Bilgisayar, telefon, sunucu ve ağ cihazlarını kim kullanıyor, hangi lisans ne zaman bitiyor, hangi abonelik sessizce yenileniyor; hepsini tek kayıt düzeninde toplarız. Zimmet, garanti, yenileme takvimi ve kullanım dışı bırakma aynı sistemde yürür; envanter kişisel hafızadan çıkıp kurumun kaydına geçer.
Çoğu işletmede bilgisayar, dizüstü, telefon, tablet, yazıcı, sunucu ve ağ cihazlarının listesi bir Excel dosyasındadır ve o dosyanın en son ne zaman doğru olduğunu kimse bilmez. Yeni cihaz alınır, birine verilir, sonra o kişi departman değiştirir ve cihaz onunla birlikte gider. Bir personel işten ayrıldığında hangi cihazların iade edilmesi gerektiği çoğu zaman hafızadan sorulur. Yıl sonunda sayım yapılmak istendiğinde ortaya iki liste çıkar: muhasebenin demirbaş listesi ve bilgi işlemin kendi listesi. İkisi tutmaz. Aradaki fark genellikle kaybolmuş cihaz değildir; kaydı tutulmamış transferlerdir. Sorun cihazın kendisinden çok, cihazın kime, ne zaman ve hangi durumda verildiğinin hiçbir yerde yazmamasıdır.
İkinci ve çoğu zaman daha pahalı katman lisanslardır. İşletim sistemi, ofis paketi, tasarım programı, CAD, antivirüs, ERP kullanıcı hakkı ve giderek artan sayıda aylık abonelik. Bunların bir kısmı yıllık faturayla, bir kısmı bir yöneticinin kartından otomatik yenilenerek ödenir. Kaç lisans satın alındığı ile kaç kişinin fiilen kullandığı arasındaki fark ölçülmediği için zarar iki yönlü oluşur: kullanılmayan koltuklara para ödenir, buna karşılık bazı programlar satın alınandan fazla makinede çalışır. İkincisi yalnızca maliyet değil, üretici denetimi geldiğinde ciddi bir uyum sorunudur. Yenileme tarihleri de aynı dağınıklığın parçasıdır; sözleşme çoğu zaman yenilendiği gün fark edilir.
BT varlık yönetimi (ITAM), bu iki katmanı tek bir kayıt düzeninde toplar. Donanım tarafı, yani HAM (donanım varlık yönetimi), cihazın satın alma tarihinden zimmetine, garantisinden bakım geçmişine ve nihayet kullanım dışı bırakılıp güvenli biçimde imha edilmesine kadar izlenir. Yazılım tarafı, yani SAM (yazılım varlık yönetimi), satın alınan hak ile fiilen kurulu olan arasındaki farkı görünür kılar; lisans tipleri, kullanıcı sayıları, sözleşme koşulları ve yenileme tarihleri bir takvime bağlanır. Amaç güzel bir envanter listesi üretmek değildir; her varlığın şu anda kimde olduğu, ne zaman biteceği ve kimin onayıyla verildiği sorularının aynı yerden cevaplanmasıdır.
Bunu dürüst kurmanın şartı sınırları baştan söylemektir. Otomatik keşif, yani cihaza kurulan bir ajan ya da ağ taraması, envanterin büyük kısmını kendiliğinden toplar; ancak ağa hiç bağlanmayan cihazlar, üretim sahasındaki operatör panelleri ve şirket dışında kullanılan ekipman için elle kayıt gerekir. Sistem, kimsenin girmediği bir bilgiyi üretemez: zimmet onayı alınmıyorsa yazılım bunu telafi etmez. Lisans uyumu konusunda da hukuki bir güvence vermiyoruz; kurduğumuz şey satın alınan hak ile kullanımı karşılaştıran bir tablodur, sözleşme yorumu sizin hukuk ve satın alma tarafınızda kalır. Buna karşılık yalnızca doğru bir zimmet düzeni ve yenileme takvimi bile çoğu kurumda ilk yılda karşılığını verir.
Bir veya iki kişilik bir ekiple yüzlerce cihazı ve onlarca sözleşmeyi yürüten şirketler. Bu yapıda envanter bilgisi çoğunlukla tek kişinin hafızasında durur; o kişi izne çıktığında ya da ayrıldığında hangi cihazın kimde olduğu ve hangi aboneliğin ne zaman biteceği kurumda kalmaz.
