Kantardan çuvala kadar buğdayın hesabını tutan Gaziantep değirmen yazılımı
Değirmencilikte kâr, un satış fiyatında değil paçalın içinde saklıdır. Hangi silodan ne oranda alındığını, o gün randımanın ne çıktığını ve kepekle razmolun paçala geri bağlanıp bağlanmadığını yazılı olarak göremeyen bir değirmen, aslında maliyetini tahminle yönetiyor demektir. Biz laboratuvar fişini, silo defterini, paçal hesabını ve sevkiyatı tek kayıt zincirine bağlayan bir sistem kuruyoruz. Muhasebe programınız yerinde kalır, biz onun görmediği yeri yazarız. Şehitkamil'de ya da Başpınar'daysanız keşfe geliriz.
- Kendi saha araştırmamıza göre Gaziantep OSB'de kayıtlı 1108 firmanın 145'i gıda tarafında üretim yapıyor; bunların yaklaşık 45'i un ve değirmen alanında (bu alt kırılım tahminidir, kesin sayı değildir). Un ve bulgur-bakliyat tarafı burada tek tük değil, yan yana çalışan bir sanayi kolu.
- Gaziantep'in un talebi yalnızca ekmeklikten ibaret değil. Baklava ve tatlı sanayisi, fırıncılık ve unlu mamul üreticileri birbirinden farklı özellikte un istiyor; aynı değirmen aynı hafta içinde birden fazla un tipi için ayrı paçal kurmak zorunda kalıyor. "Hangi un tipi bize gerçekten kazandırıyor" sorusu bu şehirde teorik değil, günlük bir soru.
- Değirmenin bayisi, fırını ve tatlı imalatçısı çoğunlukla aynı şehirde. Sipariş telefonla geliyor, yükleme aynı gün isteniyor. Bu yakınlık tahsilat ve ilişki açısından iyi ama planlama açısından zor: gün içinde verilen sözler ile silo durumu ve öğütme planı arasında yazılı bir bağ yoksa akşam yükleme rampasında sıkışma yaşanıyor.
- Kendi verimizde ölçek dağılımı mikro 236, küçük 413, orta 286, büyük 90, çok büyük 83 firma. Değirmenler bu tablonun her yerine dağılmış durumda; üç silolu bir tesisle otuz silolu bir tesisin ihtiyacı aynı değil. Bu yüzden kapsamı silo sayısı, laboratuvar düzeni ve çalıştığınız un tipi sayısı belirliyor, hazır bir paketin modül listesi değil.
- İhracata un veya irmik veren değirmen için tablo değişiyor: alıcının istediği parti kaydı ve analiz sonucu, dosyadan değil sistemden çıkabilmeli. Kendi verimize göre OSB firmalarının yaklaşık %26'sı kanıtlı ihracatçı; bu tarafta çalışıyorsanız izlenebilirlik bir tercih değil, işin şartı.
Değirmende işin gerçekte yürüdüğü yer
- Alımda ölçülen hektolitre ağırlığı, rutubet, protein, gluten, sedimantasyon ve süne-kımıl zararı kağıt analiz fişinde kalıyor. Aynı tüccardan gelen partilerin geçmiş performansı karşılaştırılamıyor, alım kararı hafızaya dayanıyor.
- Paçal, yani harman hesabı ustanın kendi Excel dosyasında yapılıyor. Hangi silodan kaç ton alınıp hangi oranda karıştırıldığı üretim bittikten sonra geriye doğru izlenemiyor; usta ayrılırsa bilgi de gidiyor.
- Silo stoğu defterde tutuluyor. Silolar arası transfer, tavlamada (temperleme) verilen su ve nakil firesi kayıt altına alınmadığı için kağıt stok ile fiili sayım zamanla ayrışıyor, aradaki farkı kimse açıklayamıyor.
