Logo, Mikro veya Netsis yerine geçmeyiz. Cari, banka, kasa, çek-senet, masraf ve nakit akışını muhasebe programınızın yanında toplayan; tahsilat, ödeme ve onay süreçlerini kurallara bağlayan bir finans katmanı kurarız. Kayıt yine muhasebede tutulur, görünürlük ve süreç bu katmanda çalışır.
Bir firmada paranın nerede olduğu sorusunun cevabı çoğu zaman tek bir yerde durmaz. Cari bakiye muhasebe programındadır, ama hangi müşterinin vadesinin ne zaman dolduğu satış ekibinin kafasındadır. Çek portföyü ayrı bir defterde ya da çekmecede tutulur; hangi çekin ne zaman tahsile verileceği hatırlamaya kalır. Banka hareketlerine gün sonunda internet şubesinden bakılır, masraf fişleri ay sonunda toplanır. Haftalık nakit tablosu ise genellikle tek bir kişinin hazırladığı, formülleri her ay biraz daha bozulan bir Excel dosyasıdır. Bu dağınıklık küçük ölçekte yürür; ödeme trafiği arttığında ve vade sayısı çoğaldığında yürümez. Sorun muhasebenin yanlış tutulması değildir. Muhasebe kaydı geçmişi doğru yazar ama önümüzdeki üç haftayı göstermez.
Bu noktada verilen en yaygın karar, muhasebe programını değiştirmektir ve genellikle yanlış karardır. Logo, Mikro, Netsis ve benzeri programlar yasal defter, beyanname, e-fatura ve e-defter tarafında yıllardır oturmuş, mevzuat değiştikçe güncellenen sistemlerdir. Bu alanı yeniden yazmak hem gereksiz hem risklidir; biz de yazmıyoruz ve yerine geçen bir ürün önermiyoruz. Kurduğumuz şey, mevcut muhasebe programınızın yanında çalışan bir finans yönetimi katmanıdır. Kaynak kayıt muhasebede kalır; cari, fatura ve banka verisi oradan okunur, üzerine vade, tahsilat sözü, risk limiti, masraf onayı ve nakit projeksiyonu gibi programın çoğu zaman yeterince taşımadığı süreçler eklenir. Bu katmanda üretilen kayıtlar da geri muhasebeye yazılır.
Bu katmanın literatürdeki adı FMS, yani finansal yönetim sistemidir. Yakın bir terim olan FRM ise finansal risk yönetimi anlamına gelir ve kur, faiz, vade ile karşı taraf riskinin ölçülüp sınırlandırılmasını anlatır. Uygulamada ikisi iç içe geçer: müşteriye risk limiti koymak, açık dövizli alacağı izlemek ve vade uyumsuzluğunu görmek FRM konusudur ama aynı ekranlarda yaşar. Biz FMS'i geniş anlamıyla kurar, FRM tarafını ise firmanın gerçekten taşıdığı risk kadar ekleriz. İhracat yapan bir firmada kur ve akreditif takibi anlamlıdır; yalnızca iç piyasaya çalışan bir firmada aynı ekranlar boş kalır ve kullanılmaz. Kapsamı taşınan riske göre daraltmak, bu işte en çok işe yarayan karardır.
Sınırı baştan yazalım. Bu katman mali müşavirinizin işini yapmaz: beyanname vermez, yasal defter tutmaz, muhasebe fişinin vergisel doğruluğundan sorumlu olmaz. E-fatura ve e-defter tarafında da özel entegratörünüz ya da muhasebe programınız ne yapıyorsa onu yapmaya devam eder; biz bu akışlara bağlanırız, yerlerini almayız. Ayrıca hiçbir yazılım tahsil edilemeyen bir alacağı tahsil etmez; sistemin yaptığı, vadesi geçen alacağı ve verilen tahsilat sözünü görünür tutmak, kimin arayacağını belirsizlikten çıkarmaktır. Beklentiyi buraya oturttuğumuzda proje işe yarar. İşe de her zaman sahadan başlarız: mevcut muhasebe programı, banka sayısı, çek hacmi ve ay sonunda elle yapılan işler yerinde görülmeden kapsam yazılmaz.
Muhasebe programı düzgün işleyen, defterleri zamanında kapanan ama önümüzdeki üç haftada kasanın ne olacağını kimsenin net söyleyemediği işletmeler. Burada eksik olan kayıt değil, kaydın ileriye dönük okunmasıdır; vade, tahsilat sözü ve planlanan ödeme aynı tabloda birleştiğinde tablo netleşir ve tahmin kişiye bağlı olmaktan çıkar.
