İmza için patronu bekleyen kağıdı masadan kaldıran iş akışı yazılımı
Burada konuştuğumuz şey makine otomasyonu değil. PLC, SCADA, sensör ya da robot kolu kurmuyoruz. Fabrikanızda insanların birbirini beklediği yeri; yani satınalma talebinden izin formuna, teklif onayından avans ve evrak akışına kadar uzanan kağıt trafiğini yazılıma alıyoruz. Başpınar OSB'nin birinci bölgesinden beşincisine, Şehitkamil'deki idari ofislere gider, süreci masa masa çıkarır, sonra yazarız.
- Kendi saha araştırmamızda Gaziantep OSB'de 1108 firma kaydettik. Ölçek dağılımı 236 mikro, 413 küçük, 286 orta, 90 büyük ve 83 çok büyük işletme şeklinde çıktı. Yani sanayinin gövdesi KOBİ ve bu ölçekte onay yetkisi çoğunlukla tek bir masada, çoğu zaman doğrudan patronun masasında toplanıyor.
- Aynı araştırmada firmaların yaklaşık yüzde 51'inin kurumsal web sitesi olduğunu gördük. Dışarıya bakan yüzü yeni yeni dijitalleşen bir işletmede, içerideki talep-onay trafiğinin hâlâ kağıtla ve WhatsApp ile yürümesi şaşırtıcı değil.
- Sektör dağılımında tekstil 257, gıda 145, plastik ve ambalaj 116, halı 107 firma ile öne çıkıyor. Bu üretim kollarında satınalma kalemi hem çok hem küçük tutarlı: iplik, boya kimyasalı, tezgah yedek parçası, ambalaj, çuval, sarf malzemesi. Onay sırası uzadıkça bekleyen şey evrak değil, tezgahın kendisi oluyor.
- Firmaların yaklaşık dörtte biri, 294 tanesi kanıtlı ihracatçı. İhracat yapan bir tesiste onay zinciri sadece iç düzen meselesi değildir; müşteri denetiminde ve tetkikte 'bu alımı kim, ne zaman, hangi yetkiyle onayladı' sorusunun yazılı cevabı istenir.
- Aynı şehirdeyiz. Süreç haritasını uzaktan toplantıyla değil, Başpınar'daki tesiste satınalma masasının başında oturup bir talebin fabrika içinde kaç el değiştirdiğini takip ederek çıkarırız. Vardiya değişimini de aynı gün görmek isteriz; çünkü bir talebin gece vardiyasında nasıl yürüdüğü, gündüz anlatılandan çoğu zaman farklı olur.
Sahada tam olarak ne oluyor
- Ustabaşı tezgah için yedek parça istiyor, şefe söylüyor, şef WhatsApp'tan yazıyor; mesaj patronun telefonunda yüzlerce mesajın arasında kalıyor. Talebin nerede takıldığını kimse söyleyemiyor.
- Patron fuarda, müşteri ziyaretinde ya da yurt dışındayken imza sırası duruyor. Acil bir alım o kişi fabrikaya dönene kadar bekliyor; kimse yerine karar vermeye cesaret edemiyor.
- İzin, avans ve masraf formları matbu kağıtta. Personel dolduruyor, kağıt üretim binasından idari binaya taşınıyor, muhasebeye ulaşana kadar günler geçiyor, bazen de yolda kayboluyor.
- Tutar limiti sözle belirlenmiş. 'Şu kadarın altını şef geçsin' deniyor ama yazılı bir kural yok; herkes limiti farklı hatırlıyor ve her tartışmada aynı konu yeniden açılıyor.
- Aynı malzeme için iki ayrı bölüm ayrı ayrı teklif topluyor. Tedarikçi aynı firmadan iki farklı fiyat sorusu alıyor, pazarlık masasındaki duruş dağılıyor.
- Onay bekleyen bir evrakın kaç gündür beklediğini ölçen kimse yok. Gecikme ancak hat durunca ya da tedarikçi arayınca fark ediliyor.
- 'Kim ne zaman onayladı' sorusu ihracat müşterisinin denetiminde veya kalite tetkikinde cevapsız kalıyor; imzalı kağıt klasörde bulunamıyor.
- Onay zincirindeki bir kişi işten ayrılınca ya da rapor alınca, talepler kimsenin bakmadığı bir kutuda bekliyor. Sürecin o kişiye bağlı olduğu ancak o gün anlaşılıyor.
- Gece vardiyasında alelacele verilen karar hiçbir yere yazılmıyor; sözle verilen onay, gündüz gelen faturayla birlikte ortaya çıkıyor.
