İlanın hazırlanmasından teklife ve işe başlama devrine kadar tüm aday sürecini tek akışta yürüten bir sistem kurarız. Başvurular hangi kanaldan gelirse gelsin aranabilir bir havuzda birikir, değerlendirme ortak forma yazılır, saklama süresi ve imha kayda geçer.
Bir işletmede işe alım genellikle acil bir ihtiyaçla başlar: birisi ayrılmıştır, sipariş artmıştır ya da yeni bir hat açılmıştır. Bu andan itibaren özgeçmişler dört beş ayrı yerden gelir; İK'nın e-posta kutusuna, ilan sitesinin paneline, WhatsApp'a, tanıdık üzerinden elden, bazen de kapıya bırakılmış kâğıt olarak. Her kanal ayrı bir yerde birikir ve hiçbiri diğerini görmez. Pozisyon kapandığında bu yığın olduğu yerde kalır; altı ay sonra aynı pozisyon yeniden açıldığında arama sıfırdan başlar. Oysa aranan kişi çoğu zaman geçen turda başvuranların arasındadır; kimse onu bulamaz, çünkü kayıt aranabilir değildir ve kimsenin sahibi yoktur.
İkinci sorun sürecin görünmezliğidir. Hangi adayın hangi aşamada olduğu, kimin görüşme yaptığı, neden elendiği ve teklifin nerede beklediği çoğu zaman yalnızca bir kişinin aklındadır. Departman yöneticisi o adayı beğenmiştim der, İK'nın kaydında böyle bir not yoktur. Görüşmeye gelen adayların bir kısmına hiç dönüş yapılmaz; bu, ilan verilen her turda işveren itibarını biraz daha yıpratır. Kadro tarafı da benzer şekilde belirsizdir: alımın kimin talebiyle açıldığı, hangi bütçeye yazıldığı ve kimin onayladığı sonradan sorulduğunda cevap aranır. Süreç kötü olduğu için değil, hiçbir yerde yazılı olmadığı için takip edilemez.
Aday takip sistemi (ATS) bu dağınıklığı tek bir akışa alır. İlan tek yerden hazırlanır, başvurular kanalı ne olursa olsun aynı havuza düşer ve aynı kişinin farklı kanallardan gelen kayıtları birleşir. Özgeçmişten gelen bilgiler yapılandırılmış alanlara çıkarılır; böylece havuz gerçekten aranabilir hale gelir: hangi makineyi kullanmış, hangi ilçede oturuyor, hangi vardiyada çalışabiliyor. Süreç aşamalara ayrılır; her adayın hangi aşamada olduğu, kimin değerlendirdiği ve hangi gerekçeyle ilerlediği kayıt altındadır. Mülakat notu herkesin kendi defterine değil ortak bir değerlendirme formuna yazılır. Teklif verildiğinde şartlar kayda geçer; aday kabul ettiğinde dosya işe başlama tarafına, yani İK sistemine devredilir.
Bu sayfada iki sınırı açıkça yazıyoruz. Birincisi: özgeçmiş ayrıştırma yararlı bir kolaylıktır ama hatasız değildir; serbest biçimli belgelerde alanlar yanlış okunabilir, bu yüzden çıkarılan bilgi her zaman düzeltilebilir kalır ve doğrulama insandadır. İkincisi: adayı yazılım elemez. Otomatik puanlamayı tek başına karar mekanizması yapmak hem yanlış kişileri eler hem de geçmiş verideki önyargıyı sessizce sürdürür; sistem listeyi kısaltmak ve kararın gerekçesini kayda geçirmek için vardır, kararın sahibi işe alan yöneticidir. Üçüncü bir konu da baştan konuşulmalıdır: aday verisi süresiz saklanamaz. Hangi verinin ne kadar tutulacağı ve rızanın nasıl alınacağı KVKK tarafında tanımlanmalıdır; sistem bu kararı uygular ve imhayı kayda geçirir.
Vardiyalı çalışan, devir hızı yüksek ve neredeyse her ay ilan veren fabrikalar. Bu işletmelerde asıl kazanç, geçmiş başvuranların aranabilir bir havuzda birikmesidir; yeni pozisyon açıldığında ilan vermeden önce bakılacak bir yer olur ve daha önce görüşülmüş adaylara aynı gün içinde dönülebilir.
