Bayinin kendi fiyatını gördüğü, siparişini kendi girdiği B2B portal
Siparişin telefonda ve WhatsApp'ta alındığı bir düzende satış, hatırlayan insanın hafızası kadar sağlamdır. Bayiye kendi iskontosunu, güncel stoğu ve cari bakiyesini gösteren; siparişi doğrudan ERP'nize düşüren bir portal kuruyoruz. Yurt içi bayi ağı için de, Başpınar'dan konteyner çıkaran ihracatçı için de aynı altyapı çalışır.
- Kendi saha araştırmamızda Gaziantep OSB'de kaydettiğimiz 1108 firmanın 294'ü, yani yaklaşık dörtte biri kanıtlı ihracatçı. İhracat yapan bir üreticide sipariş penceresi Gaziantep mesaisiyle sınırlı kalmaz; alıcı kendi saat diliminde, kendi dilinde sipariş girebilmek ister.
- Sektör dağılımında tekstil 257, gıda 145, plastik ve ambalaj 116, halı 107 firma ile başı çekiyor. Bunlar bayi, distribütör ve toptancı ağıyla satan, aynı müşterinin aynı ürünü tekrar tekrar sipariş ettiği yapılar; tam olarak portalın işe yaradığı satış biçimi.
- Alt kırılımda ambalaj 41, un ve değirmen 45, iplik 33 firma gibi rakamlar çıktı; bu kırılımlar tahminidir, kesin sayım değildir. Yine de tabloyu gösteriyor: Gaziantep'te satışın büyük kısmı nihai tüketiciye değil, tekrar eden kurumsal alıcıya yapılıyor.
- Araştırmada firmaların yaklaşık yüzde 51'inde kurumsal web sitesi bulduk. Site olması sipariş alabilmek anlamına gelmiyor; bu sitelerin çoğu vitrin, sipariş hâlâ telefonla ve mesajla geliyor.
- Başpınar OSB'deki tesisinize gelir, sipariş masasında bir günü izleriz. Kaç siparişin telefonda alındığını, kaçının yanlış fiyattan girildiğini, kaçının stok yüzünden geri döndüğünü konuşmadan önce görmek isteriz.
Telefonla ve mesajla sipariş almanın gerçek maliyeti
- Sipariş WhatsApp'tan geliyor; mesaj kalabalığında kayboluyor veya iki kişi aynı siparişi ayrı ayrı girip mükerrer sevkiyat çıkıyor.
- Fiyat listesi Excel'de dolaşıyor. Hangi bayinin elinde hangi sürüm var kimse bilmiyor; eski listeden sipariş geldiğinde fark tartışmaya dönüyor.
- Bayiye özel iskonto satış temsilcisinin kafasında. O kişi izne çıkınca ya da işten ayrılınca hem fiyat bilgisi hem müşteri ilişkisi onunla birlikte gidiyor.
- Bayi stoğu göremediği için elde olmayan ürüne sipariş veriyor; sonra arayıp iptal etmek ya da eksik göndermek gerekiyor. Her iki durumda da güven aşınıyor.
- İhracat müşterisi kendi saatinde sipariş girmek istiyor ama sipariş kanalı Gaziantep mesaisine bağlı. Talep, cevap beklerken soğuyor.
- Proforma, döviz kuru ve teslim şekli her seferinde elle hazırlanıyor. Aynı bilgiyi tekrar tekrar yazan bir kişi, er ya da geç bir rakamı yanlış yazıyor.
- Bayi açık hesap bakiyesini ve vadesini göremiyor. Tahsilat konuşması bu yüzden gerginleşiyor; oysa rakamı kendisi görse konuşma başka türlü başlıyor.
- Telefonda alınan sipariş, ERP'ye ikinci kez elle giriliyor. Bu ikinci giriş hem zaman yiyor hem hataların ana kaynağı oluyor.
- Palet, koli ve top gibi satış birimleriyle ERP'deki birim aynı değil; sipariş adedi ile sevk edilen miktar arasındaki fark irsaliye aşamasında ortaya çıkıyor.
- Hangi bayi neyi ne sıklıkla alıyor, hangisi üç aydır sipariş vermiyor sorusunun cevabı hiçbir yerde durmuyor; sadece temsilcinin sezgisi var.