Merkez ofis, fabrika, depo ve şubeler arasında cihaz dolaşan yapılar. Bir lokasyondan diğerine giden bilgisayarın kaydı tutulmadığında sayım her yıl baştan yapılır. Lokasyon bazlı envanter ve zimmet geçmişi bu firmalarda en çok istenen iki kayıttır; sayımın hangi lokasyonda ne zaman yapıldığı da aynı kayıtta durur.
Tasarım, proje, iletişim ve bulut araçlarını aylık abonelikle kullanan firmalar. Abonelikler farklı departmanların kartlarından ödendiğinde toplam yazılım harcamasını kimse bilmez; üstelik ayrılan personelin hesabı çoğu zaman aylarca açık kalır. Sahibi, kullanıcı sayısı ve yenileme tarihi tanımlanmış bir abonelik listesi ilk faydayı burada verir.
Müşteri denetimlerine giren, bilgi güvenliği çalışması yürüten ya da kişisel veri işleyen işletmeler. Bu kurumlarda cihaz envanteri, zimmet kaydı ve kullanımdan çıkarılan cihazın veri silme belgesi denetimde sorulan somut kalemlerdir. Hafızadan cevap vermek mümkün olmaz; kaydın denetim gününden çok önce var olması gerekir.
| Yetenek | Ne sağlar |
|---|---|
| Donanım envanteri ve varlık kimliği | Her cihaz tek bir kayıtta toplanır: marka, model, seri numarası, satın alma tarihi ve tutarı, garanti bitişi, teknik özellikleri ve bulunduğu lokasyon. Cihaza barkod veya QR etiket yapıştırılır; sayım ve zimmet işlemleri bu etiket üzerinden telefonla yapılabilir. Seri numarası tekil tutulur, böylece aynı cihaz iki ayrı kayıt olarak çoğalmaz. |
| Zimmet, teslim ve iade akışı | Cihaz bir kişiye veya departmana zimmetlenirken teslim tutanağı sistemden üretilir ve dijital onayla kapanır. Personelin işe girişinde verilecek ekipman listesi, çıkışında iade edilmesi gereken cihazlar otomatik çıkar; iade edilmeyen cihazlar açık kalır ve sorumlusuna hatırlatılır. Zimmet geçmişi cihazın kaydında kalır; bir cihazın sırasıyla kimlerde bulunduğu yıllar sonra da görülebilir. |
| Yazılım lisansı ve abonelik takibi (SAM) | Satın alınan lisans hakkı ile fiilen kurulu veya kullanımda olan kopya sayısı yan yana tutulur. Lisans tipi (cihaz bazlı, kullanıcı bazlı, süreli abonelik), kapsanan sürüm, sözleşme numarası ve satıcı kaydedilir. Kullanılmayan koltuklar ve fazla kurulumlar böylece iki ayrı liste olarak görünür hale gelir; ikisi de doğrudan para kalemidir. |
| Yenileme, garanti ve sözleşme takvimi | Lisans, abonelik, bakım sözleşmesi ve garanti bitiş tarihleri tek takvimde toplanır. Yaklaşan yenilemeler için sorumluya önceden bildirim gider; karar tarihi, otomatik yenileme tarihinden önceye planlanır. Böylece bir sözleşme yenilendiği gün değil, hâlâ vazgeçilebilecekken gündeme gelir. Yıllık bütçe hazırlığında hangi kalemin ne zaman geleceği de aynı listeden okunur. |
| Otomatik keşif ve mutabakat | Ağa bağlı cihazlar için envanter ajanı veya ağ taraması kullanılabilir; makine adı, donanım bilgisi ve kurulu yazılım listesi otomatik toplanır. Otomatik gelen bilgi elle tutulan kayıtla karşılaştırılır ve farklar bir mutabakat listesi olarak çıkar. Kayıtta olup sahada bulunmayan ya da sahada olup kayıtta görünmeyen cihazlar bu listede ortaya çıkar. |
| Kullanım dışı bırakma ve güvenli imha | Bir cihazın ömrü bittiğinde süreç kayıtla kapanır: kullanımdan çıkarma onayı, veri silme veya disk imha kaydı, hurda ya da satış bilgisi ve muhasebeye bildirim. Elden çıkarılan cihazın kime ve hangi tarihte devredildiği aynı kayıtta kalır. Üzerinde kişisel veri bulunmuş cihazlarda silme kaydının saklanması, denetimde ayrıca sorulan bir belgedir. |
| Maliyet raporları ve demirbaş mutabakatı | Departman ve lokasyon bazında cihaz sayısı, cihaz başına yıllık maliyet, yazılım harcaması ve yaş dağılımı raporlanır. Muhasebedeki demirbaş listesiyle karşılaştırma yapılabilir; iki listenin farkı, kayıt dışı transferleri ve kayıttan düşülmemiş cihazları ortaya çıkarır. Yenileme yatırımı böylece kişisel bir şikâyete değil, cihazın yaşına ve arıza geçmişine dayandırılır. |
Hangi varlık türlerinin sisteme gireceğini birlikte belirleriz: yalnızca bilgisayar ve telefon mu, yoksa sunucu, ağ cihazı, yazıcı ve saha terminalleri de mi. Elinizdeki Excel listeleri, satın alma kayıtları ve muhasebenin demirbaş listesi toplanır. Kapsamı dar başlatmak, ilk sayımın gerçekten tamamlanmasını sağlayan tek şeydir.
