Teklif, proje, zaman kaydı, hakediş ve fatura zincirini tek kayıt üzerinde birleştiririz. Ajans, danışmanlık, mühendislik ve yazılım firmalarında kimin hangi işe ne kadar zaman verdiği, kaynak doluluk oranı ve proje kârlılığı iş bittikten sonra değil, iş sürerken görünür hâle gelir.
Hazırlayan: Pan Innovation House, Gaziantep merkezli yazılım şirketi · Son gözden geçirme:
Fiyatı mı soracaksınız? Kapsamı kısa bir görüşmede dinler, bütçe çerçevesini ve süreyi yazılı olarak paylaşırız. Tüm yazılım türleri
Bir hizmet işletmesinde satılan şey saat ve uzmanlıktır; maliyetin neredeyse tamamı da insandır. Buna rağmen çoğu ajans, danışmanlık, mühendislik ve yazılım firmasında hangi projeye kimin ne kadar zaman verdiği net değildir. Teklif bir Excel dosyasında, proje planı başka bir dosyada, harcanan süre kişilerin hafızasında, fatura ise muhasebe programında durur. Ay sonunda ciro görünür ama o cironun hangi projeden ne kadar kârla geldiği görünmez. Firma büyüdükçe bu belirsizlik de büyür: ekip artar, proje sayısı artar, ama hangi işin gerçekten para kazandırdığı sorusu hâlâ tahminle yanıtlanır. En rahatsız edici tarafı da şudur: en çok uğraşılan proje çoğu zaman en az kazandıran projedir ve bu ancak iş bittikten aylar sonra fark edilir.
İkinci sorun teklif ile gerçekleşen arasındaki mesafedir. Teklif verilirken bir kapsam ve bir süre varsayılır; iş başladıktan sonra kapsam sessizce genişler. Ek revizyon istenir, toplantı sayısı artar, müşteri yeni bir başlık ekler ve bunların hiçbiri yazılı bir değişiklik kaydına dönüşmez. Ekip bunu yaşayarak bilir ama gösterecek kaydı yoktur. Faturalama zamanı geldiğinde konuşma kayda değil hafızaya dayanır ve yapılan fazladan iş genellikle faturalanmadan kapatılır. Bu, tek seferde büyük görünmeyen ama yıl sonunda ciddi bir tutara ulaşan sessiz bir kayıptır. Aynı belirsizlik müşteri ilişkisini de yıpratır; çünkü karşı taraf da ne için ne ödediğini net görmemektedir.
Üçüncüsü kaynak tarafıdır. Hizmet işletmesinde asıl kapasite insandır ve bu kapasitenin ne kadarının dolu olduğu çoğu firmada ölçülmez. Kimin gerçekten boğulduğu, kimin boşta beklediği ve önümüzdeki ay hangi haftanın açık olduğu ancak tek tek sorularak öğrenilir. Bu yüzden yeni iş alma kararı da hisle verilir: ya kapasite olmadığı halde iş alınır ve teslimler kayar, ya da fazladan kapasite varken iş alınmaz. İşe alım kararı da aynı belirsizliğe teslim olur. Doluluk oranı ölçülmeye başlandığında bu tabloların çoğu değişir; çünkü çalışılan saat ile müşteriye faturalanabilen saat arasında, çoğu firmanın tahmin ettiğinden büyük bir fark çıkar.
Hizmet işletmesi otomasyonu (PSA), bu zinciri tek kayıt üzerinde birleştirir: teklif kabul edildiğinde proje açılır, plan ve bütçe teklifle aynı sayıları taşır, harcanan zaman doğrudan projeye ve göreve yazılır, hakediş ile fatura bu kayıttan üretilir. Böylece proje kârlılığı iş bittikten sonra değil, iş sürerken görülür. Buradaki uyarı şudur: zaman kaydı teknik değil kültürel bir iştir. Sistem, ekip günlük olarak kayıt girmezse boş kalır; girişi zorlaştıran her ekran bu sonucu hızlandırır. Bir uyarı daha: zaman kaydını gözetim aracına çevirmek en hızlı başarısızlık yoludur. Ekip kaydın kendi aleyhine kullanılacağını düşündüğü anda veri bozulur ve elde kalan tek şey yanlış rakamlarla yapılmış bir kârlılık hesabı olur.
