretlenir ve nedeni sorulur. Kalite reddi ayrı bir kalem olarak, fotoğraf ve sebep koduyla kaydedilir; böylece ay sonunda tartışılan şey kimin ne hatırladığı değil, sistemde duran veri olur. |
| Hakediş ve mutabakatın otomatik çıkması | Kabul edilen miktar, birim fiyat, fire kesintisi, kalite kesintisi ve verilen avans üzerinden atölye hakedişi hesaplanır. Atölyeci kendi ekranından aynı dökümü görür, itirazı varsa kalem bazında yapar. Ay sonu Excel'ini yeniden kurma işi ortadan kalkar; hakediş, ay boyunca zaten oluşmuş kayıtların toplamıdır. |
| Atölye için sade mobil ekran | Atölye tarafında karmaşık bir program yok. Telefonda açılan, kendisine gelen işleri, teslim edeceği miktarı ve hakediş dökümünü gösteren tek bir ekran var. Sadece kendi verisini görür, başka atölyenin fiyatını veya işini görmez. Bilgisayar kullanmayan atölyeci için tasarımın ölçüsü şudur: iki dokunuşta bitmiyorsa yanlış tasarlanmıştır. |
| Termin, kapasite ve nerede kaldı panosu | Hangi partinin hangi atölyede, kaç gündür beklediğini gösteren tek bir pano. Termin yaklaşan işler önce görünür, geçenler ayrı işaretlenir. Böylece gecikme müşterinin telefonuyla değil, kendi ekranınızdan öğrenilir ve müdahale için zaman kalır. |
| Fasondaki stokun muhasebeye bağlanması | Fasondaki mal görünmez bir stok olmaktan çıkar; emanet stok olarak takip edilir ve mevcut ERP'nizle eşleştirilir. Logo, Mikro veya Netsis omurganıza dokunmadan, entegrasyon köprüsüyle miktar ve maliyet tarafını besleriz. Sayımdaki kronik fark böylece açıklanabilir hale gelir. |
Kurulumu nasıl yaparız
- 01
Çıkış kapısında ve atölyede gözlem
Önce fabrikanın mal çıkış noktasında dururuz: tartı nerede, fişi kim yazıyor, kamyonete ne zaman yükleniyor. Sonra iki üç atölyeye gider, tezgahın başında işin gerçekte nasıl yürüdüğüne bakarız. Başpınar ile Şehitkamil arasındaki bu iki durak aynı gün içinde yapılabiliyor; sistemi bu noktaları görmeden tasarlamak, sahada kullanılmayacak bir ekran yapmak demektir.
- 02
Fire, fiyat ve kesinti kurallarının yazılması
Ürün bazında kabul edilebilir fire, birim fiyatlar, kalite kesintisi ve avans kuralları birlikte yazılı hale getirilir. Bu adım yazılımdan çok ticari bir çalışmadır ve genelde en faydalı kısımdır; çünkü çoğu firmada bu kurallar ilk kez burada yazıya döküldüğü için kendi içindeki çelişkiler de ilk kez görülür.
- 03
Üç atölyeyle pilot
Bütün atölyelerle birden başlamayız. En çok iş verdiğiniz ve iletişimi en kolay üç atölyeyle bir ay boyunca hem sistem hem eski yöntem paralel yürür. Ay sonunda iki hesap karşılaştırılır; sistem doğru sonucu verene kadar yaygınlaştırma yapılmaz.
- 04
Yaygınlaştırma ve atölye eğitimi
Pilot tuttuktan sonra diğer atölyeler kademeli eklenir. Eğitimi atölyeye giderek, kendi telefonlarıyla ve kendi işleri üzerinden veririz; salonda toplu anlatım yerine tezgah başında on dakika daha kalıcı oluyor. Direnç genelde teknolojiden değil, hesabın görünür hale gelmesinden kaynaklanır ve bunu baştan konuşmak gerekir.
- 05
Ay sonu kapanışında yanınızda olmak
İlk iki ay sonu kapanışında biz de oradayız. Hakediş dökümünü birlikte kontrol eder, itiraz gelen kalemleri sistemin nasıl hesapladığını gösteririz. Kural yanlış yazılmışsa düzeltiriz. Bir fason sisteminin gerçek sınavı ekran tasarımı değil, ilk mutabakat toplantısıdır.
Sık sorulanlar
Atölyeci bilgisayar kullanmıyor, bunu nasıl yürüteceğiz?
