Belge süresi dolmadan uyaran Gaziantep ihracat yazılımı
İhracatta işin zor tarafı yükleme değil, yüklemeden sonra geride kalan taahhüttür. Dahilde İşleme İzin Belgesi'nin süresi dolarken taahhüdünüzün ne kadarının kapandığını bir Excel dosyasının en son ne zaman güncellendiğine bakarak öğreniyorsanız, orada takip edilmeyen bir mali risk taşıyorsunuz demektir. Biz belgeyi, üretimi, evrakı, akreditifi ve konteyneri tek yerde toplayan bir operasyon katmanı kuruyoruz. Muhasebe programınız yerinde kalır; Başpınar'daki ya da Şehitkamil'deki tesisinize gelip dosyanızı birlikte açarız.
- Kendi saha araştırmamıza göre Gaziantep OSB'deki 1108 firmanın yaklaşık %26'sı, yani 294'ü kanıtlı ihracatçı. Bu, dış ticareti birkaç büyük firmanın işi olmaktan çıkarıp organize sanayinin dörtte birinin günlük operasyonu haline getiriyor.
- Sektör dağılımına bakınca tablo netleşiyor: tekstil 257, gıda 145, plastik ve ambalaj 116, halı 107 firma. Bunların çoğu ithal hammadde veya ithal girdi kullanıp mamul ihraç ediyor; yani dahilde işleme rejimi burada istisna değil, olağan çalışma biçimi.
- Gaziantep'te bir ihracat işi tek fabrikanın içinde bitmiyor: iplik komşu firmadan, ambalaj birkaç kilometre öteden geliyor, sonra mal karayoluyla İskenderun ya da Mersin gibi limanlara taşınıyor. Bu zincirde hangi ithal partiden hangi mamulün çıktığını olay anında kaydetmeyen firma, ayniyat bağını aylar sonra hafızadan kurmaya çalışıyor.
- Güneydoğu Anadolu İhracatçı Birlikleri Gaziantep merkezli çalışıyor; belge ve birlik işlemleri fiziksel olarak yakın. Ama yakınlık işin kendiliğinden takip edildiği anlamına gelmiyor, sadece hatanın biraz daha erken fark edildiği anlamına geliyor.
- Kendi verimizde ölçek dağılımı mikro 236, küçük 413, orta 286 firma ile ağırlıklı olarak KOBİ tarafında. Küçük ve orta ölçekli bir Gaziantep ihracatçısında dış ticaret çoğu zaman bir ya da iki kişinin omzunda; o kişi izne çıktığında belgenin takvimini takip eden kimse kalmıyor.
En az konuşulan, en çok acı veren yer
- DİİB kapsamındaki ihracat taahhüdü Excel'de takip ediliyor. Taahhüdün ne kadarının gerçekleştiği ve kapanışa kaç gün kaldığı, ancak birileri dosyayı güncellediğinde görülüyor; güncellenmediği hafta risk sessizce büyüyor.
- Belge kapsamında giren ithal hammadde ile o hammaddeden üretilip ihraç edilen mamul, üretim tarafında birbirine bağlı değil. Ayniyat ilişkisi olay anında değil, kapatma dosyası hazırlanırken geriye dönük kurulmaya çalışılıyor.
- Belge süresi ve kapatma başvurusu için tanınan süre kişinin ajandasında duruyor. Süresinde başvurulmadığında karşılaşılan müeyyide ciddi bir mali yük doğurabiliyor; oysa uyarı, aslında basit bir sayaç meselesi.
- GTİP kodu, miktar ve döviz tutarlarının belge satırlarıyla tutup tutmadığı gümrük beyannamesi dökümü üzerinden elle karşılaştırılıyor. Satır sayısı arttıkça göz kaçıyor ve fark ancak kapatma aşamasında ortaya çıkıyor.
- ATR, EUR.1, EUR-MED ve menşe şahadetnamesi hangi sevkiyat için hangi ülkeye düzenlendi sorusunun cevabı farklı klasörlerde. Denetimde veya müşteri talebinde belgeler tek tek aranıyor, bazen bulunamıyor.