- Muhasebe ay sonunda faturayı görüyor ama o alımın hangi talebe, hangi teklife ve hangi onaya dayandığını geriye doğru bağlayamıyor.
Kağıdı değil, kararı hızlandıran bir akış kurarız
Hazır bir onay paketini fabrikanıza giydirmiyoruz. Sizin gerçekten işleyen düzeninizi, yani kimin neyi ne kadara kadar geçebildiğini olduğu gibi çıkarıp yazılıma taşıyoruz. Aşağıdaki modüllerin hepsi birden gerekmez; en çok şikayet gelen yerden başlarız.
| Yaklaşımımız | Pratikte ne demek |
|---|---|
| Talep ve onay akışı | Satınalma talebi, izin, avans, masraf, malzeme çıkışı ve teklif onayı gibi her form tek bir yerden açılır. Talep açıldığı anda kime düştüğü, hangi aşamada olduğu ve ne kadar beklediği ilgili herkesin ekranında görünür. Kimin ne beklediğini öğrenmek için kimseyi aramanız gerekmez. |
| Yetki, limit ve vekalet kuralları | Tutar aralığına, bölüme, masraf merkezine ve talep tipine göre onay basamakları sisteme yazılır. Belirlediğiniz limitin altındaki alım şefte biter, üstündeki size gelir. Siz şehir dışındayken veya fuardayken devreye girecek vekil ve süre sınırı önceden tanımlanır; imza sırası kimseyi beklemez. |
| Hatırlatıcı ve eskalasyon | Bekleyen talep belirlenen süreyi aşınca sistem önce ilgiliye hatırlatır, sonra bir üst kademeye taşır. Böylece gecikme, hat durduğunda değil daha kimse fark etmeden görünür hale gelir. Hangi onaycının kaç gün beklettiği ölçülebilir bir veri olur. |
| Telefondan onay | Onay ekranı mobil için tasarlanır. Fuardan, yoldan veya müşteri ziyaretinden talebi, ekli teklifi ve aynı malzemenin geçmiş fiyatını görüp onaylarsınız. Bilgisayar başına oturmayı gerektiren bir sistem, sahada ve yolda çalışan bir patron için zaten çalışmaz. |
| Evrak akışı ve denetim izi | Teklif, proforma, sözleşme, irsaliye ve sertifika talebin üzerine eklenir; sürüm sürüm saklanır. Kim ne zaman ne yaptı kaydı sonradan değiştirilemeyecek biçimde tutulur. İhracat müşterisinin denetiminde veya tetkikte istenen kanıt, klasör aramadan sistemden çıkar. |
| Muhasebe ve ERP köprüsü | Logo, Mikro, Netsis gibi mevcut muhasebe omurganız yerinde kalır. Onaylanan talep sipariş olarak oraya düşer, gelen fatura talebe bağlanır. İkinci bir muhasebe sistemi kurmayız; sadece ERP'nin görmediği onay yolunu ona bağlarız. Uygun bir arayüz yoksa bunu baştan söyler, alternatifin sınırlarını yazılı olarak veririz. |
Nasıl ilerliyoruz
- 01
Fabrikada yerinde keşif
Başpınar veya Şehitkamil'deki tesisinize geliriz. Satınalma, muhasebe, üretim ve insan kaynakları masalarında bir talebin fiilen nasıl yürüdüğünü izleriz. Yazılı prosedürle sahadaki gerçek genelde aynı olmaz; biz sahadaki gerçeği esas alırız.
- 02
Akış ve yetki haritası
Hangi form, hangi tutarda, kimden kime gidiyor; istisnalar neler, acil durumda kural nasıl esniyor. Bunu tek sayfalık bir şemaya indirir, size gösterir ve onayınızı aldıktan sonra kod yazmaya başlarız. Yanlış anlaşılma bu adımda biter.
- 03
Tek akışla pilot
Genellikle satınalma talep-onayı ile başlarız, çünkü şikayetin en çok geldiği yer orasıdır. Tek bir akış canlıya alınır, birkaç hafta gerçek taleplerle çalışır. Kullanan personelin itirazına göre ince ayar yapılır.
- 04
Diğer akışların eklenmesi
Pilot oturduktan sonra izin, avans, masraf, teklif onayı ve evrak akışı sırayla eklenir. Her akış canlıya ayrı ayrı alınır; hepsini aynı gün açıp vardiyayı karıştırmayız.