Portföyünde sürekli çek ve senet taşıyan; alınan, ciro edilen, tahsile verilen ve karşılıksız dönen evrağı ayrı defterlerde izleyen firmalar. Bu hacimde gözden kaçan tek bir vade, hem tahsilatı hem de o gün yapılacak ödemeyi etkiler. Portföyün tek yerde ve durum bazında tutulması ilk kazançtır.
Alacağı dolar veya euro, gideri Türk lirası olan; kur farkının kârı sessizce değiştirdiği firmalar. Bu işletmelerde açık döviz pozisyonunun, vade uyumsuzluğunun ve tahsilat gecikmesinin birlikte görülmesi gerekir. Tek para biriminde tutulan bir tablo, gerçek durumu her zaman olduğundan daha sakin gösterir.
Aynı yönetimin birkaç şirketi, şubesi veya yurt dışı kaydı olan yapılar. Her şirketin muhasebesi ayrı programda ya da ayrı veritabanında tutulduğunda grubun toplam nakit durumu ancak elle birleştirilerek çıkar. Şirketler arası cari hareketler de bu birleştirmede en çok hata üretilen yerdir; bunun otomatik yürümesi gerekir.
| Yetenek | Ne sağlar |
|---|---|
| Cari hesap, vade ve risk limiti | Müşteri ve tedarikçi bakiyeleri muhasebe programından okunur; üzerine vade yaşlandırması, risk limiti ve teminat bilgisi eklenir. Limiti aşan veya vadesi geçen cari, sipariş anında uyarı üretir. Tahsilat sözü kaydedilir ve sözün tutulup tutulmadığı takip edilir; böylece kimin aranacağı hafızaya değil listeye bağlanır. Yaşlandırma raporu müşteri, temsilci ve şirket bazında ayrı ayrı alınır. |
| Banka, kasa ve mutabakat | Banka hesapları ekstre üzerinden sisteme akar; MT940 gibi standart dosya formatları veya bankanın sunduğu servis kullanılır. Gelen hareket, açık fatura ve tahsilat kayıtlarıyla eşleştirilir; eşleşmeyenler ayrı bir listede birikir ve kaybolmaz. Kasa hareketleri, hesaplar arası virman ve gün sonu kapanışı aynı yapıda tutulur. Hangi bankada ne kadar durduğu tek ekranda görünür. |
| Çek ve senet portföyü | Alınan, verilen, ciro edilen, tahsile ve teminata verilen çek ile senet tek portföyde durum bazında izlenir. Her evrağın vadesi, borçlusu, tutarı ve bulunduğu yer kayıtlıdır; vade yaklaştığında uyarı üretilir. Karşılıksız dönen evrak ilgili cariye ve risk limitine otomatik yansır. Portföyün vade dağılımı doğrudan nakit akışı tablosunu besler. |
| Nakit akışı projeksiyonu | Açık alacak, açık borç, çek-senet vadeleri, kredi taksitleri ve planlanan ödemeler tek bir zaman çizelgesinde toplanır; haftalık ve aylık nakit projeksiyonu buradan üretilir. Tahsilat gecikmesi gibi varsayımlar açıkça girilir ve değiştirilebilir, böylece iyimser ile temkinli senaryo yan yana konur. Tablo elle hazırlanmadığı için her açıldığında güncel olur. |
| Masraf, avans ve ödeme onayı | Personel masrafı, avans kapatma ve tedarikçi ödeme talebi tanımlı onay zincirinden geçer: tutara, masraf tipine ve maliyet merkezine göre kimin onaylayacağı bellidir. Belge fotoğrafı talebe eklenir. Onaylanan ödeme, ödeme listesine düşer ve banka talimatına dönüşür; her adım kim, ne zaman ve hangi tutarda sorularına cevap verecek şekilde kaydedilir. |
| Muhasebe programı ve e-fatura bağlantısı | Logo, Mikro, Netsis ve benzeri programlarla çift yönlü çalışırız: cari, fatura ve banka verisi oradan okunur; bu katmanda üretilen tahsilat, ödeme ve masraf kayıtları geri yazılır. e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter akışları mevcut entegratörünüz veya muhasebe programınız üzerinden yürümeye devam eder; biz bu akışa bağlanır, yerine geçmeyiz. |
| Çok para birimi, kur ve finansal risk | Alacak ve borçlar işlem para biriminde tutulur, raporlama para birimine TCMB kuruyla çevrilir; kur farkının kâra etkisi ayrı görünür. Açık döviz pozisyonu, vade uyumsuzluğu ve karşı taraf yoğunlaşması izlenir. Bu başlık literatürde FRM, yani finansal risk yönetimi olarak geçer; kapsamı firmanın gerçekten taşıdığı riske göre dar tutulur. |
Muhasebe programınız, banka sayısı, çek hacmi, onay alışkanlıkları ve ay sonunda elle yapılan işler yerinde çıkarılır. Hangi tablonun kim tarafından, hangi veriyle hazırlandığı tek tek yazılır. Kapsam bu haritadan sonra belirlenir; keşif yapılmadan verilen bir finans yazılımı teklifi neredeyse her zaman eksik çıkar.
