Sözleşmeyi şablondan üretip onay ve imza akışına sokan; imzalandıktan sonra da yürürlük, yenileme, fesih ihbar süresi ve tarafların taahhütlerini takip eden bir sistem kuruyoruz. Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi (CLM) tam olarak budur: dosyayı saklamak değil, sözleşmenin ömrünü yönetmek. Süresi dolan sözleşme, kimse fark etmediği için sessizce uzamaz.
Sözleşme çoğu şirkette imzalandığı gün biter. Islak imzalı nüsha bir klasöre kalkar, taranmış hâli birinin bilgisayarına düşer ve konu kapanır. Oysa sözleşmenin asıl ömrü imzadan sonra başlar: fiyat şu tarihte güncellenecektir, hizmet şu seviyede verilecektir, taraf şu belgeyi her yıl yenileyecektir, fesih için şu kadar gün önceden ihbar gerekir. Bu maddeleri kimse takvime işlemediği için sözleşmeler sessizce kendini uzatır, hak edilen fiyat artışı istenmez, verilen taahhüt unutulur. Sorun genellikle sözleşmenin kötü yazılmasından değil, yazıldıktan sonra kimsenin okumamasından kaynaklanır. Kaç sözleşmesi olduğunu ve bunların ne zaman biteceğini net söyleyebilen şirket sayısı, sanılandan azdır.
İmza öncesindeki hâl de en az bu kadar dağınıktır. Yeni bir sözleşme gerektiğinde çoğu kişi eski bir sözleşmeyi kopyalayıp üzerinde oynar; hangi maddenin standart, hangisinin karşı taraf için değiştirilmiş olduğu belli olmaz. Taslak e-postayla dolaşır, her turda yeni bir dosya adı doğar, hukuk en son hangi metnin imzalandığını sormak zorunda kalır. Onaylar sözlü verilir, kimin neyi kabul ettiği kayıtlı değildir. Bu düzende risk kötü niyetten değil takipsizlikten doğar: sorumluluk sınırı kaldırılmış bir taslak, kimse fark etmeden imzaya gidebilir. Sözleşme sayısı arttıkça bu ihtimal büyür ve bir gün gerçekleşir. Sonrasında konuşulan şey artık süreç değil, zarardır.
Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi (CLM), sözleşmeyi doğduğu andan sona erdiği ana kadar tek bir kayıt üzerinde yürütmektir. Talep gelir, onaylanmış madde kütüphanesinden şablon üretilir, müzakerede standarttan sapan maddeler işaretlenir, onay zinciri elektronik olarak işler, imza atılır ve kayıt yürürlüğe girer. Bundan sonrası takvim ve yükümlülük işidir: yenileme tarihi, fesih ihbar penceresi, fiyat güncelleme dönemi, teminat ve sigorta geçerliliği, tarafların üstlendiği somut taahhütler. Bu, doküman yönetiminden farklı bir iştir. Doküman yönetimi sözleşmenin dosyasını saklar ve sürümler; sözleşme yönetimi ise sözleşmenin içindeki tarihleri ve taahhütleri takip eder. İki sistem birlikte çalışır, ama biri diğerinin yerini tutmaz.
Bu sayfada anlatılan sistem hukuki değil operasyonel bir araçtır. Sözleşmenin içeriğini, hangi maddenin sizin lehinize olduğunu ve müzakerede nereye kadar gidileceğini avukatınız belirler; biz o kararların kaydını, akışını ve takibini kurarız. Hukuki görüş vermiyoruz ve madde kütüphanesini kendi başımıza yazmıyoruz; kütüphane, sizin hukuk danışmanınızın onayladığı metinlerden oluşur. Metin okuma tarafında da beklentiyi yerinde tutuyoruz: sistem bir sözleşmeden tarih, taraf ve tutar gibi alanları büyük ölçüde çıkarabilir, ancak bunlar öneri niteliğindedir ve yürürlüğe girmeden önce bir insan tarafından onaylanır. Riskli maddeyi kendiliğinden ve kesin biçimde bulacağını vaat etmiyoruz. Bu alanda kesin sonuç vaat eden tekliflere temkinli yaklaşmanızı öneririz.
Çerçeve alım sözleşmesi, fiyat anlaşması ve hizmet sözleşmesi sayısı yüzlerle ifade edilen fabrikalar. Hangi tedarikçiyle hangi fiyatın hangi tarihe kadar geçerli olduğu satın alma ekibinin hafızasında taşınamaz. Sözleşmenin satın alma siparişiyle ilişkilendirilmesi, anlaşma dışı fiyattan alım yapılmasını görünür hale getirir.