- Akreditif şartları (istenen vesaik listesi, son yükleme tarihi, ibraz süresi) sözleşme klasöründe kalıyor. Üretim ve sevkiyat ekibi bu şartları görmediği için rezerve düşen vesaik, tahsilat gecikince öğreniliyor.
- Proforma, koli listesi ve çeki listesi üç ayrı Excel'den yazılıyor. Birinde yapılan revizyon diğerine yansımadığı için beyanname ile evrak arasında tutarsızlık çıkıyor, düzeltme gümrükte zaman kaybettiriyor.
- Konteyner yükleme planı kağıda çiziliyor. Palet ve koli adedi, ağırlık ve hacim dengesi yükleme rampasında düzeltiliyor; limana gidecek aracın kalkış saati yaklaşırken yapılan bu düzeltmeler hem hata hem maliyet üretiyor.
- Yabancı müşteriyle yürüyen yazışmalar, gönderilen numuneler ve fiyat geçmişi satış temsilcisinin kişisel e-postasında. Temsilci ayrıldığında müşteri ilişkisinin hafızası da onunla birlikte gidiyor.
- Aynı anda birden fazla belge açık olduğunda hangi ihracatın hangi belgeye sayılacağı kararı sonradan veriliyor. Bu karar geciktiğinde, kapanması gereken belgeye yazılabilecek bir ihracat başka bir yere işlenmiş oluyor.
Ne kuruyoruz
Kurduğumuz sistem gümrük müşavirinizin yerini almaz, muhasebe programınızı da değiştirmez. Yaptığı iş, belgeyle üretim ve sevkiyat arasındaki bağı kurmak ve sürelerin gözden kaçmasını engellemek. Yani beyanı o vermez; beyan için gereken veriyi hazır tutar ve kapanışa kaç gün kaldığını siz sormadan söyler.
| Yaklaşımımız | Pratikte ne demek |
|---|---|
| DİİB kütüğü ve taahhüt sayacı | Her belge sisteme kütüklenir: ithalat ve ihracat satırları, GTİP kodları, miktar ve döviz tutarları, belge süresi ve kapatma başvurusu için kalan süre. Gerçekleşen ile kalan taahhüt sürekli hesaplanır. Belirlediğiniz eşiklere gelindiğinde sorumlu kişilere uyarı düşer; hatırlatma kimsenin ajandasına bırakılmaz. |
| Üretimden belgeye bağlantı | İthal hammadde partisi, iş emri, üretilen mamul ve çıkan gümrük beyannamesi tek zincirde bağlanır. Ayniyat ilişkisi kapatma dosyası hazırlanırken değil, olay anında kaydedilir. Böylece kapatma dosyası aylar sonra sıfırdan derlenen bir arşiv çalışması olmaktan çıkar. |
| Dolaşım ve menşe evrakı dosyası | ATR, EUR.1, EUR-MED, menşe şahadetnamesi ve diğer belgeler sevkiyat bazında tek dosyada toplanır. Gideceği ülkeye göre hangi evrakın gerektiğini gösteren kontrol listesi çalışır; eksik varken sevkiyat kapatılamaz. Denetimde ya da müşteri talebinde tek ekrandan çıkarılır. |
| Akreditif ve ödeme şartı takibi | Akreditifin istediği vesaik listesi, son yükleme tarihi ve ibraz süresi sisteme girilir; sevkiyat takvimine bağlanır. Üretim ve sevkiyat ekibi hangi şarta uymak zorunda olduğunu kendi ekranından görür. Kritik tarihler yaklaşırken uyarı çıkar, rezerv riski yükleme öncesinde konuşulur. |
| Tek kaynaktan proforma, koli listesi ve fatura | Proforma, çeki ve koli listesi ile fatura aynı sipariş verisinden üretilir. Bir yerde yapılan revizyon hepsine yansır; üç ayrı Excel'in birbirini tutmaması diye bir durum kalmaz. Belgeler müşterinizin istediği dilde ve düzende çıkar. |
| Konteyner ve yükleme planı | Palet ve koli ölçüleri, ağırlık ve hacim bilgisiyle konteyner yerleşimini planlayan ekran. Yükleme sırası, ağırlık dağılımı ve kalan hacim, araç rampaya yanaşmadan önce görünür. Plan kağıt yerine sistemde durduğu için sevkiyat sonrası ne yüklendiği sorusunun kayıtlı bir cevabı olur. |
Nasıl başlıyoruz
- 01
Ön görüşme
Kaç ülkeye ihracat yaptığınızı, aynı anda kaç DİİB'in açık olduğunu, gümrük müşavirinizle iş bölümünüzün nasıl kurulduğunu ve şu an nerenin en çok risk taşıdığını konuşuruz. Amaç teklif yazmak değil, problemin gerçekten yazılımla çözülüp çözülmediğini ayırt etmek. Yükümlülük yok.