Muhasebe programından cari, fatura ve banka verisinin okunması kurulur; ilk iş, sistemdeki bakiyelerin muhasebedeki bakiyelerle birebir tutturulmasıdır. Bu mutabakat sağlanmadan hiçbir ekran açılmaz. Açılış bakiyeleri ve devir kayıtları da bu adımda birlikte kararlaştırılır. Genellikle projenin en sıkıcı ama en belirleyici adımıdır; sayılar tutmazsa kimse sisteme güvenmez.
Vade yaşlandırma, risk limiti, çek-senet portföyü ve nakit projeksiyonu sırasıyla açılır. Her ekran canlıya alındıktan sonra bir süre eski yöntemle birlikte yürütülür ve sonuçlar karşılaştırılır. İlk faz genellikle dört ila sekiz hafta sürer; süre, banka ve şirket sayısına göre değişir.
Masraf, avans ve ödeme onay zincirleri tanımlanır; limitler, vekalet ve yükseltme kuralları yazılı hale getirilir. Onay akışını insanların gerçekte nasıl çalıştığına göre kurarız, ideal organizasyon şemasına göre değil; aksi halde herkes akışı atlamanın yolunu bulur ve sistem boşa döner. Kritik tutarlarda ikinci onay her zaman insanda kalır.
Raporlar, yetkiler ve bildirimler tamamlanır; finans ekibine devir yapılır. Hangi rakamın nereden geldiği, kur ve varsayımların nasıl güncelleneceği yazılı bırakılır. Canlıya çıkıştan sonra izleme, hata giderme ve güncelleme desteğini SLA kapsamında sürdürürüz. Kaynak kod, veri modeli ve doküman teslimde tamamen sizde kalır.
Hayır. Bu katman muhasebe programınızın yerine geçmez, yanında çalışır. Yasal defter, beyanname ve e-defter tarafı olduğu yerde kalır; biz cari, fatura ve banka verisini oradan okur, üzerine vade, risk limiti, tahsilat sözü, masraf onayı ve nakit projeksiyonu gibi süreçleri ekleriz. Bu katmanda üretilen kayıtlar da muhasebeye geri yazılır. Muhasebe programınızı değiştirmeyi öneren bir teklif alırsanız gerekçesini ayrıntılı sorun; çoğu durumda gerçek ihtiyaç program değişikliği değildir.
Hayır ve bunu hedeflemiyoruz. Sistem beyanname vermez, yasal defter tutmaz, muhasebe fişinin vergisel doğruluğundan sorumlu olmaz. Bu alan hem mevzuat hem sorumluluk açısından mali müşavirin ve muhasebe programının alanıdır. Sistemin işi, o kayıtların yönetim tarafından okunabilir hale gelmesi ve finansal süreçlerin kurallara bağlanmasıdır: kimin ne zaman aranacağı, hangi ödemenin kim tarafından onaylandığı, önümüzdeki haftalarda kasanın ne olacağı. İkisi birbirinin yerine geçmez, birbirini besler.
Çoğu durumda gelebilir. Bankaların büyük bölümü kurumsal internet şubesinden MT940 gibi standart ekstre dosyaları verir, bir kısmı da doğrudan servis bağlantısı sunar. Hangi bankada hangi yöntemin mümkün olduğu keşif sırasında banka banka teyit edilir; bu konuda peşinen genel bir cevap vermek doğru olmaz. Servis bağlantısı bulunmayan bir bankada dosya yükleme yöntemiyle de düzenli ve güvenilir bir akış kurulabilir ve günlük bir yükleme çoğu firma için yeterlidir.