Reklam, dijital pazarlama, tasarım ve prodüksiyon işini bir müşteri portföyüyle yürüten ekipler. Bu firmalarda kârlılığı en çok aşındıran iki kalem, sayısı belirsiz revizyonlar ve sözlü olarak genişleyen kapsamdır. İkisi de kayda geçmediği sürece, en çok emek verilen müşterinin aslında en az kazandıran müşteri olduğu hiç görülmez.
Proje veya hakediş esasıyla çalışan danışmanlık, mimarlık, mühendislik ve müşavirlik ofisleri. Burada zaman kaydı yalnızca iç maliyet hesabı değil, çoğu zaman müşteriye sunulan hakedişin dayanağıdır. Kaydın kişi, tarih ve iş kalemi düzeyinde tutulması hem faturanın açıklanabilmesini hem de bir sonraki teklifin gerçek verilere dayanmasını sağlar.
Hem proje işi hem de kendi ürünü olan yazılım firmaları. Bu yapıda en sık kaybolan şey, ürün geliştirmeye giden saatin proje maliyetinin içinde erimesidir. Saatin hangi işe gittiği ayrıştığında ürün yatırımının gerçek maliyeti ilk kez görünür ve proje fiyatlaması da bu yükten arınmış bir zemine oturur.
Aylık sabit ücretle destek, bakım veya yönetilen hizmet veren teknik firmalar. Bu modelde sözleşmedeki saat havuzunun ne kadarının kullanıldığı takip edilmezse, aşan saatler sessizce firmanın üzerine kalır. Havuz kullanımının hem içeride hem müşteriye karşı görünür olması, sözleşme yenilemesindeki en güçlü argümandır.
| Yetenek | Ne sağlar |
|---|---|
| Teklif, proje ve bütçenin tek sayıya bağlanması | Kazanılan teklif tek adımda projeye dönüşür; teklifteki iş kalemleri, tahmini süreler ve fiyatlar projenin bütçesi olarak açılır. Böylece ne satıldığı ile ne yapıldığı aynı sayı üzerinden karşılaştırılabilir hâle gelir. Tahminlerin gerçekleşenle farkı biriktikçe, sonraki tekliflerin dayanağı da piyasa hissi olmaktan çıkıp kendi geçmiş verinize dayanır. |
| Zaman kaydı ve girişi kolaylaştıran arayüz | Zaman kaydı gün içinde, telefondan veya masaüstünden birkaç saniyede girilebilecek biçimde tasarlanır: son kullanılan görevler, takvimden gelen öneriler, haftalık toplu giriş ve eksik gün uyarısı. Bu ayrıntılar kozmetik değildir; sistemin yaşayıp yaşamayacağını belirleyen tek şey kaydın günlük alışkanlığa dönüşmesidir. Girilen kayıtlar hafta sonunda proje sorumlusunun onayından geçer; onay, eksiği yakalamanın doğal noktasıdır. |
| Faturalanabilir saat ve doluluk oranı | Her kayıt faturalanabilir, faturalanamayan ve iç iş olarak ayrılır. Kişi, ekip ve dönem bazında doluluk oranı ile faturalanabilirlik oranı ayrı ayrı raporlanır. Bu iki oran hizmet işletmesinin en temel göstergeleridir: biri kapasitenin ne kadarının kullanıldığını, diğeri kullanılan kapasitenin ne kadarının gelire dönüştüğünü söyler. Aradaki fark çoğu firmada ilk kez burada görülür. |
| Kaynak planlama ve atama takvimi | Kimin hangi hafta hangi projede olduğu tek takvimde görünür; izin, tatil ve yarı zamanlı çalışma kapasiteden düşülür. Planlanan yük ile mevcut kapasite karşılaştırıldığında aşırı yüklenen kişi ve boşta kalan hafta önceden fark edilir. Yeni bir iş alınmadan önce bunu kim yapacak sorusu, tahminle değil takvime bakılarak yanıtlanır. |