- Randıman vardiya sonunda kabaca hesaplanıyor. Kepek, razmol ve bonkalite gibi yan ürün çıkışları giren buğdaya ve paçala geri bağlanmadığı için gerçek kütle dengesi kurulamıyor.
- Un tipi bazında maliyet net değil. Buğday maliyeti tek ortalama üzerinden dağıtıldığından, ekmeklik ile baklavalık veya pastalık unun hangisinin gerçekten kazandırdığı görülmüyor; fiyat kararı piyasaya bakılarak veriliyor.
- Kül oranı, protein ve düşme sayısı gibi çıkış kalite sonuçları üretim partisiyle eşleşmiyor. Şehirdeki fırından ya da tatlı imalatçısından şikayet geldiğinde o unun hangi güne, hangi paçala ve hangi silo kombinasyonuna ait olduğu bulunamıyor.
- Çuval, big bag ve dökme sevkiyat için irsaliye ve kantar fişi ayrı ayrı yazılıyor. Sevk edilen tonaj ile stok düşümü gün sonunda elle eşitleniyor; bu düzeltme alışkanlık haline gelince hatanın kendisi görünmez oluyor.
- Vals ayarları ve elek değişimi takvimsiz yürüyor. Ürün inceliğinde veya kül değerinde sapma çıktığında sebebi geriye doğru aranıyor; oysa hangi valsin ne zaman ayarlandığı kayıtlı olsa cevap kaydın içinde durur.
- Muhasebe programında buğday tek bir stok kalemi olarak görünüyor. Oysa sahada her silo ayrı bir kalite demek; yazılım siloyu görmediği için maliyet de kaliteyi görmüyor.
- Bayi, fırın ve imalatçı siparişleri telefonla alınıp deftere yazılıyor. Aynı gün kaç ton söz verildiği ile öğütme planı arasında bağ olmadığı için akşam yükleme sırasında sıkışma yaşanıyor.
Kurduğumuz kayıt zinciri
Değirmene ikinci bir muhasebe programı getirmiyoruz. Muhasebe ve cari tarafınız aynen kalır. Bizim yazdığımız katman, kantardan başlayıp laboratuvara, silo defterine, paçala, randımana ve sevkiyata uzanan zinciri tek yerde birleştirir; ihtiyaç duyduğunuz sonucu da mevcut sisteminize geri yazar. Modüller ayrı ayrı devreye alınabilir.
| Yaklaşımımız | Pratikte ne demek |
|---|---|
| Alım, kantar ve laboratuvar kaydı | Kamyon girişinden itibaren tek bir kayıt açılır: kantar fişi, numune, analiz sonuçları ve tedarikçi bilgisi aynı partiye bağlanır. Hektolitre, rutubet, protein, gluten, sedimantasyon ve süne-kımıl değerleri tedarikçi bazında geçmişe dönük listelenir. Bir sonraki alımda kiminle çalışacağınıza hafızayla değil kayıtla karar verirsiniz. |
| Silo defteri ve tavlama takibi | Her silo için ayrı bir kalite kimliği tutulur: içinde hangi partiler var, ortalama değerleri ne, ne kadar dolu. Silolar arası transfer, tavlamada verilen su ve temizleme firesi kaydedilir. Böylece kağıt stok ile fiili sayım arasındaki fark, kaybolup gitmeden önce kaydın içinde görünür olur. |
| Paçal hesap ekranı | Hedeflediğiniz protein, gluten ve kül değerleri ile eldeki siloların kalite ve maliyet bilgisini yan yana koyan ekran. Farklı karışım senaryolarını hesaplayıp maliyetiyle birlikte karşılaştırmalı gösterir. Formülü biz belirlemeyiz; ustanızın kuralını sisteme yazar, kararı ona bırakırız. Verdiği her karar tarih ve kullanıcı bilgisiyle saklanır. |