Her varlık türü için hangi alanların zorunlu olacağı, kimin kayıt açabileceği ve zimmetin nasıl onaylanacağı yazılı hale getirilir. İşe giriş ve çıkışta hangi adımların çalışacağı belirlenir, etiketleme ve numaralandırma düzeni kararlaştırılır. Bu kurallar netleşmeden yazılım kurmak, dağınıklığı ekrana taşımaktan öteye gitmez.
Sahaya çıkılır, cihazlar etiketlenir ve mobil sayımla kayda alınır. Mevcut listelerle karşılaştırma yapılır; bulunamayan, sahipsiz ve mükerrer kayıtlar ayıklanır. İlk sayım işin en zahmetli adımıdır ve genellikle birkaç haftaya yayılır. Ancak sistemin ömrü boyunca güvenilirliği tam olarak buradan gelir; eksik bırakılan bir ilk sayım sonradan kolay telafi edilmez.
Yazılım sözleşmeleri, fatura kayıtları ve kartla ödenen abonelikler taranır; her biri bir sahibe ve bir yenileme tarihine bağlanır. Sözleşme belgeleri kaydın ekine eklenir, böylece yenileme görüşmesine belge aranmadan girilir. Fazla ve eksik kullanım ilk kez tablo halinde çıkar; bu tablo çoğu kurumda ilk somut tasarruf kalemidir.
Zimmet akışı, yenileme bildirimleri ve raporlar devreye alınır; bilgi işlem ve insan kaynakları ekiplerine kullanım devri yapılır. Dönemsel sayımın nasıl yürütüleceği, kayıtların kim tarafından ve hangi sıklıkla güncelleneceği yazılı bırakılır. Devreye alma sonrasında izleme, hata giderme ve güncelleme desteği sürer.
İkisi de varlık yönetir ama farklı varlıkları ve farklı soruları. EAM (varlık yönetimi) üretim varlığını izler: makine, hat, kalıp, tesis, araç. Sorusu ömür, kritiklik, bakım ve yatırım kararıdır. ITAM ise bilgi teknolojisi varlığını izler: bilgisayar, telefon, sunucu, ağ cihazı ve yazılım lisansı. Sorusu zimmet, lisans hakkı, yenileme ve güvenli imhadır. Aynı fabrikada ikisi birlikte kullanılabilir; satın alma ve muhasebe tarafında buluşurlar. Hangi varlığın hangi tarafa gireceğini keşifte netleştiririz.
Hukuki bir güvence vermiyoruz ve veremeyiz. Kurduğumuz şey, satın aldığınız hak ile fiilen kullandığınızı karşılaştıran ve sözleşme belgelerini tek yerde toplayan bir kayıt düzenidir. Bu, bir denetimde hazırlıklı olmayı ve açık noktaları önceden görmeyi belirgin biçimde kolaylaştırır. Ancak lisans metinlerinin yorumu, üreticiyle yürütülecek görüşme ve hukuki sorumluluk sizin satın alma ve hukuk tarafınızda kalır. Bu sınırı baştan söylemeyi tercih ediyoruz.