Farklı departmanlar için eş zamanlı alım yapan işletmeler. Pozisyon sayısı arttıkça hangi adayın nerede olduğunu e-posta ve tablo ile takip etmek mümkün olmaktan çıkar. Aşamalı bir akış hem beklemede unutulan adayları hem de iki kişinin aynı adayı ayrı ayrı aramasını önler.
İK'nın koordinasyon yaptığı, görüşmeleri ise departman yöneticilerinin yaptığı yapılar. Değerlendirmenin ortak bir forma yazılması, adayların aynı ölçütlerle karşılaştırılmasını sağlar; sözlü izlenim düzeyinde kalan kararlar yazılı bir gerekçeye dönüşür ve sonradan sorulduğunda bakılacak bir kayıt olur.
Denetime giren, çok sayıda başvuru alan ve kişisel veri sorumluluğunun farkında olan işletmeler. Yıllardır e-posta kutusunda biriken özgeçmişler yönetilmemiş bir yığındır; saklama süresi tanımlı, rızası kayıtlı ve imhası izlenebilir bir havuz bu riski somut biçimde azaltır.
| Yetenek | Ne sağlar |
|---|---|
| İlan yönetimi ve tek başvuru havuzu | İlan metni pozisyon şablonundan hazırlanır; kariyer sayfanızdaki form, QR kodla saha başvurusu, e-posta ve ilan sitelerinden gelen kayıtlar aynı havuza düşer. Hangi kanaldan kaç başvuru geldiği ve hangisinin işe alımla sonuçlandığı görülür. Böylece bir sonraki turda hangi kanala bütçe ayrılacağı tahminle değil kayıtla kararlaştırılır. |
| Aday havuzu, arama ve mükerrer kayıt birleştirme | Aynı kişinin farklı kanallardan gelen başvuruları tek profilde birleşir; geçmiş görüşmeler, notlar ve yazışmalar o profilde durur. Havuz; deneyim, kullandığı makine, yetkinlik, ikamet ilçesi ve vardiya uygunluğu gibi alanlarla aranabilir. Daha önce görüşülmüş bir adaya yeniden dönmek, yeni ilan vermekten hem hızlı hem ucuzdur. |
| Özgeçmiş ayrıştırma ve yapılandırılmış profil | Gelen özgeçmişlerden iletişim bilgisi, eğitim, deneyim ve yetkinlik alanları çıkarılıp yapılandırılmış alanlara yazılır; taranmış belgelerde metin tanıma kullanılır. Çıkarılan her alan düzeltilebilir ve hangi belgeden geldiği görülebilir. Bu adımın amacı veri girişini azaltmaktır; adayı değerlendirmek ya da elemek değildir. |
| Talep, kadro onayı ve aşamalı süreç | Alım talebi departmandan açılır, kadro ve bütçe onayı tanımlı bir zincirden geçer. Onaylanan pozisyon için süreç aşamalara ayrılır: ön değerlendirme, telefon görüşmesi, teknik mülakat, referans ve teklif. Her adayın hangi aşamada ve ne kadar süredir beklediği görünür; takılan adımlar ayrı bir listeye düşer. |
| Mülakat planı ve ortak değerlendirme formu | Görüşme takvimi ilgili yöneticiyle paylaşılır, davet ve hatırlatma otomatik gider. Değerlendirme, pozisyona göre tanımlanmış ortak bir forma yazılır ve her görüşmeci kendi notunu ayrı doldurur. Böylece adaylar aynı ölçütlerle karşılaştırılır; karar sonradan sorulduğunda gerekçesi hafızada değil kayıtta bulunur. |
| Teklif, ret ve aday iletişimi | Teklif şartları kayda geçer, onay zincirinden geçer ve adaya iletilir; kabul, ret ve pazarlık adımları aynı kayıtta izlenir. Olumsuz sonuçlanan adaylara dönüş şablonlarla ve toplu olarak yapılabilir, böylece kimseye dönülmeden kapanan pozisyon kalmaz. Yazışma e-posta, SMS veya WhatsApp üzerinden yürür ve aday profilinde birikir. |
| İşe başlama devri ve saklama kuralları | Kabul eden aday, personel kaydına dönüştürülerek işe giriş kontrol listesine devredilir; evrak, zimmet ve oryantasyon adımları oradan yürür, aynı bilgi ikinci kez girilmez. Aday verisi için tür bazında saklama süresi tanımlanır; süre dolduğunda kayıt imha edilir veya anonimleştirilir ve bu işlem denetim izinde görünür. |
Hangi pozisyonların ne sıklıkla açıldığını, başvuruların hangi kanallardan geldiğini, kimin görüşme yaptığını ve kararın nasıl verildiğini birlikte çıkarırız. Mavi yaka ile beyaz yaka alımının akışı çoğu işletmede farklıdır; bu ayrımı baştan netleştirmek, sonradan iki ayrı sistem kurmaya çalışmaktan çok daha ucuzdur.