| Kapsam değişikliği ve ek iş kaydı | Müşteriden gelen her ek talep, kabul edilmeden önce süre ve tutar tahminiyle birlikte bir değişiklik kaydına dönüşür. Onaylanan değişiklik projenin bütçesini günceller, onaylanmayan talep kayıt olarak kalır. Böylece kapsam genişlemesi sessizce değil görünerek olur; dönem sonunda faturalanabilecek ek iş kalemleri hafızadan değil kayıttan çıkarılır. Bu kayıt, müşteriyle yapılan görüşmenin de en sakin zeminidir. |
| Hakediş, fatura ve tahsilat bağlantısı | Sabit fiyat, adam-gün, aşamalı hakediş ve aylık sözleşme gibi farklı fiyatlama biçimleri aynı sistemde yürür. Faturalanacak tutar, zaman kayıtlarından ve tamamlanan aşamalardan otomatik olarak önerilir; onaydan sonra e-fatura akışına ve muhasebe programınıza aktarılır. Tahsilat durumu proje kaydına döndüğü için kârlılık hesabı kesilen faturaya değil, tahsil edilen tutara da bakabilir. |
| Proje, müşteri ve hizmet kârlılığı | Gelir tarafında fatura ve hakediş, maliyet tarafında kişi bazlı saat maliyeti, dış tedarik ve doğrudan giderler toplanır; kârlılık proje, müşteri, hizmet türü ve sorumlu düzeyinde ayrı ayrı çıkar. Rapor iş bittiğinde değil devam ederken okunur: bütçesinin belirli bir oranını aşan proje, iş sürerken uyarı üretir. Saat maliyetlerinin nasıl hesaplanacağı keşifte birlikte kararlaştırılır. |
Önce nasıl para kazandığınızı çıkarırız: hangi işler sabit fiyat, hangileri adam-gün, hangileri aylık sözleşme. Fiyatlama biçimi değişince zaman kaydının ve kârlılık hesabının kurgusu da değişir. Bu adımda ayrıca bugün yanıtsız kalan soruları yazılı hâle getiririz; sistemin başarısı sonunda bu soruların yanıtlanmasıyla ölçülecektir.
Projenin nasıl kırılacağına birlikte karar veririz: hangi düzeye kadar görev tanımlanacak, zaman kaydı hangi ayrıntıda tutulacak. Burada temkinli olmak gerekir; fazla derin bir kırılım kaydı zorlaştırır ve ekip kısa sürede kayıt girmeyi bırakır. Genellikle az sayıda, anlaşılır iş kalemiyle başlamak ve gerekirse derinleştirmek daha sağlıklıdır.
Sistem kısa aşamalarla geliştirilir; her aşama sonunda çalışan parça gösterilir. Muhasebe programı, e-fatura akışı, takvim ve varsa mevcut proje yönetim aracınızla bağlantılar bu dönemde kurulur. Kapsama bağlı olarak ilk kullanılabilir sürüm genellikle 6-10 hafta içinde çıkar; net süre keşiften sonra yazılı olarak verilir.
Önce tek bir ekip veya sınırlı bir müşteri portföyüyle çalışılır. Bu dönemde zaman kayıtları birikir ve saat maliyeti oranları gerçek verilerle düzeltilir. İlk hesapların yanlış çıkması normaldir; kalibrasyon atlanırsa kârlılık raporu güven kaybeder ve yönetim rapora bakmayı bırakır. Pilot süresi genellikle iki tam faturalama dönemidir.