Bölge, hedef, iskonto kademesi ve münhasırlık maddeleri içeren çok sayıda benzer sözleşmeyi yöneten firmalar. Her bayi için ayrı ayrı yazılan metinler zamanla birbirinden ayrışır ve kimsenin tam olarak bilmediği bir çeşitlilik oluşur. Şablon ve madde kütüphanesi bu dağılmayı durdurur, sapmaları da kayıt altına alır.
Çok şubeli perakende, lojistik ve hizmet firmaları. Kira, bakım, güvenlik, temizlik, yazılım aboneliği ve sigorta sözleşmelerinin büyük bölümü kendiliğinden yenilenir. Fesih ihbar penceresinin kaçırılması, istenmeyen bir yılın daha peşinen kabul edilmesi anlamına gelir; takvim uyarısı bu sayfanın en somut faydasıdır.
İnşaat, taahhüt, mühendislik ve makine projesi yürüten şirketler. Sözleşmede süre uzatımı, gecikme cezası, teminat mektubu ve hakediş koşulları gibi doğrudan paraya dönen maddeler bulunur. Bu maddelerin proje takvimiyle birlikte izlenmesi, işin sonunda karşılıklı hak arayışına dönen tartışmaların önemli bölümünü baştan önler ve teminat sürelerinin kaçırılmasını engeller.
| Yetenek | Ne sağlar |
|---|---|
| Madde kütüphanesi ve şablondan üretim | Hukukun onayladığı standart maddeler kütüphanede tutulur; sözleşme sıfırdan yazılmak yerine şablon ve maddelerden üretilir. Taraf bilgileri, tutar ve süre gibi alanlar forma girildiği anda metne işlenir. Böylece her sözleşme aynı zeminden başlar ve hangi maddenin şirket standardı olduğu tartışma konusu olmaktan çıkar. Eski bir dosyayı kopyalayıp üzerinde oynama alışkanlığının doğurduğu sürüm karmaşası ortadan kalkar. |
| Müzakere, sürüm ve sapma takibi | Karşı taraftan gelen değişiklikler yeni sürüm olarak kaydedilir; hangi maddenin standarttan saptığı işaretlenir ve gerekçesi yazılır. Standart dışı bir madde, tanımlı yetkiye göre ek onay gerektirebilir. Hukuk, tüm turların geçmişini ve nihai metnin nasıl oluştuğunu tek ekrandan görür; hangi dosyanın son olduğu tartışması biter. Karşı tarafla yapılan yazışma da aynı kayda bağlanabilir. |
| Onay zinciri ve imza | Tutara, sözleşme türüne ve süresine göre değişen çok kademeli onay akışları kurulur. Bekleyen onay hatırlatılır, uzun süre bekleyen kayıt bir üst kademeye taşınır. İmza tarafında hem ıslak imza hem de yetkilendirilmiş sağlayıcılar üzerinden elektronik imza desteklenir; ıslak imzalı nüshanın taranmış hâli aynı kayda bağlanır ve asıl nüshanın fiziksel yeri kaydedilir. |
| Yürürlük, yenileme ve fesih takvimi | Her sözleşmenin başlangıç, bitiş, otomatik yenileme ve fesih ihbar tarihleri kayda işlenir. Sistem bu tarihlere belirlenen gün kadar önceden uyarı üretir ve uyarı bir kişiye değil bir role gider; sorumlu izinliyse süreç durmaz. Yaklaşan yenilemeler, sözleşme sahiplerinin ve yöneticilerin gördüğü tek bir takvim ekranında toplanır; böylece yenileme kararı son güne kalmadan, pazarlık yapmaya vakit varken verilir. |
| Yükümlülük ve taahhüt takibi | Sözleşmenin içindeki somut taahhütler ayrı kayıtlara dönüştürülür: teslim süresi, hizmet seviyesi, yıllık miktar taahhüdü, sigorta ve teminat geçerliliği, sunulması gereken belgeler. Her yükümlülüğün bir sorumlusu ve tarihi olur, durumu tek ekrandan izlenir. Böylece sözleşme, imzalandıktan sonra klasörde bekleyen bir metin değil, üzerinde iş yapılan bir plana dönüşür. |