Bilgisayar gerekmiyor. Atölye tarafı akıllı telefonda açılan tek bir sayfadır; kurulum yok, giriş tek seferlik bağlantıyla verilir. Ekranda sadece kendisine gelen iş, teslim edeceği miktar ve hakedişi durur. Yazı okumakta zorlanan kullanıcılar için sayı ve fotoğraf ağırlıklı bir düzen kurarız. Yine de kullanamayan atölyeler olur; onlar için fabrika tarafındaki görevli aynı kaydı çıkışta ve girişte açar, sistem bozulmaz.
Atölyede internet zayıf, kayıt kaybolur mu?
Hayır. Uygulama çevrimdışı da kayıt alacak şekilde kurulur; telefon şebekeye çıktığında kayıtlar sunucuya gider. Aynı kaydın iki kez işlenmemesi için her fiş tekil bir numarayla işaretlenir. Depo içinde ve OSB dışındaki küçük atölyelerde kapsama sorununa sık rastladığımız için bunu baştan hesaba katarız.
Otuz atölyemiz var, hepsini sisteme almak zorunda mıyız?
Hayır ve almamanızı öneririz. Doğrulamadan yaygınlaştırmak hem sizi hem atölyeleri yorar. Çoğu işletmede iş hacminin büyük kısmı az sayıda atölyede toplanıyor; oradan başlamak faydayı erken görmenizi sağlar. Kalanı ay ay eklenir, hiç eklenmeyenler için de fabrika tarafından kayıt açma yolu açık kalır.
Fasondaki mal muhasebeye nasıl yansıyacak?
Fasondaki mal emanet stok olarak ayrı takip edilir: ne kadarı çıktı, ne kadarı döndü, ne kadarı fire olarak düşüldü, ne kadarı hâlâ dışarıda. Bu miktar ve maliyet bilgisi entegrasyon köprüsüyle mevcut ERP'nize aktarılır; Logo, Mikro veya Netsis yerinde kalır, ikinci bir muhasebe sistemi kurmayız. Netsis'e dokunmadan yanına yazan bir üretim katmanı kurduğumuz iş tam olarak bu mantıkla yürüdü.
Fire oranını sistem mi belirleyecek?
Hayır, kararı siz verirsiniz. Sistem yalnızca sizin yazdığınız kuralı uygular ve sapmaları görünür kılar. Zaten değerli olan kısım da bu: ilk aylarda biriken veri, kabul edilebilir fire oranını tahminle değil geçmiş kayıtlarla konuşabilmenizi sağlar. Kuralı sonradan değiştirmek serbesttir, ama değişikliğin kim tarafından ne zaman yapıldığı kayda geçer.
Atölye kendi fiyatını ve başka atölyenin işini görür mü?
Görmez. Yetki modeli baştan böyle kurulur: her atölye yalnızca kendi işini, kendi miktarını ve kendi hakedişini görür. Fabrika tarafındaki kullanıcılar rolüne göre yetkilendirilir; fiyat görme, kural değiştirme ve hakediş onaylama ayrı yetkilerdir. Kimin neyi ne zaman değiştirdiği ayrıca kayıt altına alınır.
İşin süresi ve maliyeti neye göre değişiyor?
Bunun dürüst cevabı keşiften sonra çıkar. Belirleyici kalemler şunlar: kaç atölyeyle çalışıyorsunuz, kaç farklı işlem tipi var, kalite kontrol ne kadar detaylı olacak ve mevcut ERP'ye bağlanacak mı. İşi kapsamı ve süresi baştan yazılı fazlara böleriz; pilot fazı bittiğinde elinizde gerçek veriyle çalışan bir sistem olur, devamına o zaman karar verirsiniz.
Fason verimiz kimde duruyor?
Sizde. Kimden ne fiyata iş aldığınız, hangi atölyenin ne kadar fire verdiği ve hakediş geçmişi ticari olarak hassas bir veridir; bu verinin bir tedarikçinin sunucusunda rehin kalmaması gerektiğini düşünüyoruz. Kaynak kod, veritabanı ve kurulum belgeleri size teslim edilir; ileride kendi ekibinizle veya başka bir firmayla devam edebilirsiniz.
Gaziantep'te diğer yazılım başlıkları
Bir ayın fason hesabını birlikte açalım
Geçen ayın hakediş dosyasını ve bir atölyenin çıkış dönüş kayıtlarını önümüze koyalım. Kısa bir oturumda hangi kalemin sistemle kurtarılabileceğini, hangisinin önce ticari kural yazılmadan çözülemeyeceğini birlikte görürüz. Aynı şehirdeyiz; fabrikanıza da atölyeye de gelmek bir telefon meselesi.