Tüm ekipler sisteme alınır, yönetim panosu ve dönemsel raporlar açılır. Kullanım eğitimi verilir; zaman kaydının neden istendiği ekibe açıkça anlatılır, çünkü bu anlatılmadığı sürece kayıt eksik kalır. Kaynak kod, veritabanı ve dokümantasyon devredilir. Bakım ve geliştirme sonrasında ayrı bir anlaşmayla yürür.
Sistem boş kalır ve kârlılık raporu yanlış çıkar. Bunu baştan söylüyoruz, çünkü bu projelerin başarısızlık nedenlerinin başında bu gelir. Alabileceğimiz teknik önlemler var: girişi birkaç saniyeye indiren arayüz, takvimden gelen öneriler, eksik gün uyarıları ve haftalık onay. Ama asıl belirleyici olan yönetimin tutumudur. Kayıt, ekibin işine yarayan bir şeye bağlanmadığı sürece, yani ekip sadece veri veriyor ve karşılığında hiçbir şey görmüyorsa, alışkanlık oturmaz.
Hayır ve bu bilinçli bir sınırdır. Ekran görüntüsü almayız, tuş vuruşu kaydetmeyiz, fare hareketi veya aktif uygulama izlemeyiz. Sistem yalnızca kişinin kendi girdiği zaman kaydını tutar. Bu tercihin nedeni sadece etik değil, pratiktir de: gözetim aracına dönüşen bir zaman kaydı sisteminde ekip savunma amaçlı ve gerçeği yansıtmayan kayıtlar girer, elde kalan veri de kârlılık hesabı için işe yaramaz. Ölçmek istediğiniz şey kişinin çalışkanlığı değil, işin maliyetidir.
İkisi farklı sorulara bakar. Proje ve portföy yönetimi hangi projelerin yapılacağına, kaynakların portföy düzeyinde nasıl dağıtılacağına ve planın nasıl yürüdüğüne odaklanır; yatırım projesi yürüten kurumlarda öne çıkar. Hizmet işletmesi otomasyonu ise projenin para tarafına bakar: satılan saat, harcanan saat, faturalanan tutar ve kalan kâr. Proje bazlı çalışan bir hizmet firmasında ikisi çoğu zaman aynı sistemde birleşir; hangisinin ağırlıkta olacağına iş modelinize bakarak karar veririz.
Hayır. Logo, Mikro, Netsis veya kullandığınız hangi program olursa olsun yerinde kalır. Kurduğumuz sistem muhasebenin yerine geçmez; fatura ve tahsilat tarafında onunla konuşur. Faturalanacak tutar bizim tarafta hesaplanır ve onaydan sonra muhasebe programınıza ya da e-fatura akışına aktarılır. Amaç aynı veriyi iki yere elle girmeyi bitirmek ve proje kârlılığını muhasebedeki gerçek rakamlarla hesaplayabilmektir.
Bırakmanız gerekmez. Ekibin alıştığı görev aracını değiştirmek çoğu zaman kazandırdığından fazlasını götürür. Bu araçlarla API üzerinden bağlantı kurar, görevleri ve tamamlanma durumlarını okuruz; zaman kaydı da mümkün olduğunca aynı görev listesi üzerinden yapılır. Aracınız dışarıya veri vermiyorsa veya ekip zaten memnun değilse, görev yönetimini de sistemin içine almayı konuşuruz. Bu kararı keşifte birlikte veririz, baştan dayatmayız.
Teklifle bağlantılı proje ve bütçe kayıtları; günlük girilen ve onaydan geçen zaman kayıtları; kişi ve ekip bazında doluluk ile faturalanabilirlik oranları; kaynak atama takvimi; kapsam değişikliği kayıtları; hakediş ve fatura akışı ile muhasebe bağlantısı; proje, müşteri ve hizmet türü bazında kârlılık raporları. Bizim yazdığımız kaynak kod ve verileriniz sözleşmede tanımlandığı biçimde size devredilir; üçüncü taraf ve açık kaynak bileşenler kendi lisanslarına tabidir.
