Yenileme tarihleri kaçıyor
Poliçe bitiş tarihleri Excel'de ya da temsilcinin aklında tutuluyor. Yoğun bir telefon trafiğinde gözden kaçan tek bir poliçe rakip acenteye gidiyor ve portföy sessizce eriyor.
Pan Enterprise Solutions
Sigorta Acenteniz için CRM ve Poliçe Takip Yazılımı
Acentenizin tüm müşteri ve poliçe geçmişini, yenileme tarihlerini ve komisyon hesabını dağınık Excel dosyalarından çıkarıp tek bir sistemde toplarız. Hangi poliçenin ne zaman yenileneceğini, hangi tekliflerin beklediğini ve hangi primin ne zaman tahsil edileceğini herkesin aynı ekrandan gördüğü bir yapı kurarız. Kurulum sahada başlar: önce çalışma düzeninizi dinler, sonra ona göre sistemi kurarız.
Sahadaki Gerçek Sorunlar
Sigorta acentelerinin en sık yaşadığı sorunlar
Portföy personelin kafasında
Bir temsilci işten ayrıldığında onun takip ettiği müşterilerin geçmişi, görüşme notları ve yenileme bilgisi de beraberinde gidiyor. Kurumsal hafıza kişiye bağımlı kalıyor.
Komisyon hesabı belirsiz
Hangi şirketten ne kadar komisyon beklendiği, hangi primin tahsil edildiği el yordamıyla tutuluyor. Dönem sonunda rakamlar tutmuyor, hak edilen komisyon net görülemiyor.
Teklifler havada kalıyor
Verilen teklifin akıbeti takip edilmiyor. Bekleyen iş mi yoksa kaybedilen iş mi belli olmadığı için zamanında geri dönüş yapılmıyor ve hazır talepler boşa gidiyor.
Aynı müşteri birden çok yerde
Müşterinin trafiği bir dosyada, kaskosu başka yerde, DASK'ı bir defterde duruyor. Tek müşterinin toplam portföyü görülemediği için çapraz satış fırsatları fark edilmiyor.
Çağrı ve görüşme kaybı
Müşteriyle ne konuşulduğu, ne sözü verildiği kayıt altında değil. Aynı konu defalarca konuşuluyor, verilen sözler unutuluyor ve müşteri güveni zedeleniyor.
Yönetim körlüğü
Acente sahibi aylık üretimi, yenileme oranını ve hangi temsilcinin ne kadar iş ürettiğini net bir rakamla göremiyor. Kararlar veriye değil sezgiye dayanıyor.
Hizmet Kapsamı
Acentenize özel kurulan modüller
Sigorta acentesi operasyonuna özel olarak tasarlanan, sahada gördüğümüz çalışma düzenine göre kurulan modüller. Hazır paket değil; sizin akışınıza oturan bir yapı.
01
Müşteri ve Poliçe Kayıt Sistemi
Her müşterinin tüm poliçeleri (trafik, kasko, DASK, sağlık, konut, ferdi kaza, işyeri) tek kart altında toplanır. Geçmiş yenilemeler, hasar dosyaları ve iletişim kayıtları aynı yerde görünür.
Hizmet detayı → 02Yenileme Hatırlatma Motoru
Bitiş tarihinden geri sayan otomatik uyarılar kurulur. Poliçe türüne göre kademeli hatırlatma (30 gün, 7 gün, son gün) çalışır ve sorumlu temsilcinin görev listesine düşer.
Hizmet detayı → 03Prim ve Komisyon Takibi
Şirket bazında komisyon oranları tanımlanır; beklenen prim, tahsil edilen prim ve hak edilen komisyon otomatik hesaplanır. Dönem sonu komisyon raporu tek tıkla çıkar.
Hizmet detayı → 04Teklif Hunisi Yönetimi
Gelen taleplerin teklif aşamasından poliçeye dönüşüne kadar izlenmesi. Bekleyen, onaylanan ve kaybedilen teklifler nedenleriyle birlikte takip edilir, geri dönüş fırsatları kaçmaz.
Hizmet detayı → 05Çağrı ve Görüşme Kaydı
Telefon ve WhatsApp görüşmeleri müşteri kartına not olarak işlenir, hatırlatma kurulur. Ekip, müşteriyle daha önce ne konuşulduğunu görerek konuşur; personel arası devir-teslim netleşir.
Hizmet detayı → 06Çoklu Sigorta Şirketi Yönetimi
Birden fazla şirketle çalışan acentelerde poliçeler şirket bazında ayrıştırılır. Oran, evrak ve komisyon takibi her şirket için ayrı ama tek panelden yönetilir.