Girdiği kadar güvenilir olur. Vadesi belli alacak, çek portföyü, kredi taksiti ve sözleşmeye bağlı gider için tahmin oldukça isabetlidir. Buna karşılık müşterinin vadesinde ödeyip ödemeyeceği bir varsayımdır; sistem bu varsayımı gizlemez, açıkça girilen ve değiştirilebilen bir parametre olarak tutar. Bu yüzden tek bir rakam yerine iyimser ve temkinli senaryoyu birlikte gösteririz. Kesin bir nakit tahmini vaat eden yaklaşımlara temkinli yaklaşmanızı öneririz.
Kapsama bağlıdır ve net süre ancak keşiften sonra çıkar. Uygulamada ilk faz, yani muhasebe bağlantısı, cari ve vade takibi ile nakit projeksiyonu, tek şirketli ve az bankalı bir yapıda genellikle dört ila sekiz hafta arasında devreye alınabilir. Çok şirketli gruplarda, çok bankalı yapılarda ve döviz ağırlıklı işlerde bu süre uzar. Kapsamı baştan geniş tutmak yerine ilk fazı dar tutmayı, sonucu görüp genişletmeyi öneriyoruz.
Muhasebe programınızla mutabık çalışan bir finans katmanı: vade yaşlandırma ve risk limitleriyle cari takibi, çek-senet portföyü, banka ve kasa mutabakatı, masraf ile ödeme onay akışları, çok para birimli kayıt ve haftalık nakit projeksiyonu. Bunların yanında hangi rakamın nereden geldiğini anlatan bir tanım dokümanı. Kaynak kod, veri modeli ve biriken verinin tamamı size aittir; devam etmek için bize bağlı kalmazsınız.
30 dakikalık keşif görüşmesinde ihtiyacınızı dinler, özele mi yoksa hazır çözüme mi ihtiyacınız olduğunu dürüstçe söyleriz.
Bütçeyi Excel dosyalarından çıkarıp versiyonlanan, sahibi belli ve gerçekleşenle otomatik karşılaştırılan bir sisteme taşırız. Ay kapandığında fark raporu elle hazırlanmaz; sapma nedeni kaydedilir, tahmin güncellenir ve yönetim paketi aynı sayılarla üretilir. Hedef daha çok rapor değil, hedefe göre nerede olduğunuzu tartışmasız tek bir sayıyla görmektir.
Detay →API'si olmayan eski sistemlerde, insanın ekranda yaptığı tekrar eden adımları üstlenen yazılım robotları kuruyoruz. Robot kendi kullanıcı hesabıyla ve takvime bağlı çalışır; beklenmedik bir durumda tahmin yürütmez, durur ve işi ekran görüntüsüyle birlikte insana devreder.
Detay →Süreçlerinizin envanterini çıkarır, gerçek hâllerini BPMN 2.0 ile haritalar, her birine bir sahip ve bir ölçü tanımlarız. Ardından bir süreç motoru (BPMS) üzerinde işletir; çevrim süresini, bekleme noktalarını ve darboğazı ölçeriz. Tek bir akış yeterliyse bunu da açıkça söyleriz.
Detay →Raporun altındaki katmanı kurarız: kaynak sistemlerden ETL veya ELT ile veri çekilir; ham, işlenmiş ve sunum katmanlarında modellenir; geçmişiyle birlikte saklanır. Metrik tanımları tek bir veri sözlüğünde sabitlenir, kalite kontrolleri sessiz bozulmaları daha yükleme sırasında yakalar.
Detay →Aynı müşterinin üç kez açıldığı, aynı malzemenin iki kodla durduğu kayıt düzenini onarırız. Eşleştirme kuralları, benzerlik skoru ve inceleme kuyruğuyla mükerrer kayıtlar tekilleştirilir, altın kayıt üretilir ve kaynak sistemlere geri dağıtılır; yeni kayıt açılırken benzer kayıt uyarısı devreye girer.
Detay →Tanı amaçlı görüntüleme yazılımı üretmiyoruz; mevcut PACS'ınız yerinde kalır. Biz cihaz worklist'i, hasta kaydı, istem, rapor ve paylaşım arasındaki boşluğu kapatan katmanı kurarız: görüntü doğru hastaya bağlanır, bekleyen istem görünür olur, arşivin saklama ve yedekleme durumu denetlenebilir hale gelir.
Detay →