| Risk görünümü ve raporlama | Sorumluluk sınırı, cezai şart, yetkili mahkeme, gizlilik ve fesih koşulu gibi kritik maddelerin her sözleşmede hangi biçimde yer aldığı alan olarak tutulur ve raporlanabilir. Bir mevzuat veya politika değişikliğinde etkilenen sözleşmeleri listelemek, tek tek dosya açmadan mümkün olur. Raporlar yönetim için sözleşme portföyünün toplu resmini verir. |
| Arşiv, arama ve mevcut sistemlerle bağlantı | Sözleşmeler tam metin aranabilir biçimde saklanır; taranmış nüshalar OCR ile metne çevrilir. Cari hesap, satın alma siparişi, proje ve bayi kayıtlarıyla ilişki kurulur, böylece sözleşme ilgili ekranın içinden açılır. Bağlantılar mevcut ERP ve muhasebe sistemlerinize API üzerinden yapılır; o sistemleri değiştirmenizi gerektirmez ve veriniz ikinci bir yerde kopyalanmak yerine ilişkilendirilerek kullanılır. |
Yürürlükteki sözleşmelerin türleri, sayısı, nerede durduğu ve kimin sorumlu olduğu çıkarılır. Bu adımda çoğu şirket ilk kez toplam sözleşme sayısını görür ve süresi geçmiş, yenilenmiş veya iki kez imzalanmış kayıtlar ortaya çıkar. Keşif genellikle bir ila iki hafta sürer ve kapsamın sınırını da bu adım belirler.
Hukuk danışmanınızla birlikte hangi sözleşme türlerinin şablona bağlanacağı ve hangi maddelerin standart kabul edileceği belirlenir. Metinleri biz yazmayız; onaylanmış metinleri değişken alanlarıyla birlikte kütüphaneye yapılandırırız. Standarttan sapma halinde hangi onayın devreye gireceği de bu adımda kararlaştırılır ve yazılı hale getirilir.
Onay kademeleri, imza yöntemi, uyarı süreleri, yükümlülük türleri ve raporlar tasarlanır; ardından kısa aralıklarla geliştirilir. Her turda çalışan sürüm gösterilir. İlk kullanılabilir sürüm, kapsama göre genellikle altı ila on hafta arasında ortaya çıkar ve önce yeni sözleşmelerin doğru akmasını hedefler.
Yürürlükteki sözleşmeler sisteme alınır; geçmişte kalanların tamamı taşınmaz. Aktarımda öncelik, tarih ve yükümlülük alanlarının doğru doldurulmasıdır, çünkü uyarıların değeri buradan gelir. Pilot genellikle satın alma veya hukuk birimiyle yürütülür; bu birimlerde çıkan itirazlar akış ve alan tasarımına geri işlenir, ardından kapsam diğer birimlere açılır.
Tüm birimler devreye alınır, uyarı takvimi çalışmaya başlar ve raporlar açılır. İlk aylarda uyarı sıklığı birlikte ayarlanır; çok fazla bildirim, hiç bildirim olmaması kadar zararlıdır. Sonrasında bakım kapsamında yeni sözleşme türleri ve akış değişiklikleri sisteme işlenir. Kaynak kod ve veri sizde kalır.
Hayır. Biz yazılım geliştiriyoruz; sözleşmenin içeriği, madde metinleri ve müzakere sınırları hukuk danışmanınızın işidir. Madde kütüphanesini onun onayladığı metinlerle kurarız, kendi metnimizi koymayız. Sistemin ürettiği uyarılar da hukuki görüş değil, sizin tanımladığınız tarih ve koşullara dayanan hatırlatmalardır. Bu ayrımı baştan net tutmak, hem sizin hem bizim açımızdan doğru olan yaklaşımdır.
Hayır ve genellikle önermiyoruz. Öncelik yürürlükte olan, henüz süresi dolmamış veya hâlâ yükümlülük doğuran sözleşmelerdir. Sona ermiş sözleşmeler arşiv amacıyla taranıp saklanabilir, ancak her alanının tek tek doldurulması nadiren işe yarar. Kapsamı dar tutmak, aktarım işini haftalar yerine günler seviyesinde tutar ve sistemin bir an önce kullanılmaya başlanmasını sağlar. Geriye dönük aktarım, ihtiyaç doğdukça kademeli olarak yapılabilir.