Hizmet detayı → 07Rol ve Yetki Yönetimi
Acente sahibi, müdür ve müşteri temsilcisi için ayrı görüş ve işlem yetkileri tanımlanır. Kimin hangi müşteriye baktığı ve hangi veriyi görebildiği net olur.
Hizmet detayı → 08Raporlama ve Yönetim Paneli
Aylık üretim, yenileme oranı, portföy dağılımı ve personel performansını gösteren yönetim ekranı. Acente sahibi kararı sezgiyle değil rakama bakarak verir.
Hizmet detayı → 09Mevcut Sistemlerle Entegrasyon
Kullandığınız sigorta şirketi ekranlarından veya poliçe üretim panellerinden veri aktarımı için entegrasyon yapısı kurulur. Kapsam, projeye göre saha keşfinde netleşir.
Hizmet detayı → Bağlandığımız Sistemler
Acente ekosisteminde çalıştığımız araçlar
Sigorta şirketi üretim panelleri Acentenin çalıştığı şirketlerin poliçe üretim ekranlarından veri aktarımı (kapsam keşifte netleşir).
Excel ve mevcut poliçe dosyaları Hâlihazırdaki portföyün düzenli aktarımı ve sisteme taşınması.
WhatsApp Business Müşteri görüşmelerinin kayda alınması ve hatırlatma akışları için.
E-posta ve SMS sağlayıcıları Yenileme ve tahsilat hatırlatmalarının otomatik gönderimi için.
e-Devlet / SBM ekranları Manuel sorgulanan poliçe ve trafik verilerinin tek noktada toplanması (manuel akış destekli).
Muhasebe yazılımı Tahsilat ve komisyon kayıtlarının muhasebeye aktarımı için entegrasyon noktası.
Tek panel Müşteri, poliçe ve komisyon aynı ekranda
Kademeli 30 / 7 / son gün yenileme hatırlatması
Saha keşfi Kurulum çalışma düzeninizi dinleyerek başlar
Role özel Sahip, müdür ve temsilci için ayrı yetki
Sık Sorulan Sorular
Acente sahiplerinin merak ettikleri
Hazır bir paket mi kuruyorsunuz, yoksa bize özel mi geliştiriyorsunuz?
Önce sahada keşif yapar, mevcut Excel ve dosya düzeninizi inceler, çalışma akışınızı dinleriz. Sistemi sizin operasyonunuza göre kurarız; bir başka acentenin akışına göre tasarlanmış hazır kalıbı zorla oturtmayız.
Mevcut Excel ve poliçe dosyalarımız sisteme aktarılabilir mi?
Evet. Hâlihazırdaki müşteri ve poliçe verileriniz düzenlenip sisteme taşınır. Geçmiş yenilemeler ve portföy bilgisi kaybolmadan tek yapıya aktarılır; sıfırdan veri girişi yapmak zorunda kalmazsınız.
Yenileme hatırlatmaları nasıl çalışıyor?
Her poliçe için bitiş tarihinden geri sayan otomatik uyarılar kurulur. Poliçe türüne göre kademeli hatırlatma (örneğin 30 gün, 7 gün ve son gün) çalışır ve uyarı, o müşteriden sorumlu temsilcinin görev listesine düşer.
Birden fazla sigorta şirketiyle çalışıyoruz, sistem buna uygun mu?
Evet. Poliçeler şirket bazında ayrıştırılır; her şirket için komisyon oranı, evrak ve tahsilat ayrı tanımlanır. Hepsini tek panelden yönetir, beklenen ve hak edilen komisyonu şirket bazında görürsünüz.
Bir temsilcimiz ayrılırsa portföyü ve görüşme geçmişi kayboluyor mu?
Hayır. Tüm müşteri, poliçe ve görüşme geçmişi sistemde tutulur. Yeni temsilci, müşterinin tam geçmişini ilk ekranda görerek kaldığı yerden devam eder; kurumsal hafıza kişiye bağımlı kalmaz.
Kurulum ne kadar sürer ve nasıl bir süreç işliyor?
Süreç ücretsiz saha keşfiyle başlar. Çalışma düzeninizi inceledikten sonra net bir kapsam ve yol haritası sunarız. Süre, kapsam ve şirket entegrasyonlarının büyüklüğüne göre değişir; bunu keşif sonrası şeffaf biçimde paylaşırız.
Ücretsiz Keşif
Acentenize özel poliçe takip ve CRM yapısını birlikte çıkaralım
Acentenizin çalışma düzenini dinleyip size özel bir poliçe takip ve CRM yapısı kurarız. Önce sahada keşif yapar, mevcut Excel ve dosya düzeninizi inceler, sonra net bir kapsam ve yol haritası sunarız.