PSA (professional services automation), yani hizmet işletmesi otomasyonu, ajans, danışmanlık, mühendislik ve yazılım firmalarında teklif, proje, zaman kaydı, hakediş ve fatura zincirini tek kayıt üzerinde birleştiren yazılımdır. Kazanılan teklif projeye dönüşür, harcanan zaman doğrudan projeye ve göreve yazılır, faturalanacak tutar bu kayıttan önerilir. Böylece proje kârlılığı iş bittikten sonra değil, iş sürerken görülür.
Adam saat, bir işe katılan her kişinin o işe harcadığı saatlerin toplanmasıyla hesaplanır; örneğin üç kişi dörder saat çalıştıysa iş on iki adam saattir. İşin maliyetini bulmak için bu saatler kişi bazlı saat maliyetiyle çarpılır. Saat maliyetlerinin nasıl hesaplanacağını keşifte birlikte kararlaştırırız; zaman kaydı gün içinde birkaç saniyede girilebilecek biçimde tasarlanır ve hafta sonunda proje sorumlusunun onayından geçer.
İhtiyacınızı dinler, özel yazılım mı hazır çözüm mü gerektiğini söyleriz. İlk 30 dakikalık görüşme ücretsizdir; yerinde saha keşfinin kapsamı ve varsa bedeli bu görüşmede yazılı olarak netleşir.
Hastane bilgi yönetim sisteminizin yerine geçmeyiz; yanında çalışan bir işletme katmanı kurarız. Randevu ve kaynak doluluğu, tedavi planı takibi, hatırlatma, sarf ve implant stoku, sağlık turizminde hasta yolculuğu ve yönetim panosu bu katmanda toplanır. Bizim yazdığımız kaynak kod ve verileriniz sözleşmede tanımlandığı biçimde size devredilir.
Modülü inceleyin →Şirketin evrakını klasörlerden ve kişisel bilgisayarlardan çıkarıp tek arşive taşıyoruz. Her belgenin sürümü, kimin görebileceği, hangi onaydan geçtiği ve ne kadar saklanacağı sistemde tanımlıdır; aranan evrak dakikalar değil saniyeler içinde bulunur ve geçmişi denetimde kanıtlanabilir. DMS belgenin kendisini yönetir; ECM ise belgeyle birlikte akan süreci ve içeriği kapsar.
Modülü inceleyin →Sözleşmeyi şablondan üretip onay ve imza akışına sokan; imzalandıktan sonra da yürürlük, yenileme, fesih ihbar süresi ve tarafların taahhütlerini takip eden bir sistem kuruyoruz. Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi (CLM) tam olarak budur: dosyayı saklamak değil, sözleşmenin ömrünü yönetmek. Süresi dolan sözleşme, kimse fark etmediği için sessizce uzamaz.
Modülü inceleyin →Arıza ve talebin mesajlaşma uygulamasından, koridordan ve telefondan değil tek kayıttan geldiği bir düzen kuruyoruz. Her talep önceliklenir, sahibi bellidir, süresi ölçülür. Aynı yapıyı yalnızca bilgi işlemde değil; insan kaynakları, idari işler ve bakım taleplerinde de çalıştırırız. Kurumsal hizmet yönetimi (ESM) budur.
Modülü inceleyin →Bilgisayar, telefon, sunucu ve ağ cihazlarını kim kullanıyor, hangi lisans ne zaman bitiyor, hangi abonelik sessizce yenileniyor; hepsini tek kayıt düzeninde toplarız. Zimmet, garanti, yenileme takvimi ve kullanım dışı bırakma aynı sistemde yürür; envanter kişisel hafızadan çıkıp kurumun kaydına geçer.
Modülü inceleyin →Riskleri sahibine bağlar, her riskin karşısına bir kontrol ve o kontrolün kanıtını koyarız. Politikalar sürümlü yürür, denetim bulguları terminli takip edilir, mevzuat değişikliği ilgili kişiye düşer. Kişisel veri, iş güvenliği ve çevre tarafındaki çalışmalar aynı çatı altında tek panodan okunur.
Modülü inceleyin →