- 02
Dosya üzerinden saha keşfi
Başpınar ya da Şehitkamil'deki tesisinize gelir, dış ticaret biriminizle oturup gerçek bir belge dosyasını baştan sona açarız. Hangi bilgi nereden geliyor, hangi adım kimin elinde bekliyor, hangi kontrol yalnızca bir kişinin dikkatine bağlı; bunları yazılı hale getiririz. Bu adım olmadan bu işte doğru kapsam çıkmaz.
- 03
Kapsam, öncelik ve risk sırası
Bulguları risk sırasına göre fazlandırırız. Çoğu firmada ilk faz DİİB kütüğü ve süre uyarıları olur; çünkü gözden kaçtığında en ağır sonucu doğuran yer orasıdır. Evrak dosyası, akreditif takibi ve yükleme planı sonraki fazlara bırakılır. Her fazın süresi, kapsamı ve bedeli ayrı yazılır.
- 04
Geliştirme ve gerçek belgeyle deneme
Modülü geliştirir, kapanmış bir belgeyi sisteme girerek sonucun bilinen gerçekle eşleşip eşleşmediğini kontrol ederiz. Yeni bir belgeye geçmeden önce eski bir belgede doğrulama yapmak, sürpriz çıkma ihtimalini azaltmanın sağlam bir yolu. Gümrük müşavirinizin de bu kontrole katılmasını isteriz.
- 05
Devreye alma, eğitim ve bakım
Sistemi canlıya alır, dış ticaret ve sevkiyat ekibine rolüne göre eğitim veririz. Mevzuat değiştiğinde etkilenen yerleri birlikte gözden geçiririz; bakım ve destek anlaşması bunu kapsar. Kaynak kod ve veri sizde kalır, devir dosyasıyla birlikte teslim edilir.
Sık sorulanlar
DİİB kapatma işlemini siz mi yapacaksınız?
Hayır ve bunu net söylemek isteriz. Belgenin alınması, kapatma müracaatı ve mevzuat yorumu gümrük müşavirinizin ve gerekiyorsa yeminli mali müşavirinizin işidir; biz o işi yapmayız, yapabileceğimizi de iddia etmeyiz. Bizim kurduğumuz sistem, o başvuru için gereken veriyi doğru ve güncel tutar, süreleri sayar ve dosyayı hazır halde bekletir. Yani danışmanınızın yerine geçmez, ona hazır bir dosya verir.
Gümrük müşavirimizin kendi programı var, çakışır mı?
Çakışmaz, çünkü ikisi farklı işe bakar. Müşavirin programı beyan ve gümrük işlemleri tarafındadır; bizim katmanımız ise sizin fabrikanızın içindedir: hangi ithal partiden hangi mamul üretildi, hangi sevkiyata gitti, hangi belgeye yazıldı. Mümkünse müşavirinizin verdiği beyanname dökümlerini içeri alır, kendi kaydınızla karşılaştırırız. Çoğu firmada en çok işe yarayan yer de bu karşılaştırma oluyor.