Pozisyon tiplerine göre aşamalar, sorumlular ve değerlendirme ölçütleri tanımlanır. Form sorularını birlikte yazarız; işe alan yöneticinin gerçekten baktığı şey ile forma yazılan ölçüt aynı olmalıdır, aksi halde form doldurulmaz ve sistem ilk aylarda terk edilir. Kadro talebi ve onay zinciri de bu adımda kurulur.
Kariyer sayfası formu, QR ile saha başvurusu ve e-posta kanalı bağlanır. İlan sitelerinden aktarımın hangi yöntemle mümkün olduğu platform platform incelenir ve sonuç olduğu gibi bildirilir. Elde biriken eski özgeçmişlerin havuza taşınıp taşınmayacağına, rıza ve saklama durumu değerlendirilerek karar verilir.
Sistem önce tek bir açık pozisyonda uçtan uca çalıştırılır: ilan, başvuru, görüşme, karar ve devir. Gerçek kullanımda hangi alanın gereksiz, hangi adımın eksik olduğu görülür ve akış sadeleştirilir. Pilot tamamlanmadan tüm pozisyonlara açmayı önermiyoruz; ilk turda çıkan düzeltmeler genelde en değerli olanlardır.
Aday verisi için saklama süreleri ve imha kuralları devreye alınır, kimin hangi adayı görebileceği netleştirilir. Ekibe devir yapılır; yeni pozisyon tipinin nasıl tanımlanacağı, formların nasıl güncelleneceği ve havuzun nasıl temiz tutulacağı yazılı bırakılır. Sonrasında bakım ve destek SLA kapsamında yürür.
Okur, elemez. Sistem özgeçmişten iletişim, eğitim, deneyim ve yetkinlik alanlarını çıkarır ve adayları tanımladığınız ölçütlere göre sıralayabilir; ancak eleme kararını yazılıma bırakmayı önermiyoruz. Otomatik puanlama hem serbest biçimli belgelerdeki okuma hatalarını taşır hem de geçmiş verideki önyargıyı sessizce sürdürür. Sistemin işi bakılacak listeyi kısaltmak ve kararın gerekçesini kayda geçirmektir; kararın sahibi işe alan yöneticidir.
Bu tamamen platforma bağlıdır ve baştan söylemek doğru olur. Bazı kariyer siteleri kurumsal müşterilerine entegrasyon imkânı sunar; bazıları sunmaz ya da ayrı bir sözleşme ister. Entegrasyonun mümkün olmadığı kanallarda ilan elle verilir, başvurular ise e-posta veya dosya aktarımıyla havuza alınır. Hangi platformla ne düzeyde çalışılabileceğini keşifte tek tek inceler, sonucu olduğu gibi bildiririz; olmayan bir entegrasyonu var göstermeyiz.
Bu bir hukuki karardır ve süreyi biz belirlemeyiz. Aday verisi kişisel veridir; hangi verinin ne kadar tutulacağı, açık rızanın nasıl alınacağı ve aydınlatma metninin içeriği veri sorumlunuz ve avukatınız tarafından belirlenir. Sistemin görevi bu kararı uygulamaktır: rıza kaydını tutar, süresi dolan kayıtları imha eder veya anonimleştirir ve yapılan işlemi denetim izinde bırakır. Bugün e-posta kutusunda süresiz biriken özgeçmişler bu açıdan yönetilmemiş bir risktir.