| Randıman ve yan ürün dengesi | Giren buğday ile çıkan un, kepek, razmol, bonkalite ve fire tek bir kütle dengesinde toplanır. Randıman vardiya, gün ve paçal kırılımında hesaplanır. Yan ürünler paçala geri bağlandığı için, randımandaki sapmanın hangi harmandan ve hangi vardiyadan geldiği görünür hale gelir. |
| Un tipi bazında maliyet | Paçal maliyeti, enerji, ambalaj, işçilik ve yan ürün geliri un tipine dağıtılır. Ekmeklik, baklavalık ve pastalık un ayrı birer maliyet hattı olarak durur. Fiyat kararını piyasa duyumuyla değil kendi kayıtlarınızla verirsiniz. |
| Sevkiyat ve müşteri partisi izlenebilirliği | Çuval, big bag ve dökme sevkiyat aynı sistemden çıkar; irsaliye, kantar fişi ve stok düşümü tek kayıttan üretilir. Hangi müşteriye hangi paçaldan, hangi analiz değerleriyle un gittiği kayıtlıdır. Şikayet geldiğinde geriye doğru izleme, arşiv karıştırarak değil kayıt üzerinden yapılır. |
İşi nasıl kuruyoruz
- 01
Tanışma görüşmesi
Kaç siloyla çalıştığınızı, günlük öğütme kapasitenizi, hangi un tiplerini ürettiğinizi ve şu an hangi programı kullandığınızı konuşuruz. Bu görüşmenin amacı teklif vermek değil; işinizin yazılımla mı yoksa süreçle mi düzeleceğini ayırt etmek. Yükümlülük yok.
- 02
Değirmende yerinde keşif
Şehitkamil ya da Başpınar'daki tesisinize gelir, kamyon girişinden çuval çıkışına kadar tüm akışı izleriz. Kantarı, laboratuvarı, silo sahasını ve vals katını görürüz; ustanın paçal dosyasını ve ambar defterini birlikte açarız. Terminolojiyi sizin kullandığınız gibi kaydeder, kendi kelimelerimizi dayatmayız.
- 03
Kapsam, öncelik ve bütçe
Bulguları fazlara ayrılmış bir plana çeviririz. Çoğu değirmende ilk faz alım ve laboratuvar kaydı ile silo defteri olur; paçal ve maliyet, üzerine sağlam veri biriktikten sonra anlamlıdır. Her fazın süresi, kapsamı ve bedeli ayrı ayrı yazılır.
- 04
Geliştirme ve saha denemesi
Modülü geliştirir, gerçek bir vardiyada denemeye alırız. Kantar görevlisi, laboratuvar sorumlusu ve değirmenci ekranı kullanırken izleriz; itiraz geldiği yerde tasarımı değiştiririz. Ekranların tozlu ve aceleci bir ortamda kullanılacağını hesaba katarak sadeleştiririz.
- 05
Devreye alma, eğitim ve bakım
Sistemi canlıya alır, her role göre kısa ve uygulamalı eğitim veririz. Sonrasında bakım ve destek anlaşmasıyla devam ederiz. Kaynak kod ve veri sizde kalır; sistemi başkasına devretmek isterseniz devir dosyasını da teslim ederiz.
Sık sorulanlar
Mevcut muhasebe programımızı değiştirecek miyiz?
Hayır. Logo, Mikro veya Netsis gibi bir omurga kullanıyorsanız o yerinde kalır; cari, fatura ve e-belge düzeninizi bozmayız. Kurduğumuz katman onunla veritabanı veya API üzerinden konuşur: alım ve sevkiyat kaydını oraya taşır, maliyet ve stok bilgisini oradan okur. Bir fabrikada mevcut ERP'ye hiç dokunmadan yanında çalışan bir üretim katmanı kurduk; buradaki mantık da aynı.
Kantar ve laboratuvar cihazlarımızla konuşabilir mi?