Ticaret Bakanlığı sistemlerine otomatik bağlanıyor mu?
Burada abartılı bir söz vermeyelim. Resmi sistemlerin dışarıya açtığı arayüzler sınırlıdır ve zaman içinde değişir; doğrudan otomatik bağlantıyı peşinen taahhüt etmeyiz. Pratikte yaptığımız iş, beyanname ve belge dökümlerini dosya olarak sisteme almak, kayıtlarınızla eşleştirmek ve farkları göstermek. Keşif sırasında hangi verinin hangi yoldan geldiğine bakar, gerçekten neyin otomatikleştirilebileceğini o zaman söyleriz.
Mevcut ERP'mizde dış ticaret modülü var, neden ayrı bir şeye ihtiyacımız olsun?
Standart dış ticaret modülleri genelde faturayı, beyannameyi ve cariyi tutar; ama belgeyle üretim arasındaki ayniyat bağını ve süre sayacını çoğu zaman tutmaz. Sorun da tam orada çıkıyor. Eğer ERP'nizdeki modül bu bağı kuruyorsa size yeni bir yazılım satmayız, mevcudu doğru kullanmanız gerektiğini söyleriz. Keşifte ilk baktığımız şeylerden biri budur.
Bir ya da iki kişilik dış ticaret birimimiz var, sistem kurmaya değer mi?
Ekip küçüldükçe riskin arttığı bir alan burası, çünkü her şey o bir iki kişinin dikkatine bağlı. Kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında takvim de onunla gidiyor. Küçük bir birimde tek modülle, yalnızca belge kütüğü ve süre uyarılarıyla başlamak çoğu zaman yeterli oluyor. Kendi OSB araştırmamıza göre buradaki ihracatçıların büyük bölümü zaten KOBİ ölçeğinde.
Ne kadar sürer, bedeli nasıl belirlenir?
Açık belge sayınız, çalıştığınız ülke ve evrak çeşitliliği ile entegre olacağımız sistemler süreyi doğrudan değiştirir. Keşif tamamlanmadan rakam vermiyoruz; sonrasında her fazı ayrı kapsam, ayrı süre ve ayrı bedelle yazarız, ilk faz sonunda devam kararını siz verirsiniz. Bir şartname hazırlarken nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlattığımız bir rehber sayfamız da var.
Verilerimiz nerede duracak, ticari sırlarımız güvende mi?
Sistem tercihinize göre kendi sunucunuzda veya sizin adınıza açılan bir bulut hesabında çalışır; veri sizin kontrolünüzde kalır. Müşteri listesi, fiyat geçmişi ve belge dosyaları rol bazlı yetkiyle korunur, kimin neye eriştiği kayıt altına alınır. Kaynak kod da sizindir ve bunu sözleşmeye yazarız.
Mevzuat değişirse yazılım eskimez mi?
Değişecektir, bunu baştan kabul ederek tasarlıyoruz. Süreler, eşikler ve evrak kontrol listeleri koda gömülmez; yönetim ekranından değiştirilebilir parametreler olarak tutulur. Böylece bir süre veya bir kural değiştiğinde yazılımı yeniden yazmak gerekmez, ayarı güncellersiniz. Yapısal bir değişiklik gerekirse bakım ve destek anlaşması kapsamında birlikte ele alırız.
Gaziantep'te diğer yazılım başlıkları
Bir belge dosyasını birlikte açalım
Gaziantep'te ihracat yapıyorsanız, elinizde şu anda süresi işleyen en az bir belge vardır. Uygun bir gün söyleyin, tesisinize gelelim ve o dosyayı baştan sona birlikte açalım. Hangi bilginin nerede kaybolduğunu, hangi sürenin kimin ajandasına bağlı kaldığını yerinde görelim; ardından risk sırasına göre gerçekçi bir plan çıkaralım. Bu görüşmede satış konuşmayız, dosyaya bakarız.