- 05
Eğitim, bakım ve devir
Rolüne göre kısa eğitim veririz: onaycı ayrı, talep açan ayrı, saha personeli ayrı. Sonrasında bakım ve destek anlaşmasıyla devam ederiz. Kaynak kod ve veri sizde kalır, dilediğiniz zaman başka bir ekiple sürdürebilirsiniz.
Sık sorulanlar
Bu PLC, SCADA veya makine otomasyonu mu?
Hayır ve bu ayrım önemli. Sanayide otomasyon denince genelde makineyi çalıştıran kontrol sistemleri, yani PLC ve SCADA anlaşılır. Bizim yaptığımız iş akışı otomasyonu, yani insanların birbirini beklediği onay ve evrak trafiğini yazılıma almak. Makinenize kimse dokunmaz, panonuz olduğu gibi kalır. Üretim verisi tarafını konuşmak isterseniz bu ayrı bir iştir ve ayrıca planlanır.
Mevcut Logo, Mikro veya Netsis sistemimizi değiştirmek zorunda kalır mıyız?
Hayır. Muhasebe ve finans omurganız aynen kalır, e-fatura ve e-defter düzeniniz bozulmaz. Kurduğumuz akış katmanı ERP'nizin arayüzü ya da veritabanı üzerinden onunla konuşur: onaylanan talep sipariş olarak ERP'ye düşer, gelen fatura talebe bağlanır. Amaç ikinci bir muhasebe programı kurmak değil.
Yine her şeyi ben mi onaylayacağım, yükü nasıl azaltıyor?
Bugün limit sözle belirlendiği için küçük alım da size geliyor. Sistemde limit yazılı olduğu için, sizin belirlediğiniz tutarın altındaki talep şefte biter ve size hiç gelmez; siz sadece gerçekten karar verilmesi gerekene bakarsınız. Ayrıca şehir dışındayken devreye giren bir vekalet kuralı tanımlanır, imza sırası durmaz.
Personelimiz kağıda alışkın, kullanır mı?
Bu işin belirleyici tarafı teknoloji değil benimseme. Bunun için akışı personelin bugünkü alışkanlığına yakın kurar, ekranı sadeleştirir ve pilotu tek bir akışla başlatırız. Zorlama yerine kağıdı fiilen gereksizleştiririz: talep sistemde açılınca durumu görülebildiği için insanlar bir süre sonra kağıdı sormayı bırakır. Ustabaşı tarafında ekran, eldivenle dokunulabilecek kadar büyük ve az adımlı olur.
Ne kadar sürer ve nereden başlamak gerekir?
Süre akış sayısına ve entegrasyon derinliğine göre değişir, bu yüzden baştan gün sayısı vermeyiz. Yöntemimiz sabit: keşif, akış haritası, tek akışla pilot, sonra kademeli genişleme. Pilot için genelde satınalma talep-onayını seçeriz çünkü hem şikayet oradan gelir hem sonucu en çabuk görülür.
Denetimde veya tetkikte kanıt olarak kullanılabilir mi?
Sistem, kim ne zaman hangi tutarı hangi gerekçeyle onayladı bilgisini sonradan değiştirilemeyen bir kayıt olarak tutar ve evrakı talebin üzerinde sürümleriyle saklar. Bu kayıt, tetkikte ve ihracat müşterisinin denetiminde göstermeniz gereken izi karşılar. Elektronik imza gerektiren bir süreç varsa bunu ayrıca konuşur, hukuki tarafını sizin danışmanınızla netleştiririz.
Yazılım ve veri kimde kalıyor?
Geliştirdiğimiz her şeyin kaynak kodu ve içindeki tüm veri sizindir. Kurulum kendi sunucunuzda da olabilir. Bize kilitlenmenizi istemeyiz; bizimle çalışmanın sebebi zorunluluk değil, sahayı biliyor olmamız olsun isteriz.
Gaziantep dışına da çıkıyor musunuz?
Çıkıyoruz, ancak bu sayfanın konusu tam olarak yakınlık. Başpınar OSB veya Şehitkamil'deki bir tesise aynı gün gidip süreci masasında izleyebilmek, uzaktan yapılan bir analizle kıyaslanmayacak bir fark yaratır. Devreye alma haftasında sahada bulunmamız da bu yüzden mümkün olur.
Gaziantep'te diğer yazılım başlıkları
Bir talebin fabrikanızda kaç gün beklediğini birlikte ölçelim
Tesisinize gelir, satınalma ve onay masasında yarım gün geçirir, akışı olduğu gibi çıkarırız. Bu görüşmeden iş çıkmasa bile elinizde en azından kendi onay zincirinizin yazılı hali kalır. Başpınar OSB ve Şehitkamil'e aynı gün geliriz.