Bayiyi bekleten değil, kendi işini gördüren bir portal
Bunu daha önce yaptık: bayilerin kendi fiyatıyla giriş yaptığı, siparişini kendi açtığı bir B2B bayilik portalını uçtan uca geliştirdik. Aşağıdaki parçalar o işten ve fabrika tarafında yürüttüğümüz entegrasyon işlerinden çıktı. Hepsi birden gerekmez; bayi sayınıza ve satış biçiminize göre seçeriz.
| Yaklaşımımız | Pratikte ne demek |
|---|---|
| Bayiye özel fiyat ve iskonto motoru | Her bayi giriş yaptığında sadece kendi fiyatını görür. Fiyat grubu, ürün bazlı iskonto, kademeli miktar indirimi ve kampanya kuralları sistemde yazılıdır. Fiyat artık dolaşan bir Excel dosyasında değil, tek bir yerde durur ve değiştirdiğiniz anda herkes için geçerli olur. |
| Gerçek zamanlı stok ve termin | Bayi sipariş verirken elde ne var, ne kadarı rezerve, üretimden ne zaman çıkacak görür. Stokta olmayan ürün için termin tarihiyle ön sipariş açılabilir. Böylece 'sipariş geçtim ama gelmedi' konuşması yerini tarih konuşmasına bırakır. |
| İhracat için çoklu dil ve döviz | Katalog ve sipariş ekranı birden çok dilde açılır, fiyat bayinin para biriminde gösterilir. Kur kaynağı ve hangi kurun geçerli sayılacağı kuralı sizin tanımınıza göre işler. Proforma, teslim şekli ve gerekli ürün bilgileri sipariş üzerinden üretilir; her ihracat siparişi için sıfırdan belge yazılmaz. |
| Cari hesap, vade ve tahsilat ekranı | Bayi bakiyesini, vadesi gelen faturasını ve ödeme geçmişini kendi ekranından görür. Kredi limiti aşıldığında sipariş akışının nasıl davranacağı, yani duracağı mı yoksa onaya mı düşeceği sizin kararınıza göre kurulur. Tahsilat takibi karşılıklı hatırlatma olmaktan çıkar. |
| ERP ve muhasebe entegrasyonu | Logo, Mikro, Netsis gibi mevcut sisteminiz yerinde kalır. Ürün, fiyat, stok ve cari oradan gelir; portalda açılan sipariş oraya sipariş olarak düşer. Aynı veriyi iki yere elle girme işi ortadan kalkar. Entegrasyonu sisteminizin izin verdiği yoldan, arayüz ya da veritabanı üzerinden kurarız. |
| Mobil sipariş ve saha temsilcisi modu | Bayi telefondan geçmiş siparişini açıp tek dokunuşla tekrarlayabilir. Saha temsilciniz ise müşteri karşısında aynı ekrandan, bayinin adına sipariş girebilir. Ziyaret sonrası ofise dönüp siparişi yeniden yazma adımı kalkar. |
Portal nasıl kuruluyor
- 01
Satış düzeninin çıkarılması
Bayi tipleriniz, fiyat gruplarınız, iskonto mantığınız ve istisnalarınız masaya yatırılır. Bu adımda çoğu firmada fiyat kuralları ilk kez yazılı hale gelir; portal kurulmasa bile bu çıktı elinizde kalır.
- 02
Veri hazırlığı ve ERP bağlantısı
Ürün kartları, birim, koli içi adet, palet katı, görsel ve stok verisi gözden geçirilir. Eksik ve tutarsız kayıtlar bu aşamada temizlenir, çünkü portal ERP'deki veriyi bayinin gözüne doğrudan gösterir. Sonra çift yönlü entegrasyon kurulur.
- 03
Pilot bayilerle canlı deneme
Portal önce sınırlı sayıda bayiyle açılır. Genelde en çok sipariş veren ve en çok soru soran bayiler seçilir; ikisi de farklı şeyler öğretir. Gelen geri bildirimle ekran ve akış sadeleştirilir.
- 04
Tüm bayi ağına açılış
Bayilere kısa bir kullanım anlatımı ve giriş bilgileri gönderilir. Geçiş döneminde telefonla gelen siparişi de biz portala girer, bayinin ekranında sonucunu göstererek alışkanlığı taşırız. Telefon kanalını bir günde kapatmayız.
- 05
Ölçme, bakım ve geliştirme
Hangi bayi portalı kullanıyor, hangisi hâlâ telefonda, hangi ürün sepette kalıyor takip edilir. Bakım ve destek anlaşmasıyla devam eder, yeni pazar veya yeni dil gerektiğinde ekleriz.