Kantar tarafında evet, bu işi daha önce yaptık: bir kantar ile etiket yazıcısını aynı ekranda birleştiren bir tartım ve etiketleme istasyonu geliştirdik. Elektronik kantarların çoğu seri port veya ağ üzerinden ağırlık verisi verir, oradan okuruz. Laboratuvar cihazlarında durum markaya göre değişir; bazıları dosya veya veritabanı çıktısı verir, bazıları vermez. Keşifte cihaz listenizi çıkarır, hangisinden veri alınabileceğini önceden söyleriz.
Paçal formülünü siz mi belirleyeceksiniz?
Hayır ve bunu bilerek yapmıyoruz. Paçal kararı, değirmencinizin yıllarla kazanılmış bilgisi ve o günkü siloların durumuyla verilir; dışarıdan bir yazılımcının bunu belirlemesi doğru olmaz. Bizim yaptığımız, o kararı hesap ekranına taşımak: hedef değerleri, silo kalitelerini ve maliyetleri yan yana koyup senaryoları karşılaştırmalı göstermek. Karar ustada kalır, tek fark kararın artık kayıtlı olması.
Küçük bir değirmeniz, bu sistem bize ağır gelmez mi?
Kendi OSB araştırmamıza göre buradaki firmaların büyük çoğunluğu mikro, küçük ve orta ölçekli; biz de işi buna göre kurguluyoruz. Tek modülle başlanabilir. Örneğin sadece alım ve laboratuvar kaydıyla başlayıp, veri biriktikten sonra paçal ve maliyet tarafına geçmek en sık önerdiğimiz yol. Baştan büyük bir kurulum satmayı doğru bulmuyoruz.
Ekibimiz bilgisayarla arası iyi değil, kullanabilir mi?
Ekranları o gerçeği bilerek tasarlıyoruz. Kantar görevlisinin gördüğü ekranda üç beş alan olur, gerisi otomatik dolar; laboratuvar ekranı ise analiz fişinin dijital karşılığıdır, yeni bir düzen öğrenmek gerekmez. Devreye alırken sahada yanınızda durur, ilk günlerde çıkan takılmaları yerinde çözeriz. Kullanılmayan yazılım yazmanın kimseye faydası yok.
Bu iş ne kadar sürer, bütçesi nasıl belirlenir?
Silo sayısı, cihaz entegrasyonu ve kaç un tipiyle çalıştığınız süreyi de bedeli de doğrudan değiştirir. Keşif tamamlanmadan rakam vermiyoruz; keşif sonrasında her fazı ayrı kapsam, ayrı süre ve ayrı bedelle yazarız. İlk faz bittiğinde devam kararı sizindir, peşinen uzun bir taahhüt istemeyiz. Hazır paket ile özel yazılım arasındaki tercihi nasıl yapmanız gerektiğini anlattığımız bir rehber sayfamız da mevcut.
Verilerimiz nerede duracak, kime ait olacak?
Tercihinize göre kendi sunucunuzda ya da sizin adınıza açılan bir bulut hesabında durur. Veri de kaynak kod da sizindir; bunu sözleşmeye yazarız. Devralma işlerinde, yazılımcısına ulaşılamayan programların içinden iş kurallarını çıkarmak zorunda kaldığımız için kimseyi bize bağımlı bırakmamayı ilke edindik. Devir dosyasını da teslimle birlikte veririz.
Gaziantep'te diğer yazılım başlıkları
Silo sahasını ve laboratuvarı birlikte gezelim
Bir değirmenin sistemini uzaktan yazmak mümkün değil; hangi silonun neye yaradığını görmeden kurulan program raf ömrünü ilk haftada doldurur. Uygun bir gün söyleyin, Gaziantep'teki tesisinize gelelim. Kantardan vals katına kadar akışı birlikte izleyelim; nereye yazılım gerektiğini, nereye gerekmediğini açıkça konuşalım. Bu ilk görüşmede teklif değil, keşif yaparız.