İkisi farklı işler yapar. Doküman yönetim sistemi sözleşme dosyasını saklar, sürümler, yetkilendirir ve bulur. Sözleşme yönetimi ise metnin içindeki tarihleri ve taahhütleri kayda dönüştürüp takip eder; yenileme uyarısını, fesih penceresini ve yükümlülük listesini o üretir. Doküman sisteminiz varsa üzerine kurarız, yoksa arşiv katmanını da birlikte ele alırız. İkisini aynı anda kurmak zorunda değilsiniz.
Kısmen ve garantisiz. Metinden taraf, tarih, tutar ve süre gibi yapılandırılmış alanların çıkarılması bugün oldukça iyi çalışır ve zaman kazandırır. Buna karşılık bir maddenin sizin açınızdan riskli olup olmadığı yorum gerektirir; bunu kesin biçimde bulacağını vaat etmiyoruz. Kurduğumuz düzen şudur: sistem öneri üretir, insan onaylar. Onaylanmadan hiçbir alan yürürlükteki kayda işlenmez.
Hayır. Birçok firma ıslak imzayla devam ederken sürecin geri kalanını dijitalleştirmeyi tercih ediyor ve bu tamamen geçerli bir kurgudur. Bu durumda imzalı nüshanın taraması kayda bağlanır, aslının fiziksel yeri kaydedilir ve takip yine sistemden yürür. Elektronik imzayı tercih ederseniz yetkilendirilmiş bir sağlayıcının altyapısına bağlanırız; kendi imza altyapımızı kurmayız. İki yöntem aynı sistemde birlikte de yürütülebilir.
Onaylı madde kütüphanesi ve şablonlardan sözleşme üretimi; sürüm ve sapma takibi; tutara göre işleyen onay zinciri; ıslak veya elektronik imza bağlantısı; yürürlük, yenileme ve fesih ihbar takvimi ile rol bazlı uyarılar; yükümlülük listeleri; risk maddesi raporları; tam metin aranabilir sözleşme arşivi ve mevcut sistemlerinizle kurulmuş bağlantılar. Kaynak kod ve veri size aittir.
30 dakikalık keşif görüşmesinde ihtiyacınızı dinler, özele mi yoksa hazır çözüme mi ihtiyacınız olduğunu dürüstçe söyleriz.
Arıza ve talebin mesajlaşma uygulamasından, koridordan ve telefondan değil tek kayıttan geldiği bir düzen kuruyoruz. Her talep önceliklenir, sahibi bellidir, süresi ölçülür. Aynı yapıyı yalnızca bilgi işlemde değil; insan kaynakları, idari işler ve bakım taleplerinde de çalıştırırız. Kurumsal hizmet yönetimi (ESM) budur.
Detay →Bilgisayar, telefon, sunucu ve ağ cihazlarını kim kullanıyor, hangi lisans ne zaman bitiyor, hangi abonelik sessizce yenileniyor; hepsini tek kayıt düzeninde toplarız. Zimmet, garanti, yenileme takvimi ve kullanım dışı bırakma aynı sistemde yürür; envanter kişisel hafızadan çıkıp kurumun kaydına geçer.
Detay →Riskleri sahibine bağlar, her riskin karşısına bir kontrol ve o kontrolün kanıtını koyarız. Politikalar sürümlü yürür, denetim bulguları terminli takip edilir, mevzuat değişikliği ilgili kişiye düşer. Kişisel veri, iş güvenliği ve çevre tarafındaki çalışmalar aynı çatı altında tek panodan okunur.
Detay →Projeleri iş kırılımına ayırır, kaynakları ve kapasiteyi görünür kılar, bütçe ile gerçekleşeni yan yana koyarız. Kilometre taşları, riskler ve kararlar aynı kayıtta durur; yönetim tüm portföyü tek panodan okur ve hangi işin öncelikli olduğunu veriye bakarak konuşur.
Detay →Tarayıcıda çalışan, kullanıcı girişiyle korunan, rol ve yetkiye göre içerik gösteren dahili sistemler ve abonelik tabanlı SaaS ürünleri tasarlıyor ve geliştiriyoruz. İşinizin gerçek akışına göre kurguluyor, kaynak kodu sizinle paylaşıyoruz.
Detay →Sahada, satışta ve müşteriyle temasta işinizi tek bir uygulamaya taşıyoruz. İhtiyacınıza göre tasarlanmış iOS ve Android uygulamalarını, çevrimdışı çalışma ve push bildirim altyapısıyla geliştirip App Store ve Google Play'de yayına alıyoruz.
Detay →