Sık sorulanlar
Bayilerim WhatsApp'a alışkın, portalı kullanırlar mı?
Bu sorunun cevabı portalın bayiye ne kazandırdığında saklı. Bayi kendi fiyatını, stoğu, siparişinin nerede olduğunu ve bakiyesini görebiliyorsa portalı kullanmak onun için de hızlıdır. Bu yüzden geçişi zorlamayla değil kademeli yaparız: önce pilot bayiler, sonra geçiş döneminde telefonla gelen siparişi biz portala girip sonucu bayiye gösteririz. Alışkanlık, ekran işe yarayınca değişmeye başlar.
Fiyat listem rakiplerime sızar mı?
Portal herkese açık bir vitrin değildir. Her bayi kendi kullanıcısıyla girer ve yalnızca kendisine tanımlı fiyatı görür; başka bir bayinin iskontosunu göremez. Fiyat görünürlüğü, giriş yapmayan ziyaretçi için tamamen kapatılabilir. Kimin ne zaman hangi ekranı gördüğü de kayıt altında tutulur.
Zaten e-ticaret sitemiz var, buna ayrıca gerek var mı?
Perakende site ile bayi portalı farklı işler yapar. Perakendede tek fiyat, sepet ve kartla ödeme vardır; bayi tarafında ise müşteriye özel fiyat, kademeli iskonto, koli ve palet katları, kredi limiti, açık hesap ve vade vardır. Perakende altyapısını bayi düzenine zorlamak genelde iki tarafı da bozar. İhtiyaca göre ikisi aynı ürün ve stok kaynağını paylaşacak biçimde bağlanabilir.
ERP'mizi değiştirmemiz gerekir mi?
Hayır. Muhasebe omurganız aynen kalır. Portal, ürün ve stok bilgisini oradan alır, açılan siparişi oraya yazar. Entegrasyonu sisteminizin izin verdiği yoldan, arayüz ya da veritabanı üzerinden kurarız. Uygun bir yol yoksa bunu baştan söyler, alternatifi ve sınırlarını açıkça yazarız.
İhracat müşterilerimiz için dil ve döviz nasıl çözülüyor?
Katalog, sipariş ekranı ve bildirim metinleri birden çok dilde tutulur; bayi kendi diline göre görür. Fiyat kendi para biriminde gösterilir, hangi kurun ve hangi tarihin geçerli sayılacağı kuralı sizin belirlediğiniz gibi işler. Proforma ve teslim şekli sipariş üzerinden üretilir, böylece dış ticaret masasında aynı bilgiyi yeniden yazma yükü kalkar.
Bunu daha önce yaptınız mı?
Evet. Bayilerin kendi fiyatıyla giriş yapıp siparişini kendi açtığı bir B2B bayilik portalını uçtan uca geliştirdik. Ayrıca fabrika tarafında ERP yanında çalışan entegrasyon katmanları, üretim takip ve yönetim panelleri kurduk; portalın arkasındaki stok ve sipariş bağlantısı tam olarak bu deneyimden geliyor. Müşteri adı vermiyoruz, referans anlatımını da rakamla süslemiyoruz.
Ne kadar sürer, hangi noktadan başlamak mantıklı?
Süre bayi sayısına değil, ürün verinizin ve entegrasyonun durumuna bağlıdır. En çok zaman ürün kartlarının, birimlerin ve koli içi adetlerin düzeltilmesinde geçer. Bu yüzden işi keşifle başlatır, veri hazırlığını ayrı bir adım olarak planlar ve pilot bayilerle canlıya çıkarız. Baştan gün sayısı söyleyen bir teklif, çoğunlukla bu adımı görmemiş demektir.
Portal ve içindeki veri kimin olacak?
Kaynak kod ve veri sizindir. Kurulum kendi sunucunuzda ya da seçtiğiniz bir sağlayıcıda olabilir. Bayi listeniz, fiyatlarınız ve sipariş geçmişiniz sizin ticari varlığınızdır; bir tedarikçinin sistemine kilitlenmesi doğru olmaz.
Gaziantep'te diğer yazılım başlıkları
Bayilerinizin kaç siparişi hâlâ telefonda alınıyor
Sipariş masanızda bir gün geçirelim: kaç sipariş mesajla geldi, kaçı yanlış fiyattan girildi, kaçı stok yüzünden geri döndü birlikte sayalım. Rakamı gördükten sonra portalın size değip değmeyeceğine siz karar verin. Başpınar OSB ve Şehitkamil'e geliriz.