Mavi yaka alımında bu çok yaygın bir durumdur. Kapıda veya İK ofisinde tablet ya da kiosk üzerinden kısa bir başvuru formu doldurulabilir; QR kodla telefondan giriş yapılabilir. Kâğıt başvuru devam ediyorsa form taranıp havuza eklenir ve alanları oradan çıkarılır. Amaç adayı bir uygulamayı kullanmaya zorlamak değil, başvurunun hangi yolla gelirse gelsin aranabilir tek bir kayda dönüşmesidir.
Sıralama işletmeye göre değişir. Alım hacminiz yüksek ve asıl acınız aday takibiyse aday takip sistemiyle başlamak mantıklıdır; bu sistem tek başına da çalışır. Ancak işe alınan kişinin özlük dosyası, belgeleri ve izin takibi hâlâ dağınıksa kazanç yarım kalır, çünkü devir edilecek yer yoktur. Genel önerimiz personel kaydını sağlama alıp aday takibini hemen ardından bağlamaktır; doğru sıraya keşifte mevcut yükünüze bakarak karar veririz.
Pozisyon şablonları ve kadro onay akışı; tüm kanalları toplayan tek aday havuzu ve aranabilir aday profilleri; özgeçmişten çıkarılmış, düzeltilebilir alanlar; aşamalı süreç takibi ve bekleyen aday listeleri; mülakat planı ile ortak değerlendirme formları; teklif ve ret iletişimi; işe başlama devri; saklama süresi ve imha kayıtları. Kaynak kod, veritabanı ve doküman dahil üretilen her şey sizindir.
30 dakikalık keşif görüşmesinde ihtiyacınızı dinler, özele mi yoksa hazır çözüme mi ihtiyacınız olduğunu dürüstçe söyleriz.
Deponuzdaki her rafı ve gözü adresler, her hareketi barkodla kayda alırız. Mal kabulden yerleştirmeye, toplama rotasından sevkiyat kontrolüne kadar akış el terminalinden yürür; ERP'nizdeki miktar bilgisinin altına malın fiziksel yerini ve kim tarafından ne zaman taşındığını ekleriz.
Detay →Giriş, proses ve son kontrol kayıtlarını sahada tabletten alır; uygunsuzluk çıktığında malı karantinaya alır, DÖF/CAPA akışını başlatır ve kapanışını takip ederiz. Ölçüm, sertifika ve onaylar parti bazında birikir; ISO 9001 denetimine geriye dönük klasör derleyerek değil, hazır dosyayla girersiniz.
Detay →Ürün ağacınızı (BOM) esas alarak hangi malzemeden ne kadar ve ne zaman gerektiğini hesaplar; mevcut stok, açık siparişler ve tedarik sürelerini düşerek satın almaya tarihli sipariş önerisi çıkarırız. MRP II katmanıyla aynı planı makine kapasitesi ve iş gücü açısından da sınarız.
Detay →Bayinin, galerinin ve yetkili servisin kendi işini yürüttüğü yazılımı kuruyoruz: araç veya ürün stoğu, showroom satış süreci, servis randevusu ve iş emri, garanti talebi ile üretici tarafındaki sistemlerle entegrasyon tek yapıda birleşir. Mevcut muhasebe programınız yerinde kalır, kaynak kod sizindir.
Detay →Satışın bayi, distribütör ve çözüm ortağı üzerinden yürüdüğü firmalar için kanal yazılımı kuruyoruz: iş ortağı kaydı ve seviyelendirme, hedef ve prim hesabı, lead paylaşımı ve çakışma önleme, pazarlama malzemesi ile eğitim ve sertifikasyon takibi tek yerde toplanır.
Detay →Plasiyer ve saha ekibinin işini telefondan yürüten bir sistem kuruyoruz: rota ve ziyaret planı, mobil sipariş, sahada tahsilat, raf ile rakip fotoğrafı ve hedef takibi tek uygulamada birleşir. Uygulama internet olmadan da çalışır, bağlantı geldiğinde kendi kendine eşitlenir.
Detay →