Hayır. Sistem elle ve barkodlu sayımla da çalışır; birçok kurumda ilk aşama tamamen böyle kurulur. Otomatik keşif, kurulu yazılımların tespitinde ve envanterin kendiliğinden güncel kalmasında işi kolaylaştırdığı için mümkün olan yerlerde önerilir. Üretim sahasındaki operatör panelleri, kapalı ağdaki cihazlar ve şirket dışında kullanılan ekipman için elle kayıt zaten gerekir. Hangi yöntemin nerede kullanılacağına keşif aşamasında birlikte karar veririz.
Çakışmaz, amaçları farklıdır. Muhasebe kaydı amortisman ve mali tablo içindir; resmi kayıt ERP veya muhasebe programınızda kalır ve biz onu yeniden yazmayız. ITAM ise operasyonel soruyu cevaplar: cihaz şu anda kimde, hangi durumda ve garantisi ne zaman bitiyor. İki listeyi eşleştirip farkları raporlarız. Uygulamada bu mutabakat, yıllardır kimsenin fark etmediği transferleri ve kayıt dışı cihazları ortaya çıkarır.
Yardım masası (Help Desk) ve ITSM tarafı arıza ile talep kaydını yürütür; ITAM ise o kayıtta konuşulan cihazın ne olduğunu bilir. İkisi bağlandığında bir arıza kaydı açıldığında cihazın modeli, garantisi, zimmetli olduğu kişi ve geçmiş arızaları otomatik gelir; sürekli sorun çıkaran cihazlar da böylece ortaya çıkar. Hizmet yönetimi tarafını ayrı bir sayfada anlattık; bu sayfa varlığın kendisiyle ilgilenir.
Etiketlenmiş ve sayımı yapılmış bir donanım envanteri; teslim tutanaklarıyla işleyen zimmet ve iade akışı; satın alınan lisans hakkı ile kullanımı karşılaştıran lisans ve abonelik tablosu; yenileme, garanti ve sözleşme takvimi ile bildirimler; kullanım dışı bırakma ve veri silme kayıtları; departman bazlı maliyet ve yaş raporları. Kaynak kod, veri ve dokümantasyon size aittir.
30 dakikalık keşif görüşmesinde ihtiyacınızı dinler, özele mi yoksa hazır çözüme mi ihtiyacınız olduğunu dürüstçe söyleriz.
Riskleri sahibine bağlar, her riskin karşısına bir kontrol ve o kontrolün kanıtını koyarız. Politikalar sürümlü yürür, denetim bulguları terminli takip edilir, mevzuat değişikliği ilgili kişiye düşer. Kişisel veri, iş güvenliği ve çevre tarafındaki çalışmalar aynı çatı altında tek panodan okunur.
Detay →Projeleri iş kırılımına ayırır, kaynakları ve kapasiteyi görünür kılar, bütçe ile gerçekleşeni yan yana koyarız. Kilometre taşları, riskler ve kararlar aynı kayıtta durur; yönetim tüm portföyü tek panodan okur ve hangi işin öncelikli olduğunu veriye bakarak konuşur.
Detay →Tarayıcıda çalışan, kullanıcı girişiyle korunan, rol ve yetkiye göre içerik gösteren dahili sistemler ve abonelik tabanlı SaaS ürünleri tasarlıyor ve geliştiriyoruz. İşinizin gerçek akışına göre kurguluyor, kaynak kodu sizinle paylaşıyoruz.
Detay →Sahada, satışta ve müşteriyle temasta işinizi tek bir uygulamaya taşıyoruz. İhtiyacınıza göre tasarlanmış iOS ve Android uygulamalarını, çevrimdışı çalışma ve push bildirim altyapısıyla geliştirip App Store ve Google Play'de yayına alıyoruz.
Detay →İnternet kesilse bile duraksamayan, barkoda ve yerel donanıma doğrudan bağlanan, üretim sahasında ve ofiste hızlı çalışan masaüstü uygulamalar. Windows ve macOS için, kaynak kodu size ait.
Detay →Kurulabilir, çevrimdışı çalışan ve Core Web Vitals eşiklerini karşılayan web uygulamaları. Ölçülen hız, sağlam teknik SEO temeli ve markanıza özel geliştirilmiş bir deneyim.
Detay →
